新時期檔案管理人員應具備的素質要求研究

孫婷婷

摘 要：隨著我國信息化的不斷發展和進步，其在各個行業領域都被廣泛的應用。尤其是現階段的檔案管理工作，在其具體的工作中，逐步應用到互聯網技術與現代信息化技術，使其檔案管理的方法以及內容都發生了本質上的改變，所以對于檔案管理工作而言，在新時期的實際工作中，應當做到與時俱進，并且對于其檔案管理工作人員的工作需要做出更高的要求。下面本文就新時期的檔案管理工作人員所應具備的基本素質要求做出簡單探討，以供參考。

關鍵詞：新時期;檔案管理人員;素質要求

對著新世紀的發展要求以及改革，在全世界都在面臨著信息化技術的改革所帶來的機遇與要求。在信息化飛速發展的時代，不但為人們拓展了認識外界世界的認知程度，同時在科學技術的支持下各企業公司的整體效益也在不斷增加[1]。在檔案管理工作中，隨著電子檔案的出現與發展，對于其工作要求以及檔案工作管理人員的整體素質也在逐步的提升，所以如何增強其工作人員的專業素質是現階段檔案管理工作的主要目標。

一、新時期電子檔案的主要特點

新時期電子檔案管理是一份基礎并且重要的工作，在大數據的運用下將檔案保管工作帶到了一個新的發展平臺，從紙質檔案到大力發展電子檔案表明在工作方式上實現了質的飛躍。加強檔案信息化建設是今后檔案工作的重要組成部分。

電子檔案的定義是指：將檔案信息通過計算機等設備將其進行科學存儲，然后根據原有的檔案信息建立虛擬檔案。與傳統的檔案不同的是，傳統檔案一般都是以紙質版記錄為主來實行信息的錄入與輸出;而電子檔案是需要將一些電子圖像相互關聯，然后根據計算機技術進行掃描錄入，進而來區別一些實際存在的實體信息。同時電子檔案還可以在計算中進行實時流通，實現資源共享。同時在進行電子檔案的存儲以及查詢的時候，需要引入相應的軟件系統，并且將信息資源的一些細節進行詳細了解，最終將計算機表達出來的數據信息傳到用戶所使用的網絡終端設備，以此來實現信息的傳遞。根據分析，電子檔案與傳統檔案具有很大的不同點，具體如下。

第一，由于電子檔案的載體是由計算機網絡技術作為支撐，所以其收集信息的速度與管理信息的效率都會有明顯的增加，其所收集的數據也會較傳統方式準確。

第二，在電子檔案的建立、歸納與整理中，其管理人員可以利用現代信息化的不同手段來處理相關的檔案信息，并且在需要搜素和查閱檔案時，可以直接在輸入框中搜索即可，使操作變得更加便捷。

第三，對于電子檔案而言，其保存的位置只需要計算機系統的相關儲存以及關于有效信息的備份即可，這樣不但可以將傳統的檔案整理方式改變，還可以將檔案的安全性進行有效提高。

二、檔案管理工作現狀

（一）缺乏專業人才和技術

同一些發達國家相比較，我國的檔案管理工作還存在許多不足之處。很多管理人員并不是專業學校出身，也沒有較高的專業學歷，綜合素質水平還有待提高。目前檔案管理部門十分缺乏新型專業人員，管理人員的工作水平也只是延續了過去計劃經濟體制下的內容。員工的專業水平較低在很大程度上限制了檔案的編錄和開發工作，對全面發展自動化創新型檔案管理工作增大了困難。在自動化檔案管理工作中需要更多的高素質的專業人才，需要員工掌握大量的計算機網絡和大數據知識。一些工作人員忽略對計算機的學習從而不能熟練地掌握信息化計算機應用知識，體現出員工的專業技能和業務水平不能達到發展管理新時期檔案的水平。

尋找多年前的檔案資料會發現存在很多的錯誤信息或者丟失某些重要信息的現象，這表明記錄和管理技術還不夠完善。技術上的局限性造成了很大的挑戰，先進管理技術的使用率不能達到預期目標，所以目前必須要提高先進信息化技術的使用率，充分利用大數據和互聯網的優勢使得檔案管理工作達到一個新高度。管理技術所涉及的角度和方面還不夠完善，導致檔案的管理工作存在漏洞。

（二）缺乏正確的工作觀念

檔案管理部門工作人員沒有樹立正確的工作觀念，往往表現為工作能動力不足和積極向較差。許多員工在思想上認為管理檔案的工作較為清閑，所以對待工作消極疲怠。部門和領導對檔案管理的重視度不高也導致員工對工作產生了錯誤的認識，認為工作不夠重要，缺乏應有的重視度。

日常檔案管理工作以重復性、程序化模式占主導地位，造成員工在心理上產生了疲勞，對待工作沒有激情和挑戰。員工在工作中長時間面對的都是紙質版的檔案材料，日復一日重復著記錄歸納管理的工作。樹立正確的工作觀念要從根本上提高管理者的職業素質，必須要盡快轉變員工的消極工作思想，讓其增加工作興趣和提高工作能動力。

（三）新技術發展帶來難題

在大數據和互聯網的推動下，從前單一的檔案管理工作勢必會遭受巨大的挑戰。在管理工作中加入新技術使得員工的服務方式、服務手段和服務內容也產生了相應的變化，使得員工必須要提高創新意識和改變固化思維。員工要盡快熟悉傳統手工操作和現代化應用工具相結合的新工作方式，實現檔案管理工作的自動化。員工的適應能力是新技術推廣過程中遇到的重要問題，可從培訓教學等方式改變員工的操作能力。錄入信息和檢索信息也只是現代檔案入門級別的操作，檔案管理工作人員需要一一克服更多的巨大的挑戰。

（四）缺乏檔案保護意識

檔案管理是一份煩瑣細致的工作，需要定時檢查，需要意識到一個細小的失誤和疏忽可能會對組織和企業造成很大的損失。目前工作人員的思想消極被動，工作界限模糊，缺乏檔案保護意識。

三、新時期檔案工作管理人員所應具備的整體素質

（一）思想政治素質

對于檔案管理工作人員的素質而言，其思想道德素質是其所具備的基礎素質。一般的檔案內容都會涉及到很多的機密文件或者公司內部的機密信息，這些信息一旦泄露，將會對企業經濟造成極大的不良影響。很多重大單位的機密信息聯系著國家的一些機密，所以一旦發生問題，甚至會導致國家經濟建設處在危機之中[2]。在此背景下，檔案管理人員應當思想政治素質加以提升，從思想上保證檔案信息的安全。

檔案管理人員必須要樹立正確的政治觀、價值觀，必須具有正確的思想方向和高度責任感。在日常工作和學習中要與時俱進，加強思想和業務水平的學習，正確理解單位組織的管理路線，不斷提高自身綜合素質水平。檔案管理人員要高度重視檔案的機密性，要深刻意識到肩負著保守機密的重要責任。在工作中要培養良好的工作習慣，比如不能隨意擺放文件、不能準許閑雜人員進入檔案室、時刻注意自己的言行。檔案管理人員要具有正確的政治素養和不斷提高政治覺悟和黨性修養。

（二）崗位專業能力素質

檔案管理本身就具備比較高的綜合性質和復雜性質，所以對于新時期的檔案管理人員不應只是從事于檔案的保管工作，同時還應該具備關于檔案各個時期的整理的專業技能，從而保證檔案信息的完整。根據現代化檔案管理的要求，積極學習并且掌握關于檔案收集以及整理的相關工作內容，逐步提高新時期自動化檔案管理的覆蓋程度。隨著在檔案管理工作中電子檔案的融入，檔案管理人員也應當學習和具備專業的計算機理論知識和計算機操作技能，保證在計算機出現漏洞或者故障的時候能夠及時地解決，從而保證檔案存儲的質量。

新時期檔案管理工作中要求管理人員全面掌握專業知識，包括理論學檔案和專業學檔案。工作部門要多組織專題講座和研討會，讓工作人員可以獲取最新的專業知識和不斷地提升工作能力。管理人員要熟悉工作的各個環節，并且可以熟練地操作。工作流程包括收集、整理、保管、統計、提供使用等多個步驟，工作人員要勇于提出科學合理的管理方法從而提高工作效率。

（三）檔案管理創新素質

基于現代化的管理與技術要求，新時期的檔案管理應當具備高效的時效性，保證檔案管理工作能夠適應現代的發展要求。因此要想從整體上保證電子檔案的安全性，對于檔案信息化管理理念也應該進行系統性創新，所以檔案管理工作人員應當具備適應于時代的管理創新精神[3]。在現代檔案管理中應當發現其中應該存在的問題，然后應用現代化技術進行改正和創新，從而提升檔案管理的工作效率和水平。順應新時期檔案管理工作的要求，員工要積極鉆研業務，不斷改正和完善檔案管理方法，達到新形勢發展的需要。

（四）工作職業道德素質

職業道德素質的提升對于檔案管理人員的工作行為會造成一定的約束，這樣可以使工作人員嚴格遵守相關的檔案管理制度，保證企業內部的檔案機密不被泄漏，保證企業信息安全[4]。作為檔案管理的工作人員，應當保持愛崗敬業的精神，強化自身的職業道德素質，不斷在實踐中強化自身工作技能。

工作人員要充分意識到檔案工作是一份基礎性的服務工作，要意識到檔案工作的重要地位。員工要培養愛崗敬業和樂于奉獻的精神，在工作中善于發現問題并積極解決問題，日常工作中習慣總結經驗教訓。員工要充分意識到檔案管理工作不僅僅是記錄和整理材料，而是利用計算機和網絡使工作規范化、程序化和高效化。只有十分熟悉本職工作，才能最大程度的做好新時期自動化電子檔案工作。在管理工作中要保證材料的完整性、真實性和準確性，樹立嚴謹的工作風格、強烈的事業心和高度責任感等工作品質。

四、結語

綜上所述，對于新時期的檔案管理工作而言，由于其新時期的信息化要求，所以對于工作人員的要求也在不斷提升。檔案管理工作能夠在實際中提高其管理的效率性和安全性，管理人員必須應對現實發展的潮流，提升自身的現代化意識和信息化技能，從而保證企業檔案的安全性和保證企業的經濟效益。面對新時期檔案管理工作的要求，要以高度的職業精神和創新精神做好本職工作，維護正常的工作秩序。

參考文獻：

[1]李莉.檔案管理信息化背景下檔案管理人員應具備的素質[J].城建檔案，2018（03）：95-96.

[2]蘇杭.信息化時代檔案管理人員應具備的素質[J].中國管理信息化，2018，21（04）：151-152.

[3]張鵬鵬.論新時期檔案管理人員應具備的素質及提高途徑[J].黑龍江史志，2015（12）：79-80.

[4]張金鳳.淺談基層檔案人員應當具備的基本素質[J].檔案，2011，（4）：55-57.