業財一體化視角下的采購暫估處理
——以用友U8V10.1為例

○青島職業技術學院 張 靜

一、采購暫估的概述

采購是企業常見的經濟業務。完整、規范的采購業務流程需要車間(使用部門)、采購、質檢、倉儲、財務等多部門協同完成，業務單據也在多部門之間傳遞、流轉。從業務角度看，采購業務生成請購單、詢價單、訂單、到貨單、入庫單、采購發票、運費發票和付款單等多種單據。從財務角度看，只有企業收到貨物、收到采購發票或者支付供應商貨款時才需要賬務處理，生成記賬憑證。

實務中，采購業務的賬務處理包括以下情形。

(一)收到貨物和采購發票，已支付貨款

例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料并驗收入庫，收到采購專用發票，同時利用工行網銀支付貨款。假定不考慮運費等其他情形。

1月21日，財務部門根據傳遞來的入庫單、采購發票及付款單上的價款、稅額等信息編制會計分錄：

借：原材料——甲材料

10 000

應交稅費——增值稅——進項稅額

1300

貸：銀行存款——工行

11 300

(二)收到貨物和采購發票，未支付貨款

例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料和采購專用發票。假定不考慮運費等其他情形。

1月21日，財務部門根據傳遞來的采購發票上的價款、稅額等信息，編制會計分錄：

借：原材料——甲材料

10 000

應交稅費——增值稅——進項稅額

1300

貸：應付賬款——河海公司

11 300

(三)收到貨物，未收到發票，未支付貨款

例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料，驗收入庫。假定不考慮運費等其他情形。

這種情況下，只有入庫單，沒有發票和付款單，而入庫單上只有采購材料的名稱、數量，沒有單價和金額，所以財務部門無法獲取采購材料的準確金額，無法準確編制采購材料的會計分錄，暫時不能進行賬務處理。

若期末仍未收到采購發票，不做賬務處理，就會出現賬面沒有采購材料的記錄，但倉庫里有這批材料，甚至這批商品已經被生產領用或者銷售，最終會導致賬實不符的情形。因此期末有必要對該情形的采購進行采購暫估，由財務部門根據采購合同或者采購訂單中的價格、數量進行預估，按照預估價計入原材料(庫存商品)成本，同時增加應付賬款。

二、采購暫估的處理

(一)采購暫估的賬務處理

采購暫估是采購原料(商品)時貨到單未到的一個過渡處理，因為未收到采購發票，所以不能確認增值稅進項稅額，月末先按暫估價確定采購原料成本和應付賬款，下月初沖銷上月末暫估入賬，待以后期間收到采購發票時，再完整、準確編制采購業務的會計分錄。

不同階段，采購暫估包括以下賬務處理內容。

1.期末，采購暫估時編制如下會計分錄：

借：原材料(庫存商品)

10 000

貸：應付賬款——暫估應付款

10 000

2.下月初，沖銷采購暫估時編制如下紅字會計分錄：

借：原材料(庫存商品)

貸：應付賬款——暫估應付款

3.后期收到采購發票時，采購業務編制如下會計分錄：

借：原材料(庫存商品)

10 000

應交稅費—增值稅—進項稅額

1300

貸：應付賬款——暫估款

11300

采購暫估是謹慎性原則、實質重于形式原則在會計實務中的體現，通過采購暫估，一方面增加應付賬款，沒有低估負債；另一方面增加原材料(庫存商品)，即使后續領用了未收到發票的材料或商品，也不會產生存貨賬簿出現紅字余額現象，盡可能做到賬實相符。

(二)采購暫估的業務處理

業財一體化背景下，采購暫估與普通采購一樣，有正常的請購、詢價、訂貨、到貨及入庫流程，要按照業務需要填寫請購單、詢價單、訂單、到貨單和入庫單。但到貨單和入庫單只能填寫數量，不能填寫單價和金額，否則期末暫估時無法錄入暫估成本。月末沒有收到采購發票時，不能錄入采購發票，不能進行采購結算，也無法生成正常的采購記賬憑證。因此，針對貨到單未到的采購業務，用友U8V10.1系統提供了三種暫估方式：月初回沖、單到回沖和單到補差。

1.月初回沖

月初回沖是月末暫估入庫后，在下月初直接沖銷上月末暫估入庫的處理，待收到采購發票時，再按照發票金額補做正確的采購和入庫分錄。

2.單到回沖

單到回沖是月末暫估入庫后，在下月或以后期間收到采購發票時直接沖銷上月末暫估入庫的處理，同時，按照發票金額補做正確的采購和入庫分錄。

3.單到補差

單到補差是月末暫估入庫后，在下月初不做任何處理，待收到采購發票時按照實際金額與暫估價格的差額沖銷上月末暫估入庫。

三、業財一體化視角下采購暫估的處理流程

案例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，合同單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料，驗收入庫。直到1月30日，未收到采購發票，也未支付貨款。2月10日，大山公司收到采購發票，注明不含稅單價990元，數量10噸。截止2月底，該采購業務未付款。假定不考慮運費等其他情形。

(一)初始設置

1.參數設置

若要在U8V10.1系統中順利處理暫估業務，需要事先進行必要的參數設置，從而保證業務流程和業務控制復核業務要求。參數主要包括存貨核算中暫估方式的設置，執行業務工作|供應鏈|存貨核算初始設置|選項|選項錄入命令，打開選項錄入窗口(圖1)，在核算方式頁標簽下勾選暫估方式，包括月初回沖、單到回沖和單到補差三種，系統默認月初回沖，企業也可以根據實際情況，選擇合適的暫估方式。暫估方式一旦選定使用，以后不能修改。

圖1 暫估方式參數設置窗口

2.科目設置

(1)增加應付賬款明細科目。增加應付賬款的明細科目——暫估應付賬款，執行基礎設置|基礎檔案|財務|會計科目命令，打開會計科目窗口，在應付賬款科目下增加明細科目暫估應付賬款，勾選供應商往來輔助項，同時清空受控系統，即該科目不受控于應付系統。

(2)設置對應科目。執行業務工作|供應鏈|存貨核算|初始設置|科目設置|對方科目命令，打開對方科目窗口，單擊增加按鈕，依次增加存貨對應的對方科目和暫估科目。其中，采購入庫對應的對方科目是指入庫時生成憑證涉及到的科目，暫估科目是指暫估入賬時生成憑證涉及到的科目。

(二)月末暫估處理

暫估處理是指采購業務在經過正常的請購、詢價、訂貨、到貨和入庫后，月末未收到采購發票時，為保證賬實相符，同時與手工處理吻合，U8V10.1系統提供采購暫估處理，即期末錄入暫估價格，結合入庫單的采購數量，生成暫估的入庫業務記賬憑證。

案例中，2020年1月底未收到采購發票，需要使用暫估價格進行采購暫估。通常以合同價或者以前同類采購價格作為暫估價格，假定本例使用合同價1000元/噸作為暫估價格。

1.生成入庫單

按照正常的操作流程，填寫(或生成)請購單、詢價單、訂單、到貨單和入庫單。需要注意的是：如果入庫單是利用到貨單生單而成的話，入庫單會自動復制到貨單的單價和金額，此時要將單價和金額手工清除，也就是入庫單中只顯示存貨名稱和數量，否則后續無法錄入暫估價格。

2.錄入暫估價格

執行業務工作|供應鏈|存貨核算|業務核算|暫估成本錄入命令，打開暫估成本錄入窗口，在單價欄錄入暫估價1000元，單擊工具欄中的保存按鈕。

3.生成暫估記賬憑證

(1)執行業務工作|供應鏈|存貨核算|業務核算|正常單據記賬命令，勾選購買甲材料的采購入庫單，將該記錄正常記賬。

(2)執行業務工作|供應鏈|存貨核算|財務核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄中選擇按鈕，在查詢條件窗口勾選“采購入庫單(暫估記賬)”，在未生成憑證單據一覽表里選擇采購河海公司的入庫單，點擊確定按鈕，顯示指定科目(圖2)。

圖2 憑證指定科目

(3)點擊生成按鈕，系統會生成一張采購暫估入庫的記賬憑證。期末，要對該憑證正常審核、簽字和記賬。此時無論業務上，還是賬務上，都完整處理了采購甲材料業務，做到了賬實相符。

(三)下月回沖處理

月末暫估處理后，要對采購管理、應付款管理、庫存管理、存貨核算和總賬依次結賬。下月對上月暫估入賬的采購業務，按照企業實際情況選擇U8V10.1系統提供暫估方式，進行回沖。

1.月初回沖

月初，直接執行業務工作|供應鏈|存貨核算|財務核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄中選擇按鈕，在單據選擇窗口點擊確定按鈕，進入選擇單據界面(圖3)，勾選上月末暫估入賬的入庫單，點擊工具欄中確定按鈕，系統會自動生成紅字的回沖記賬憑證。

圖3 選擇月初回沖單據

待收到采購發票時，按照錄入發票、結算發票和審核發票等正常的流程進行業務處理，并生成記賬憑證即可。若月末仍舊未收到發票，重復上月末的暫估處理，下月初繼續自動回沖。

2.單到回沖

(1)錄入采購發票

本月收到采購發票后，執行業務工作|供應鏈|采購管理|采購發票|專用采購發票命令，打開專用發票窗口。依次點擊工具欄增加按鈕、生單|入庫單按鈕，選擇上月采購甲材料的入庫單，單擊確定后，生成采購專用發票，同時修改發票中的單價為990元。點擊工具欄結算按鈕，將本月采購發票與上月入庫單進行自動結算(圖4)。

圖4 生成采購專用發票

(2)審核應付單據與制單

執行業務工作|財務會計|應付款管理|應付單據處理|應付單據審核命令，打開單據處理窗口，雙擊選擇甲材料采購發票，在發票界面點擊審核按鈕，系統提示“是否立即制單？”，點擊“是”，生成采購記賬憑證。

(3)處理結算成本

處理結算成本的目的是將發票價格替代、調整原有的暫估價。執行業務工作|供應鏈|存貨核算|業務核算|結算成本處理命令，打開結算成本處理窗口，選擇上月末暫估甲材料入庫業務，單擊“暫估”按鈕，系統提示“暫估處理完成”。

(4)生成單到回沖記賬憑證

執行業務工作|供應鏈|存貨核算|財務核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄“選擇”按鈕，在選擇單據界面選擇采購入庫的紅字回沖單和藍字回沖單(圖5)，點擊“確定”按鈕，系統顯示紅字沖銷上月暫估入賬和單價準確的入庫單兩張記賬憑證對應科目。直接點擊工具欄“生成”按鈕，系統生成記賬憑證。

圖5 選擇單據窗口

此時，本月收到的采購發票完成錄入、結算、審核和制單處理；上月末暫估入賬的業務也實現單到回沖處理，生成紅字記賬憑證，并按照發票金額對上月入庫材料生成正確的入庫記賬憑證，單到回沖的全部賬務處理結束。

3.單到補差

單到補差情形下，月初不做業務處理和賬務處理。收到采購發票時，錄入發票、結算、審核、結算成本處理與單到回沖情形基本相同。但為了簡化核算，需要將應付款管理中采購記賬憑證的借方科目修改設置(圖6)。

圖6 單到補差情形下生成采購記賬憑證

執行業務工作|供應鏈|存貨核算|財務核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄“選擇”按鈕，在選擇單據界面選擇入庫調整單的采購入庫業務，點擊確定，系統顯示入庫調整單記賬憑證的對應科目。點擊工具欄“生成”按鈕，系統生成單到補差的記賬憑證。

至此，采購甲材料的成本、應付款已經調整為準確金額，單到補差的業務處理和賬務處理全部完成。

四、建議

本文用一個完整的實例闡述了業財一體化背景下，用友U8V10.1對采購暫估業務的業務處理和賬務處理，包括月末的暫估處理和下月(初)的回沖處理。

通過分析，不難發現三種暫估方式的原理相同，具體回沖方式不同。月末采購暫估的業務處理和賬務處理，三種方式完全一致，沒有區別。下月初，三種方式都不需要主動進行業務處理，但月初回沖方式要在月初生成一張紅字回沖記賬憑證，無需其他操作，直接在存貨核算生成憑證。待下月收到采購發票，三種暫估方式都要按照正常流程錄入采購發票，進行結算、審核和生成記賬憑證。在回沖處理上，月初回沖不需要處理，單到回沖和單到補差都需要結算成本處理，生成回沖憑證，其中單到回沖是全額回沖，而單到補差是只回沖差額。

月初回沖與手工賬務處理一致，下月初全額回沖上月暫估，待以后收到采購發票再補做正確會計分錄，但若下月仍未收到發票，下月末仍需采購暫估，再下月初繼續回沖，產生多筆回沖記錄，所以不適合發票久久不到的企業。單到回沖方式下，只有收到發票才進行回沖處理，沒有多余回沖記錄，回沖憑證與手工類似，完整全面且易于理解，適合范圍較廣。單到補差情形下，雖然處理相對簡單，記賬憑證數量少，但因為是差額調整，所以要求財務人員對采購業務非常熟悉，財務人員要區分發票內容是否前期已入庫來調整科目設置。實務中，企業可根據實際情況選擇暫估方式，但都要求財務人員熟悉經濟業務，同時熟練掌握業務處理流程。