探索檔案信息化管理的新思路

王小林

摘 要：檔案信息化是指由檔案管理部門負責，在其統一規劃和組織管理下，充分利用現代化信息技術進行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置及利用的過程。通過科學整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學配置和高效利用，為社會提供更加優質的檔案信息服務。

關鍵詞：信息化;管理;檔案

一、檔案信息化建設的重要意義

（一）克服效率低下的弊端

很長一段時間，我們國家的檔案管理工作是采用管理實體檔案的模式，人工進行檔案的管理工作，工作量大，效率低下;而檔案管理實現信息化后，檔案管理工作變得數字化、自動化、一體化、共享化，省時省力，只需一次錄入檔案信息即可多次利用，極大提升了工作效率。

（二）保護檔案紙質載體

對于檔案管理而言，紙質載體是非常重要的原始證據，傳統檔案管理模式需要反復查閱紙質載體，費時費力，且經過反復翻閱、拆裝，紙質載體極易受損;而檔案信息化后，檔案管理人員只需從數據庫中調取相關信息，極大減少了對紙質檔案的接觸，保護了紙質檔案管理載體。

（三）推動檔案管理向更標準的方向邁進

檔案信息化在實現檔案信息共享的同時，可以為檔案管理體系創新和完善提供動力，并使檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規范，從而推動我國檔案管理標準規范體系的建設。

二、管理現狀及存在問題

（一）思想認識不到位

受到傳統檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多檔案管理一線工作人員缺乏對檔案信息化建設的正確認識，沒有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性及緊迫性，在檔案信息化建設中表現出懈怠、不配合等消極情緒，嚴重阻礙了檔案信息化建設的進程。

（二）基礎設施建設不完善

檔案信息化建設由于發展時間較短，基礎設施建設方面還不夠完善，一些地區的檔案信息化建設水平較低。檔案信息化建設中，對于基礎設施的要求比較高，既要有外部硬件設施，還應具備內部的軟件設施。

（三）檔案管理的標準化水平低

新形勢下檔案信息化管理要求更高，但對于實施的檔案管理標準卻沒有統一，各地在檔案信息化管理方面多是各自為政。建立一套適于當前形勢的檔案管理新的規范標準，能夠有效的實現檔案和檔案之間的上下銜接，增強檔案管理的有效性。

（四）缺乏專業的檔案管理信息化人才

檔案信息化建設的深入實施，對管理人才的專業性提出了更高要求。由于過去檔案管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練操作信息化設備及軟件來處理工作。專業人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大阻礙，不利于檔案管理信息化建設水平的有效提升。

三、信息化管理的新思路

檔案管理信息化不僅需要管理信息系統的支持，還需檔案管理人員不斷提出新問題、新思路，將重復性、可控性弱的工作進行信息化處理。下面結合工作實踐，提出在未來工作中使用新的技術手段實現檔案管理的新模式。

（一）高度重視檔案的信息化管理水平

未來是信息化的新時代，檔案管理的責任部門及工作人員要及時轉變思路，增強檔案管理發展趨勢的預判。為提升檔案管理工作人員信息化管理水平，可以通過舉辦考試、培訓、競賽等活動來實施。培訓、考試應當基本常識、組織架構、未來發展趨勢及未來檔案管理工作提出的新要求等內容進行講解，幫助檔案工作人員從思維、思路、思想方面進行轉變和提升，增加學習的主動性與自發性，不斷提升整體的素質和水平。

（二）夯實檔案管理的信息化根基

硬件設備設施是實現信息化的必要基礎和基本保障，我們要用搭建全方位、全方面的信息化硬件系統，以實現檔案信息化的全面實施。檔案管理部門需要的做的一是按照實際需要和標準規范購買、購置電腦、顯示器等硬件設備，以及對應的電腦軟件，實現硬件設施的構建，為順利運行打好基礎。二是要從自身工作、管理的角度出發，認真思考，敢于創新，在原有的軟件功能的基礎上，開拓性的開發運用適合自身的、特色行的功能和模塊。三是要實現檔案的使用的共享化。檔案管理的一個重要功能就是要方便進行查閱，因此信息化系統的終端要豐富化、多元化，通過建立網站等方式，實現檔案資源的檢索、查閱、使用等，并嚴格做好加密管理工作。

（三）建立檔案管理信息化的統一標準

實現檔案的統一標準和格式是一項基礎性的工作，能有效防止因為標準和格式不同帶來的障礙甚至錯誤。比如在檔案的錄入、掃描及網絡傳輸等環節，如果標準不統一，產生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現無差錯轉變，這就會給后續工作帶來很大的不便和麻煩。在建立統一標準的時候，還要注意從整個檔案行業的高度來建立，每個環節都很重要，檔案掃描出來的清晰度是否達標，如果不加以規定，有的模糊或者字跡不清楚，都會造成工作的不便;還應該對檔案的存儲格式進行統一，有的格式之間不兼容，影響檔案的使用、檢索等工作。

（四）要加強人才培養

檔案管理工作必須要有專業的人才來做，人才的培養是做好檔案管理的重中之重。這就要求不僅要有檔案管理的專項知識，還要具備電腦操作、信息管理和處理、分析的現代化管理能力。一是從外部引進優秀人才，不斷增強自身人才隊伍建設;二是要從內部挖潛，不斷強化工作人員的素質提升，有針對性性的開展學習和培訓，走出去，引進來，開拓視野，提升整體素質。三是要實現內部激勵機制，鼓勵優秀工作人員脫穎而出，從而帶動、促進檔案管理人員的提升主觀能動性，實現不斷提升。

新形勢下，檔案工作信息化變得越來越被重視，要從各方面深化檔案信息化建設，構建檔案信息化技術支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創新能力，為檔案工作的改革和創新提供堅實的技術支撐。

參考文獻：

[1]葛建華;;淺議企業檔案信息化建設[A];齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2008年學術年會會刊[C];2008年.