政府采購背景下公共圖書采訪工作的思考

胡育杏

摘?要：文章介紹了現階段政府采購的幾種模式，分析了政府采購背景下圖書采訪工作的優勢和不足，提出了在此環境下改善采訪工作的一些建議，旨在提高公共圖書館采訪工作的質量。

中圖分類號：G253文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）09-0107-03

關鍵詞：政府采購;采訪模式;圖書館;創新轉變

隨著政府采購在各個領域的日益完善，我國公共圖書館的圖書采訪工作也大多步入政府統一采購的正軌。在這一采訪環境下，怎樣使有限的購書經費發揮最大效益，讓圖書館采購的文獻資源更加科學化、合理化、規范化，成為公共圖書館采訪工作面臨的首要問題。因此，分析圖書采訪工作在政府采購背景下如何揚長避短，對做好圖書館采訪工作、促進圖書館文獻資源建設有重要的現實意義。

1?公共圖書館采訪模式分類

政府采購是指各級國家機關、事業單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為[1]。政府采購主要有公開招標、單一來源采購、競爭性談判、邀請招標、競爭性磋商和詢價六種方式。其中，大多數紙質圖書的采購采用公開招標的方式進行，特殊情況采用單一來源采購和競爭性談判。

1.1?公開招標模式

為保證采訪工作的透明、公正，一些地方政府會在采購文件中注明中標的各圖書供應商僅取得本年度資格標，因此，圖書館需要在每一次采訪工作開展前進行二次詢價工作，即確定每批的訂單詳情，有意向的圖書供應商應遞交折扣率和供貨率等供貨條件，圖書館再從中選取合適的供貨商。公開招標和二次詢價審查的必要因素均包括圖書供應商資質條件、服務水平以及圖書的供貨價格。因各地圖書館情況不同，有些公共圖書館也會采用現場采購的方式（選擇已取得供貨資格的圖書供應商）開展工作，據統計，大多數圖書館在采訪工作中會將兩種采購模式相結合。

1.2?單一來源采購

這種采購模式主要針對圖書館的一些特殊采購需求。例如，為滿足特色文獻資源建設需求，公共圖書館需要采購一些國外出版社出版的文獻資源和連續出版物，為保證所購買的外文原版文獻為正規的優質文獻，需要供貨商提供從事進出口圖書館配的資質證明，但由于購買數量和折扣率的限制，很多有資質的圖書供應商不參加投標，加之政府采購模式下90%以上的圖書館均對供應商有提供圖書加工的需求，所以符合條件的供應商更是屈指可數。在有資質的供應商明顯不足甚至只有一家滿足條件時，圖書館可采用單一來源采購的方式進行采購。

1.3?競爭性談判

所謂競爭性談判，是指由圖書館提出采購計劃或圖書采購項目，以發布招標公告的方式邀請特定的法人或組織參與本次圖書采購計劃，再經過多輪談判，從眾多參與本次圖書采購項目競爭者中選擇一家最符合采購方采購要求的書商[2]。這種模式大多被用于連續出版物的采購，前來投標的供應商可根據圖書館提供的圖書清單直接給出折扣率或者價格，經過評標委員會成員對其進行資格審查之后，將報價低的供應商確定為中標供應商。這種招標方式考慮的因素比較少，建議圖書館購買新出版的文獻資源時盡量少使用此方式。

2?政府采購背景下圖書采訪的優勢

2.1?采購資金得到保障

傳統采訪模式下，圖書館用于圖書采購的資金十分有限，經費得不到保障，在開展圖書采訪工作時不得不開源節流，導致圖書采訪的范圍受到限制。政府采購模式很好地解決了這一問題，購書經費由政府撥款，?？顚Ｓ茫颐磕甓鹊慕涃M數額明確，有利于圖書采訪工作人員制訂采訪計劃并有序開展采訪工作。

2.2?采購程序規范透明

政府采購環境下的采訪工作有詳細的規則和流程，在提交采購計劃、獲取審批、相關部門組織公開招標、進行采購、核對認定的每一個環節都有相應的制度和記錄，且都可以做到公開透明，也可隨時追查到采購資金的去向，確保了每一筆采購經費都花在刀刃上，從根本上杜絕了“暗地操作”、采購相關人員“吃回扣”等腐敗現象[1]，可以做到隨時接受人民的監督，這無疑是圖書館采訪工作的重大進步。

2.3?采購范圍大幅增加

傳統的圖書采訪工作大多以本地書店采購為主，在地域和品種上存在很大的局限性，并且在開展采訪工作時容易受到書商的左右，造成一定程度的資源浪費。在政府采購環境下，全國各地的圖書供應商只要符合圖書館的采購需求都有資質參與投標，這就在無形中擴大了圖書館采購的范圍，為圖書采訪工作提供了更多選擇。另外，通過招投標方式進行采訪，90%以上的供應商還提供圖書的物理加工服務和數據加工服務，使圖書館可以用同樣的資金獲得更多的增值服務。

3?政府采購背景下圖書采訪的弊端

政府采購給圖書館采訪工作帶來了許多便利，但由于政府招投標制度處于初期發展階段，所以在采訪工作開展過程中也暴露出一些弊端。

3.1?政府采購要求固化

圖書不同于一般的商品，雖然交易的是實物，但圖書卻是知識的載體，圖書館在購買圖書時除了考慮其價格因素，更重要的是考察圖書供應商所提供的圖書種類是否包羅萬象，是否能涵蓋圖書館所需的所有類目，是否能保證更新及時[3]。圖書館在申報采購計劃時，政府采購中心難免會在給圖書劃分類別時出現偏差，如：某些地區采購中心將圖書劃分為貨物采購，而圖書館作為甲方在申報貨物采購需求表時無法提前填寫即將出版圖書的貨物屬性;若將圖書采購劃分為服務采購，又無法按要求對圖書采購進行準確的量化，最終只能把供貨商的供貨折扣率作為主要評標因素，即“低價中標”，致使圖書質量得不到保障。

3.2?供貨書商更換頻繁

政府采購確定的供應商服務周期多數為一年，服務期滿后又會重新招標，更換一批新的供貨商。眾所周知，每家圖書館的加工要求都會根據本館的需求而有所不同，供應商要達到圖書加工標準需要一定的時間，而很多供應商在剛剛掌握圖書館的加工要求時又可能會失去供貨資格，這時圖書館又要對新的供應商進行加工培訓，周而復始。這不僅浪費了雙方的人力資源，也會影響圖書館藏書的完整性。

3.3?政府采購程序繁瑣

在政府招投標中，中標的供應商只能取得供貨的資格標，而圖書采購是一項長期的工作，且與各個出版社的出版頻率以及圖書館上新的周期息息相關，所以為保證采訪工作的公平性，多數圖書館會應采購中心的要求引入詢價機制，即在每次采訪工作實施之前，圖書館還需要召開二次詢價會，以致每次采購都需要重新選擇一次供貨商。這種采購模式雖然最大限度地保證了采訪過程的公平性，但無疑會使采購程序更加繁瑣，延長了采訪周期，大大影響了新書上架的時效性。

3.4?書商供貨質量難控

通過招投標確定供貨書商就難以避免“低價中標”，而“低價中標”所帶來的弊端就是圖書的供貨質量難以把控，表現在以下兩個方面：一是許多高折扣出版社的圖書無法供貨，如商務印書館、國家圖書館出版社等，長此以往不僅采訪人員辛苦挑選的優質圖書無法保證到貨率，而且對圖書館館藏資源建設也有一定影響;二是供應商的圖書加工能力良莠不齊，加工人員更換頻繁，不能保證圖書MARC數據的準確性，不僅增加了編目人員審校和改錯的工作量，而且無形中延長了新書與讀者見面的時間。

3.5?采訪滯后影響流通

目前，大多數圖書館招投標工作都是一年進行一次，從提出申請到開標通常要經過兩個月甚至更長的時間。招標工作結束后，圖書館采訪人員還要和各個供應商進行溝通，二次詢價后才能采購第一批圖書，一旦供應商的供貨和加工能力不足，每批新書就要在3個多月后才能和讀者見面，造成采訪工作的滯后[4]。以長春市圖書館為例，該館每年1月提交采購申請，經過財政局審批、提交需求表、發布通知、中標公示等一系列程序后，3月中旬才能與供應商簽訂合作合同，此時再訂貨加工，最快4月底才能將第一批新書上架流通（因特殊要求緊急訂購特殊加工處理的圖書除外），嚴重影響了圖書館文獻資源的流通率，也降低了圖書館的服務質量。

4?政府采購背景下采訪工作的改善建議

4.1?提前制訂計劃，確定采購方式

圖書館的采購經費屬于財政撥款的一項，是在每年的人大會議審議后才制定下發的，圖書館的招投標工作如果在財政撥款之后開展，勢必影響當年的采訪進度[5]，另外，由于圖書類商品的特殊性，在申報圖書采購時頻繁更換類別及采購方式也會浪費許多時間。為避免浪費采訪時間，采購計劃應該提前制定。如果將圖書采購定為特殊類服務項目進行招標，再結合圖書館配需求制定合理的評分體系，不僅能保證當年采訪工作的迅速開展，還能避免計劃與采訪脫節的問題。

4.2?延長服務年限，確保供貨穩定

圖書供貨商更換過于頻繁不利于圖書館藏書體系的建立，也不利于供貨商為圖書館提供良好的服務。每年年底采訪的圖書基本都會因為供貨周期的問題在次年才完成供貨，但是購書經費必須在服務期內使用，因此經常會出現“先付錢，后供貨”的現象。筆者認為，圖書館在進行政府采購時應根據實際情況增加服務年限，變“每年招標”為“每年考核”，延長中標供應商的服務年限，以確保圖書供貨的穩定。

4.3?推行線上采購，簡化采購流程

隨著線上采購模式的迅速普及，傳統采訪模式的局限性越來越明顯，早已無法滿足網絡時代的采購需求。圖書館可以將“網購模式”應用到采訪工作中。在招標過程中，政府在對線下供應商進行資質審查的同時，可以對書商及出版社開設的線上書店進行資格審查，挑選出有資質的圖書銷售平臺，讓采訪人員能夠利用網絡銷售平臺更加直觀地對圖書進行采訪。線上采購不僅能讓采訪人員及時了解采購進度，還能熟悉系列圖書的出版進度，實現出版社與圖書館的高效對接。

4.4?做好驗收監督，完善考核機制

圖書館在進行采訪工作時難免會遇到書商供貨率低、圖書加工質量不高等一系列問題。鑒于以上情況，圖書館不僅要高度重視對合作階段供應商的考核，還要對到貨圖書的驗收情況和服務情況進行考核。在政府采購的評標過程中，圖書館對供應商的考核結果應被納入評標加/減分項中，同時，在服務期限內，圖書館應根據考核結果對各個供應商進行獎勵和懲罰，長此以往不僅能使政府采購模式更加完善，還能凈化圖書供應商市場。

4.5?創新采訪模式，引入讀者采訪

公共圖書館采購的圖書絕大多數是面向社會上廣大讀者的，讀者的需求對采訪工作至關重要。尤其在出版市場日新月異、出版品種極其豐富的時代，讀者的參與能使圖書館的采購經費得到有效利用[6]。圖書館可以在確定供貨商之后，將圖書采訪工作與圖書館閱讀推廣活動相結合，引入讀者自主采購模式，不僅能提高圖書的流通率，還能縮短新書與讀者見面的時間，有效解決圖書采訪滯后的問題。

5?結語

圖書采訪工作是圖書館最基礎的工作之一，采訪工作的優劣直接影響到圖書館的服務能力。政府采購環境下的采訪工作摒棄了許多傳統采訪模式的劣勢，在新的采訪背景下，采訪人員只有不斷提升自身素質，不斷總結經驗，尋求更好的采訪模式，才能滿足讀者多樣化的閱讀需求。

參考文獻：

[1] 顧麗莉.政府采購背景下圖書館圖書采訪工作的研究[J].科技與創新，2017（2）：53.

[2] 李鵬.關于高職院校圖書館競爭性談判的思考[J].河南圖書館學刊，2016（3）：7-8.

[3] 王均玲.政府采購制度下圖書館圖書采購存在的問題及對策[J].內蒙古科技與經濟，2019（11）：140-141.

[4] 李曉旭.新時期圖書館采訪模式的創新轉變[J].河南圖書館學刊，2019（8）：109-110.

[5] 郭春蘭.政府集中采購背景下公共圖書館提升圖書采訪質量探討[J].中國中醫藥圖書情報雜志，2017（5）：36-37.

[6] 代曉飛.中文圖書采訪中的書目信息損耗及對策[J].圖書館界，2018（2）：77.

（編校：周雪芹）