當前互聯網環境下的學校人事檔案管理工作關鍵點

湯銀芳

摘 要：隨著互聯網時代的到來，信息技術逐漸應用于各行各業中，學校也不例外。信息技術為高校人事檔案管理工作提供了更多技術支持，提高了人事檔案管理工作的效率。基于此文章對互聯網環境下學校人事檔案管理工作現狀以及管理要點展開了具體分析。

關鍵詞：互聯網;學校;人事檔案管理

學校的人事檔案管理工作是典型的數據整理、資源收集工作，若學校的人事檔案管理仍舊遵循傳統方式，采用人工紙質化管理，管理過程中必然會出現漏洞，影響學校的未來發展進程。學校的人事檔案管理工作，直接關乎到每位教師的自身利益，因為其涉及到教師聘用、培訓、升職等各種資料。但不論是傳統的人事檔案管理方式還是新型管理方式，在管理過程中都會出現諸多問題，需要不斷的探索和改進。

一、當前學校人事檔案管理現狀

1.管理觀念較為傳統

學校的人事檔案管理工作是由專業人員，使用專業的方法對相關資料進行規范與整理。但當前的學校人事檔案管理人員，普遍存在著創新意識不強、沒有上進心、安于現狀的情況 [1]。當初學校所聘請的人事檔案管理人員專業水平普遍較高，但長期從事枯燥、無味的工作，讓人事檔案管理人員逐漸失去了工作的積極性，并且許多人事檔案管理人員習慣了紙質化的管理方式，沒有學習新知識、新技術的動力和想法。由此可見，傳統的管理理念會讓學校人事檔案管理工作效率持續得不到提高。

2.人事檔案管理工作資金投入少，信息化程度低

互聯網環境下，優化人事檔案管理工作所帶來的優勢和好處有目共睹，因此提高管理的信息化程度成為了必不可擋的一個趨勢。但若想提高人事檔案管理工作的信息化程度，必須投入大量的資金。當前學校對于人事檔案管理工作的信息化關注程度較低，并且許多學校領導并不知道，人事和檔案管理工作還能進行信息化管理，因此對于此方面的資金投入比例會較小。這對于學校人事檔案管理工作會帶來極大的不便，沒有人力、物力、資金的支持，將很難進行學校人事檔案管理模式的創新。

3.數據的安全性得不到保障

人事檔案會伴隨著每個人的一生，同樣也是一個人最重要的憑證，影響非常重大。隨著互聯網技術的應用，人事檔案信息都上傳到了網上，若無法確保人事檔案信息的安全性，部分人員的人事檔案被居心叵測之人惡意篡改，那將會對此人的未來都產生難以估量的損失和影響。另外，雖然互聯網技術為人事檔案信息的共享帶來便捷，但信息儲存仍舊是一個問題。如今的信息設備更新換代非常之快，若沒有合適的儲存方法，那么很有可能造成人事檔案信息的缺失。

二、學校人事檔案管理工作要點

1.優化管理體系

工作積極性不高，沒有健全的管理體系，都會影響人事檔案管理工作效率的提高。首先要加強學校檔案管理人員的專業性。學校的檔案管理工作與專業的檔案管理有著很大的不同，學校內部的管理人員專業性較差，若專業性不高那么所有的東西都要依靠工作人員摸索，效率非常低。因此，學校必須優化檔案管理人員的年齡結構，聘請擁有信息技術和檔案管理知識的人員 [2]。這樣一來，曾經的員工擁有豐富的檔案管理經驗，而現聘請的員工擁有先進的技術管理知識，二者相互結合能夠最大程度的提高人事檔案管理效率。其次，要設立監督管理部門，定期對學校內的檔案材料進行監督與考察，提高人事管理工作質量。最后，必須轉變管理人員的傳統觀念，避免慣性思維。

2.加大宣傳，提高重視程度。

提高領導的重視程度，許多學校領導覺得人事檔案管理工作并不重要，僅僅是將資料進行整理。但事實上人事檔案管理會伴隨著一個人的一生，若管理工作中出現紕漏，因個人原因或其他原因將他人的人事資料私自篡改，這是非常惡劣的行為，同樣也觸犯了法律。因此必須提高對人事檔案管理工作的重視程度，優化人事檔案管理工作模式，發揮人事檔案管理的作用。

3.構建信息平臺，實現資源共享

建立人事檔案管理信息平臺，能夠有效提高管理效率，實現校內的資源共享。利用人事檔案分類標準促進平臺的建設，提高數據共享的準確性和專業性。在信息平臺建設過程中，要充分利用互聯網，搜集校內的各種數據和信息，同時還要提高信息平臺的安全性，建立防火墻。信息平臺的建立不僅提高了數據共享程度，還為數據的搜集提供了便捷，例如，人事檔案管理人員利用圖表、表格呈現人事檔案信息，極大的提高了信息的直觀性。其次對于某些陳舊信息，當管理人員要對信息及時進行分類和整理，防止年限過長紙質資料遭到破壞，信息丟失。人員還可以將晉級平臺分為“歷史檔案”與“現有檔案”，能夠讓有需求的人員直接獲取到自己想要的信息。

4.創建人事檔案手機客戶端

手機客戶端可以說是當前最為常用的一種形式，創建人事檔案手機客戶端，不僅能夠為有需求的人員提供人事信息，還能介紹政務信息，提供預約查檔、在線查檔等服務。但值得注意的是，不論是網上客戶端還是手機客戶端，都要對查詢者的身份進行嚴格篩選。若學校教師外出學習、深造、不便在學校內進行檔案查閱時，手機客戶端能夠有效解決這種問題。對訪問人員進行指紋、面部等新型方式篩選和記錄，可以有效保障人事檔案的安全性。

5.加強人事檔案管理隊伍的培訓

想提高工作效率，必須提高人事檔案管理隊伍的整體質量，但當前學校內部人事檔案管理人員綜合素質并不平均，因此必須采取相應的措施提高隊伍素質。首先，進行人事檔案專業知識培訓。學校可以邀請專業、知名的人事檔案管理專家，對學校內部的檔案管理人員進行培訓。同時對表現良好的人事檔案管理人員提供深造機會。其次，對人事檔案管理人員進行互聯網知識的培訓。當前許多學校內部的人事檔案管理人員，擁有一定的檔案管理知識，但互聯網管理技術就相對缺乏，是必須擴大培訓面，增加培訓的針對性。最后，學校還要引進綜合性人才，作為人事檔案管理工作的領頭羊，利用綜合性人才打造一支屬于學校的人事檔案管理高素質隊伍。

三、結論

綜上所述，互聯網環境下，應不斷創新人事檔案管理方式、理念，通過創新提高管理效率，實現學校的人事管理可持續發展。

參考文獻：

[1]楊琪 ，廖愛社 ."互聯網 +"新業態高校人事檔案服務方式研究 [J].蘭臺世界 ，2019，（9）：56-58.

[2]甘璐 ，張曙 ，申飛 .“互聯網 +”時代高校人事檔案管理工作面對的挑戰及對策探討 [J].城建檔案 ，2018，（7）：62-63.