檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

顏慧珍

摘 要：自信息化技術被廣泛應用以來，徹底的改變了時代發展趨勢，促進了社會的現代化發展。在企業的正常工作中，檔案管理是重要環節，有著不可替代的作用，同時，與其他方面相比，檔案信息化管理工作存在著一定的不足，未能夠深入貼合當下信息化時代發展趨勢，因此較大程度的影響了檔案管理工作效率、質量。對此，檔案管理部門應提高重視度，注重改進管理工作中存在的問題，本文中，筆者圍繞檔案信息化建設與提升檔案管理效率的措施進行了分析，具體如下，詳情如下：

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理;現狀;措施

一、當前檔案管理信息化的運用現狀

據調查了解，當前我國部分檔案館雖然已經及時引進了先進的技術，但是由于管理層及工作人員的對檔案信息化建設的認識不足，且思想理念較為滯后，并且對該技術優勢了解的不夠深入，在實際開展工作時還是沿用以往紙質的模式，因此嚴重影響檔案信息化建設的發展速度[1]。同時因檔案管理人員的技能水平與專業素養參差不齊，長時間的按部就班工作已經逐漸喪失了工作的熱情，從而無法有效推動檔案管理工作效率及質量的提升。

二、檔案管理信息化的完善措施

（一）加強檔案信息系統數字化建設

隨著科學技術的發展與進步，信息技術已經被廣泛運用至各行各業中，部分企業也逐漸趨向無紙化辦公的方向發展，對于檔案館而言，信息技術的運用不僅能夠有效的提升工作效率，更可以保障檔案信息的精確度。在以往的檔案信息管理工作中，其主要運作模式是靠人工完成，因紙質文件檔案較多，在管理時較易出現遺漏或者分類不準確的問題發生，該方式不僅會消耗大量的時間，工作人員管理起來壓力相對加大，因此相關部門應當加強檔案信息化建設的力度，為后期的應用及檢索奠定堅實的基礎[2]。在大數據背景下，若想有效的發揮檔案的作用，首先應當推動檔案系統的數字化建設，根據當前的情況及未來的發展需求制定針對性的工作計劃，并做好監督管理工作，保證每一個環節的都能有效的落實。同時檔案管理人員應當運用數字信息技術將傳統的紙質檔案進行相應的處理轉化為電子檔案，進而才能保證后續工作的順利開展。

（二）完善檔案管理過程中的信息化管理體系

眾所周知，完善的管理體系對企業的順利發展有著積極推動作用，因此在檔案信息化建設中，相關管理人員應當順應時代的發展轉變管理理念，根據當下發展需求制定完善的管理制度，同時明確職責范圍，并落實至每一個環節中，使其形成完善的管理體系，從而才能有效保證檔案信息的安全性與可靠性。首先檔案管理部門需不斷的調整管理制度，采用激勵政策來調動員工的工作積極性，從根本上提升檔案管理的工作效率及質量。其次，因檔案管理工作涉及的環節較多，且具有多樣化趨勢，因此相關部門應當及時引進先進技術，對每一個環節進行精細化管理，同時檔案管理人員應當做好檔案文件的防護工作，并根據檔案的類別建立不同的檔案庫，將檔案文件進行分類存放，在此應當注意需保證檔案信息數據的完整性，確保在后期使用時能夠有據可查，進而才能全面提升檔案信息建設的整體水平[3]。

（三）加強檔案管理系統的技術及資金保障

在網絡時代迅速發展背景下，檔案信息化已經成為檔案館的必然發展趨勢，相比傳統的檔案管理而言不僅可以將文件檔案保存的更加長久，更能夠實現共享化。檔案信息化建設離不開先進技術的支撐，因此相關管理部門應當加大對先進技術的引進力度，并定期對工作人員展開培訓作業，提升工作人員的專業水平及綜合素養，使其能夠在實際工作中能夠靈活運用，并做好日常的升級維護工作，以此來保證檔案信息的安全性。同時因檔案信息化建設是一項循序漸進逐步完善的過程，在開展檔案信息化建設時需要大量的資金支持，因此為了能夠確保資金的運用的合理性，相關管理人員應當運用科學手段做好嚴格把控工作，從而才能保證檔案管理信息化建設的穩定發展[4]。

（四）加強檔案安全管理防護力度

信息技術雖然能夠給檔案管理工作帶來便利，但同時也是一把雙刃劍，如未能進行有效的防護及隔離，不僅會影響檔案信息的安全性，更會給檔案館帶來不可預估的損失。因此相關單位需對此加強重視度，做好檔案文件的保密工作，將文件按照私密等級進行分類，對私密性較強的文件進行加密處理。同時應當制定相應的訪問權限，相關人員若想對檔案進行查閱或下載的話，首先需上報申請，只有通過審批才能進行操作。因網絡復雜多樣，因此技術人員需將內網及外網進行有效的隔離開，降低不法分子的非法侵入，并將檔案館內的路由器進行設置調整，屏蔽一切不需要的IP地址，以此來提高網絡系統的安全性。其次需對檔案系統進行定期殺毒，在下載殺毒軟件時需從正規網址下載，以免遭受惡意程序攻擊，同時在系統內設置防火墻軟件，對內部檔案管理系統進行實時監控，并且在發現惡意操作時能夠及時的發出警報提醒工作人員，檔案管理人員也應當規范自身操作行為，嚴格按照制度標準開展工作，從根本上保障檔案館的信息安全。

結 語

在信息化時代背景下，因信息化技術的沖擊，檔案管理工作受到了較大的沖擊，不利于檔案管理工作的高效化開展，與其他工作相比，檔案管理工作有一定的特殊性、基礎性，能夠提供相關數據信息，對此，筆者提出加強檔案管理的數字化建設、完善管理體系、加強技術及資金保障以及強化安全防護力度等措施，以期能夠對提升檔案信息化建設力度提供幫助。

參考文獻

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[3] 劉永，趙旺，任妍. 跨界融合模式創新驅動檔案信息化建設探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設為例[J]. 檔案管理，2017（03）：4-9.

[4] 梅先玲. 知識管理趨勢下如何進一步強化工程建設單位檔案信息化建設[J]. 城建檔案，2019（08）：18-20.