城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理建議

童正花

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個人享受城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)，是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證，也是國家檔案資源的重要組成部分。加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理，確保城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案資料的安全完整和有效利用，是實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件，是實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。目前，盤龍區(qū)已有104351人參加城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險，其中享受城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險待遇的有28665人，待遇社會化發(fā)放率100%。經(jīng)過努力，盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，2013年認(rèn)定為云南省黨政機(jī)關(guān)社會團(tuán)體檔案工作規(guī)范化管理示范單位。盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理雖然取得了可喜成績，但由于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險起步較晚，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案建設(shè)還不完善，隨著工作實(shí)踐的開展。發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面有待解決的困難和問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

檔案資料收集整理不規(guī)范。隨著城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點(diǎn)的養(yǎng)老保險檔案管理制度，自城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險啟動以來，全區(qū)各級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》、《盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來管理檔案，對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案資料收集、管理等方面進(jìn)行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多參保、繳費(fèi)、注銷等資料填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，時有印章缺失、人為涂改等情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案資料完整性、客觀性、準(zhǔn)確性較差。

經(jīng)辦人員專業(yè)性不強(qiáng)。目前雖然在全區(qū)各街道已經(jīng)確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓(xùn)，但是檔案工作人員的專業(yè)性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業(yè)培訓(xùn)較少，經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會也不多，有些檔案業(yè)務(wù)人員不熟悉檔案基本常識，對有關(guān)檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責(zé)任心參差不齊，出現(xiàn)知識水平高，工作經(jīng)驗(yàn)豐富，責(zé)任心強(qiáng)的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯(lián)盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作經(jīng)驗(yàn)差，責(zé)任心不強(qiáng)的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復(fù)復(fù)整理多次及檔案資料殘缺、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。

業(yè)務(wù)檔案傳遞環(huán)節(jié)多，收集整理耗時長。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾一社區(qū)（村委會）——街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）社會保障事務(wù)所一區(qū)城鄉(xiāng)居民社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會影響業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。其次，城鄉(xiāng)居民外出打工者居多，人員流動性大，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人的身份證、戶口簿復(fù)印件等材料收集難度加大。再次，較多的居民文化程度不高，需要經(jīng)辦人員代為填寫城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的相關(guān)表格，加大了經(jīng)辦人員的工作量，降低了工作效率。

為了提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理的水平，也為其他的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)提供參考，針對存在問題，特提出以下建議：

建立健全檔案管理規(guī)章制度。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理崗位職責(zé)、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認(rèn)真落實(shí)，確保城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學(xué)確定檔案保存價值，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，認(rèn)真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。要重視電子文檔的管理，相關(guān)電子文本實(shí)行脫機(jī)備份，本地和異地各保存1份，并與紙質(zhì)檔案建立有機(jī)聯(lián)系，確保齊全完整和信息安全。

加強(qiáng)基層檔案工作人員的培訓(xùn)。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案是社會和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。我們必須提高對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，認(rèn)真搞好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作。根據(jù)實(shí)際情況，盤龍區(qū)每年都要舉辦不同形式的業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)班，加強(qiáng)各級經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)檔案的管理水平。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高了各級經(jīng)辦人員政策水平、業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力和檔案收集、整理的水平。

及時進(jìn)行各類檔案的歸檔。當(dāng)前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作量大，堆積的材料若未及時整理歸檔，可能會發(fā)生霉變或丟失，為此，完善了工作機(jī)制，及時規(guī)范整理業(yè)務(wù)檔案材料。盤龍區(qū)充分利用區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村委會）三級服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，及時對各類業(yè)務(wù)材料進(jìn)行仔細(xì)的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務(wù)材料，退還經(jīng)辦人或參保人，進(jìn)行整改或者補(bǔ)辦，直至達(dá)到保存要求。嚴(yán)格按歸檔的要求及時進(jìn)行組卷、立卷，再分門別類編號入庫、入柜。

嚴(yán)格檔案銷毀程序。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，需編制銷毀清冊，報同級行政管理部門備案，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任伺檔案。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。檔案工作的最終目的是為了利用，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理是城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險中的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作。在做好檔案收集、整理工作的基礎(chǔ)上，搞好檔案的開發(fā)與利用，使城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案真正地服務(wù)于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險工作，提高服務(wù)的水平和質(zhì)量。自2011年盤龍區(qū)啟動城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險以來，檔案利用已達(dá)326人次，主要為系統(tǒng)內(nèi)身份證、姓名、地址錄入系統(tǒng)錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯(lián)提供不一致的，需查閱原始資料。

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案直接關(guān)系到每位參保人員的切身利益，因此，對參保人員的檔案管理必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，達(dá)到“跟蹤一生、服務(wù)一生”的目標(biāo)。