學校檔案的科學管理和有效利用

宋玉瓊

檔案是歷史的真實記錄，是人類文明進步和階梯，是檔案和國家的寶貴財富，也是學校建設與發展軌跡的真實記錄。為使學校檔案管理工作更加科學、規范、標準充分發揮其為基礎教育服務，為教師教育服務，為領導科學決策報務，為學校的改革與發展報務。因此，加強學校檔案管理和利用工作是學校教育教學的需要，學校應該在抓好教學管理的同時抓好檔案管理和利用工作。

領導重視，加強學習是保障

學校檔案管理工作的科學管理首先最重要的是領導重視，把檔案管理工作作為學校管理的重要工作，并列入學校的發展規劃和年度工作計劃。

成立以校長為組長、副書記為副組長、各處室主任為組員的檔案管理工作領導小組，配備一名取得檔案管理崗位資格證的同志為專職檔案管理員，負責綜合檔案室的管理；各處室設有兼職檔案管理人員。

專職指導兼職，分塊管理，綜合處理，形成了完善的檔案管理網絡。并深入持久地組織教職工對《檔案法》、《保密法》、《云南省檔案管理條例》等檔案管理的相關法律法規的學習和宣傳教育活動。

結合實際，領導帶頭，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。對學校檔案管理各（部門）處室職責、管理人員責任，材料收集、鑒別歸檔、整理、安全保密、借（查）閱、轉遞、檢查核對等工作都要做到詳細明確具體要求，建立健全從收集、整理、保管到借（查）閱、轉遞、保密等一整套規章制度。

日常工作中，堅持工作標準，嚴格工作紀律，對進出的檔案嚴格把關，履行好一系列手續，才能確保檔案管理的萬無一失。面對涉及內容瑣碎、操作具體、標準要求高、責任重大的檔案管理工作，一是要加強理論和業務知識學習。二是要注重實踐。按照檔案管理標準的要求，分類必須準確、編排要有序、目錄要清楚、裱糊裝訂須整齊美觀等技術要求。三是要學習現代化管理知識。檔案不僅是紙質的，隨著科學技術的不斷發展，檔案管理信息化目標管理的推進和深入，我們必須掌握現代管理知識，使用《南天檔案管理軟件》建立計算機管理數據庫、編制檢索工具，實現目錄全文、部分檔案原文的錄入、修改、打印、登記、轉遞、匯集、統計等工作。只有推動檔案信息化、現代化建設步伐，才能滿足學校自身發展和適應信息時代檔案事業發展的需要。

學校檔案的科學管理，收集材料是基礎

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，做好文件材料收集是確保檔案材料齊全、完整的前提和基礎，也是直接反映學校工作實績的有力證明。

學校文件材料收集能否齊全完整，一要建立健全歸檔制度，增強歸檔的自覺性和主動性（在次年6月前必須完成學校的歸檔工作）。二要樹立動態收集材料的觀念，及時補充新材料，如年度考核、職務（職稱）晉升、表彰獎勵等常規性、普遍性的材料做到與相關工作同步進行定期收集；對于入黨、出國（境）政審、學習培訓等零散、不具普遍性的材料，進行不定期收集，對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。三要及時發現和處理不符合歸檔要求的材料。發現缺少材料的要及時進行補充完善，手續不全的材料要退回形成材料的處室進行補辦，以確保材料的齊全完整、手續完備，保證學校檔案的權威性、準確性和真實性。

充分開發檔案信息資源，提高服務的有效利用

學校檔案信息資源的開發與有效利用。我們應堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。

努力開發檔案的利用功能，使檔案由過去的以收藏為主轉化為以開發利用為主。如：楊春云老師利用錄像帶《新課程的具體目標》、《新課程教師行為的變化》進行教師繼續教育教學培訓；童保祥老師利用楊興旺同志全國優秀教師獎狀參加“校園文化節”布展；王玉廷老師利用《教育藝術》2002第六期進行小學教育大專班授課；王發權老師利用《關于確認專業技術職務任職資格的通知》辦理教師資格證；為縣教育志的編寫查閱相關檔案；特別在學校達標晉級中，需要撰寫大量的材料其中的《辦學簡介》、《組織沿革》等從檔案中查到了第一手的詳實材料。

要加強檔案的開發利用，實現信息共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案管理員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供，滿足學校檔案利用工作的需要。

適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學校檔案利用的質量和水平，更好地發揮學校檔案的作用。例如：建水縣教師進修自建校以來，就狠抓檔案管理工作，在2002已達到國家檔案管理二級標準，2006年晉升為五星級管理標準，并連續多年在全縣檔案工作檢查中考評為優秀。

現代化技術手段在檔案管理工作中的運用，提高了檔案管理的層次和檔案查閱的速度。隨著我國社會的前進，檔案管理工作不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長、膨脹，對檔案的保管和使用提出了更高的要求。以前，手工紙質檔案管理存貯量小、錄入慢、檢索慢、保存時間有限，而且分辨率低、成本高等一系列問題。自2006年使用《南天檔案管理軟件》以后，檔案管理查詢時，任意組合查詢，在檢索入口輸入即可，網絡系統會將全部信息托盤而出，大大縮短了檔案檢索、查詢的時間，易于長時間存儲，方便了教職工更快捷地利用信息資源，使檔案管理變得便捷簡易。

總之，學校檔案管理工作是學校工作的重組成部分，運用科學的管理方法，實現檔案現代化管理，需要我們不斷進行研究、探索和發現，只有這樣我們才能更好地服務于教職工工作、服務于學校發展、服務于社會。