淺議國有糧食購銷企業(yè)預(yù)算信息化管理的問題及對策

羅艷紅

[摘 要]文章概括了國有企業(yè)在啟用預(yù)算化管理過程中采用信息化系統(tǒng)在企業(yè)費(fèi)用預(yù)算化管理過程中起到的作用，以及在編制過程中存在的主要問題，結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分別從加強(qiáng)市場趨勢動態(tài)的監(jiān)控、充分發(fā)揮詢價小組職能、將預(yù)算分解至季度滾動等方面提出幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞]國有糧食購銷企業(yè);企業(yè)預(yù)算;預(yù)算信息管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.25.070

國有糧食收儲企業(yè)，是國家糧食物資儲備的基石，全面加強(qiáng)預(yù)算化管理，對企業(yè)經(jīng)營管理而言起著舉足輕重的作用，經(jīng)營預(yù)算管理不僅能夠提升國有糧食收儲企業(yè)經(jīng)營管理水平，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活力、控制力、抗風(fēng)險能力，并且能夠促進(jìn)企業(yè)節(jié)本增效。目前，國有糧食收儲企業(yè)使用U8經(jīng)營費(fèi)用預(yù)算模塊進(jìn)行費(fèi)用類項(xiàng)目全流程的預(yù)算管理并結(jié)合費(fèi)用報銷系統(tǒng)，對企業(yè)日常經(jīng)營活動中發(fā)生的經(jīng)營費(fèi)用進(jìn)行管控，提升企業(yè)運(yùn)行效率，防范企業(yè)運(yùn)行中的經(jīng)營風(fēng)險。文章結(jié)合當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營預(yù)算管理的應(yīng)用及存在的問題進(jìn)行思考。

1 經(jīng)營預(yù)算管理系統(tǒng)在國有糧食收儲企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的應(yīng)用

1.1 通過經(jīng)營預(yù)算系統(tǒng)搭建信息化支撐平臺

企業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)主要是針對企業(yè)全部成本、費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算監(jiān)控，將本年編制完成的費(fèi)用預(yù)算數(shù)據(jù)錄入至費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)后，每月按照各部門的實(shí)際需要填制部門月度預(yù)算計劃，待實(shí)際執(zhí)行時通過費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)填制費(fèi)用報銷單、用款申請、出差申請等。在預(yù)算信息化管理系統(tǒng)中，無論在預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整、分析監(jiān)控和考評環(huán)節(jié)，都涉及大量數(shù)據(jù)在企業(yè)縱向各層級之間、橫向各部門之間進(jìn)行交換、匯總和利用，數(shù)據(jù)在生成及傳遞過程中的可靠性、準(zhǔn)確性和及時性成為企業(yè)預(yù)算管理效率效果的關(guān)鍵因素。預(yù)算信息系統(tǒng)的使用，不僅可以減少使用原有EXCEL表格時大量數(shù)據(jù)核對、檢查、調(diào)整工作，并且可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“一個端口輸入、整個企業(yè)共享”的效果;而且可以對預(yù)算執(zhí)行實(shí)施實(shí)時控制，增強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行效果;通過費(fèi)用報銷記錄費(fèi)用執(zhí)行情況及時進(jìn)行預(yù)算分析和監(jiān)控，提高企業(yè)費(fèi)用報銷的效率，并且有助于企業(yè)經(jīng)營管理者及時獲取預(yù)算執(zhí)行相關(guān)信息，增強(qiáng)企業(yè)對經(jīng)營活動的管控能力。通過信息資源共享、網(wǎng)絡(luò)管理、實(shí)時控制和動態(tài)分析，可以發(fā)揮預(yù)算管理在企業(yè)經(jīng)營管理各個環(huán)節(jié)的控制作用。

1.2 通過信息化管理提升預(yù)算數(shù)據(jù)分析效果

由于系統(tǒng)已做到預(yù)算、費(fèi)用執(zhí)行報銷“雙管控”，系統(tǒng)會自動整合生成預(yù)算數(shù)、執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行差異的月度、季度、年度數(shù)據(jù)分析表，使公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門都能實(shí)時了解到整個部門甚至公司整體的預(yù)算執(zhí)行情況以及預(yù)算差異。并可針對預(yù)算差異大的費(fèi)用執(zhí)行開支，必要時進(jìn)行深入追查原因、及時發(fā)現(xiàn)問題并加以改進(jìn)。U8費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)上線后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、預(yù)算管理人員以及各預(yù)算主體負(fù)責(zé)人都能實(shí)時了解預(yù)算執(zhí)行進(jìn)展情況，整個企業(yè)經(jīng)營管理透明度大幅度提高。

1.3 通過網(wǎng)絡(luò)報銷端實(shí)施強(qiáng)有力的費(fèi)用控制

系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)報銷端實(shí)施經(jīng)營費(fèi)用控制，對于管理費(fèi)用、經(jīng)營費(fèi)用、經(jīng)營成本實(shí)行明細(xì)項(xiàng)目總額控制。當(dāng)某個部門的費(fèi)用在報銷時預(yù)算超過該部門年初制定的該項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算總額時，系統(tǒng)將會提示超預(yù)算預(yù)警。如需報銷，必須經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的同意方可進(jìn)行報銷，從而有效地遏制超預(yù)算費(fèi)用的發(fā)生。目前網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，已大幅度降低員工提交、審批、處理和支付費(fèi)用所需的時間和精力;網(wǎng)上報銷模塊按照企業(yè)報銷流程可支持定制靈活的審批規(guī)則，以加強(qiáng)對報銷工作中審批流的管理;公司領(lǐng)導(dǎo)可以在收到短信提醒后在電腦、手機(jī)客戶端上實(shí)時查看報銷人員提交的報賬單，報賬員也可以在客戶端實(shí)時查看報賬的進(jìn)度，進(jìn)而使整個審批流程的速度大大提升。當(dāng)完成審批流程后，財務(wù)部門以及各部門的預(yù)算員可以在預(yù)算系統(tǒng)中按部門詳細(xì)查看各項(xiàng)費(fèi)用的執(zhí)行情況，對于超預(yù)算支出以及預(yù)算外支出可以進(jìn)行深入分析，為半年度預(yù)算調(diào)整提供數(shù)據(jù)依據(jù)，對財務(wù)部進(jìn)行預(yù)算監(jiān)督管控的能力進(jìn)一步增強(qiáng)。

2 國有糧食收儲企業(yè)預(yù)算編制管理存在的問題

2.1 預(yù)算編制不合理，實(shí)行執(zhí)行數(shù)與預(yù)算數(shù)存在差異

公司儲備主營業(yè)務(wù)主要分為稻谷原糧存儲、玉米輪換業(yè)務(wù)，因稻谷、玉米原糧存儲需要按照規(guī)定的時間進(jìn)行輪換，確保其常換常新降低原糧的損耗，企業(yè)為了降低市場經(jīng)營風(fēng)險，目前玉米輪換銷售業(yè)務(wù)主要是由承包方承擔(dān)市場上的風(fēng)險，盈虧平衡。稻谷、玉米原糧銷售每年按照廣西區(qū)糧食和物資儲備局年初下達(dá)的銷售量以及銷售收入進(jìn)行。但業(yè)務(wù)部在預(yù)算編制時銷售單價只是按照當(dāng)年銷售的價格進(jìn)行預(yù)測，并沒有考慮到市場行情變化所帶來的價格變化，進(jìn)而影響銷售收入的準(zhǔn)確性。并且在預(yù)計損耗費(fèi)用及財務(wù)費(fèi)用時只是分別預(yù)測了合理化損耗費(fèi)、預(yù)測財務(wù)費(fèi)用時因尚未知道下一年上級下達(dá)的儲備任務(wù)，所以財務(wù)費(fèi)用只能按照當(dāng)年現(xiàn)有貸款金額進(jìn)行預(yù)測，導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行與預(yù)算數(shù)產(chǎn)生偏差。

2.2 預(yù)算執(zhí)行缺乏有效機(jī)制，導(dǎo)致預(yù)算外、超預(yù)算現(xiàn)象

雖然預(yù)算管理辦公室成立了預(yù)算詢價小組，但在實(shí)際的工作中，預(yù)算詢價小組的職能并未充分發(fā)揮出來，比如不能按照每年編制預(yù)算前對本年所需購買的金額較大物品進(jìn)行實(shí)地詢價，或只是按照以往購買的供應(yīng)商處詢問價格。

預(yù)算編制精細(xì)化到全年12個月，相應(yīng)增加了大量工作的同時，由于需要預(yù)測至全年發(fā)生的收入、成本、費(fèi)用開支導(dǎo)致預(yù)算責(zé)任部門在編制預(yù)算時常預(yù)測不到未來將發(fā)生的經(jīng)營變化，從而導(dǎo)致編制好年度預(yù)算后出現(xiàn)預(yù)算外、超預(yù)算現(xiàn)象。

在編制預(yù)算報表前各部門預(yù)算員并未對上期的實(shí)際執(zhí)行數(shù)差異數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，編制預(yù)算目前還僅僅停留在增量預(yù)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行，即只是對上期及本期數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)對比分析，或者簡單的文字購買說明，并沒有將上期費(fèi)用執(zhí)行情況的差異與新年度預(yù)計編制數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，成本費(fèi)用管控還存在下降的空間。

2.3 全員預(yù)算意識不強(qiáng)，預(yù)算滯后性嚴(yán)重

目前糧食收儲企業(yè)全員參與預(yù)算的意識還比較薄弱，首先絕大部分員工都只認(rèn)為今年編制的費(fèi)用預(yù)算只要在沒有超額的情況之下，費(fèi)用都可以100%的使用完，思想上并沒有形成節(jié)約成本費(fèi)用的意識，導(dǎo)致有可能增加了部分原本不必要的開支。其次在發(fā)生預(yù)算外支出時，報賬員對于預(yù)算外審批的認(rèn)識不強(qiáng)，時常出現(xiàn)費(fèi)用支出在前，預(yù)算外審批在后的現(xiàn)象，這使得預(yù)算外發(fā)生并沒有在事前進(jìn)行控制。預(yù)算的管控還只停留在公司領(lǐng)導(dǎo)層級及財務(wù)管控部門。

3 提升糧庫預(yù)算管理編制水平的建議

3.1 加強(qiáng)與上級部門的溝通，確保經(jīng)營預(yù)算準(zhǔn)確性

首先，業(yè)務(wù)部門應(yīng)該增加經(jīng)營預(yù)算編制的意識，雖然經(jīng)營預(yù)算銷售收入的主要風(fēng)險已轉(zhuǎn)移給承包方承擔(dān)，但作為業(yè)務(wù)部預(yù)算責(zé)任人員應(yīng)該多了解市場行情，為今后企業(yè)獨(dú)立經(jīng)營做好準(zhǔn)備，增加企業(yè)獨(dú)立經(jīng)營的能力。其次，年末業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動與上級部門溝通，基本確定明年費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行下達(dá)的指標(biāo)并且向倉儲部門了解各儲備倉庫糧食儲存的情況，準(zhǔn)確預(yù)計糧食存儲損耗。

3.2 成立預(yù)算詢價小組，充分發(fā)揮預(yù)算詢價小組職能

年末編制預(yù)算時，公司詢價小組應(yīng)進(jìn)行市場調(diào)研，對所購價值較大的固定資產(chǎn)設(shè)備或者使用頻率價格較高的維修器材、辦公用品等進(jìn)行市場調(diào)查，應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)的支持找出不同地區(qū)，不同廠家的價格，從中優(yōu)選合適企業(yè)的供應(yīng)商，或者通過公開招標(biāo)的形式篩選口碑好、有價格優(yōu)勢的供應(yīng)商，盡可能節(jié)省資金、降低成本。在詢價過程中要按照各部門預(yù)算目錄中需采購的物品，詳細(xì)記錄詢價產(chǎn)品的品牌、價格和型號，未經(jīng)詢價過的商品不得擅自編制預(yù)算。

3.3 實(shí)行滾動預(yù)算，增強(qiáng)預(yù)算編制準(zhǔn)確性

當(dāng)前，公司年度預(yù)算在編制時存在諸多不確定的因素，預(yù)算較為籠統(tǒng)，在執(zhí)行過程中往往不盡如人意，碰到諸多困難。滾動預(yù)算的編制方法是年度預(yù)算的補(bǔ)充和延展，能夠較好地彌補(bǔ)這一缺陷，使年度預(yù)算更加合理并適應(yīng)各種變化。通過動態(tài)的滾動，強(qiáng)化預(yù)算控制的過程，在預(yù)算執(zhí)行過程中可以合理地調(diào)配資源，及時將各種變化體現(xiàn)在新的業(yè)務(wù)規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)資源的前瞻配置，盡最大可能和集中最大資源保證年度預(yù)算的最終實(shí)現(xiàn)，保障各項(xiàng)工作有序平穩(wěn)地運(yùn)行，保證各項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)得以執(zhí)行。通過連續(xù)編制滾動預(yù)算，在不斷延伸之下，將不確定因素逐步清晰化，逐步接近預(yù)算的執(zhí)行目標(biāo)，從而會讓后期滾動預(yù)算的編制越來越準(zhǔn)確。這也能夠使相關(guān)管理部門發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的偏差，并得到很好的修正。

3.4 加大預(yù)算培訓(xùn)，使公司上下形成預(yù)算節(jié)約意識

要加強(qiáng)公司員工的預(yù)算培訓(xùn)，增強(qiáng)員工預(yù)算節(jié)約的意識，通過加強(qiáng)預(yù)算管理的技能培訓(xùn)、企業(yè)管理層在職工大會上灌輸預(yù)算理念、績效評價等方法，進(jìn)一步加強(qiáng)預(yù)算控制的意識。最終通過績效評價設(shè)定與部門、員工相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算節(jié)約開支的比例，到年底時對費(fèi)用預(yù)算管控好的部門及個人拿出一部分績效進(jìn)行獎勵，充分發(fā)揮出全員參與預(yù)算的意識。

3.5 運(yùn)用科學(xué)的分析方法，對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析

（1）管理分析、經(jīng)營分析占收比：年初由公司按照企業(yè)的經(jīng)營計劃確定每年管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用占收入的比例，因公司輪換銷售業(yè)務(wù)不產(chǎn)生利潤，所有在計算收入時應(yīng)以為企業(yè)創(chuàng)造收益的收入進(jìn)行計算，包括補(bǔ)貼收入、投資收益、營業(yè)外收入來確認(rèn)，將占收比與近三年的占收比進(jìn)行對比分析企業(yè)費(fèi)用發(fā)生的合理性。

（2）總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率分析：通過分析總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率進(jìn)而分析企業(yè)資產(chǎn)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，國有企業(yè)龐大的資產(chǎn)規(guī)模為企業(yè)創(chuàng)造多少利潤，用以檢驗(yàn)國有資本保值增值的效果以及企業(yè)資產(chǎn)為企業(yè)創(chuàng)造效益的能力。

（3）利潤現(xiàn)金保障倍數(shù)分析：許多國有企業(yè)只關(guān)心年度產(chǎn)生了多少利潤，是否完成上級下達(dá)的銷售、利潤指標(biāo)，卻忽略了利潤為我們帶來多少的現(xiàn)金流，一個企業(yè)的好壞除了要看創(chuàng)造的利潤之外，還要關(guān)心實(shí)實(shí)在在流入企業(yè)的資金有多少，該指標(biāo)可以直觀地看出利潤為企業(yè)創(chuàng)造現(xiàn)金流的能力。

（4）利息保障倍數(shù)分析：此項(xiàng)分析主要是用以預(yù)測企業(yè)利潤中有多少現(xiàn)金流是可以用以支付企業(yè)的借款利息。國有糧食收儲企業(yè)采購原糧主要依靠兩個方面：一是依靠農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行的政策性貸款，二是企業(yè)自有資金進(jìn)行采購。為了節(jié)約利息支出，企業(yè)必須管理好現(xiàn)金流，盡快回籠應(yīng)收賬款資金，并與農(nóng)發(fā)行相關(guān)工作人員取得更好的溝通，以便在需要借款時能及時借到資金，在需要還款時能及時將資金歸還，并且還要關(guān)注投資企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，盡最大限度地盤活資金。

（5）資產(chǎn)負(fù)債率分析：本指標(biāo)是關(guān)注企業(yè)負(fù)債占總資產(chǎn)的比例，本指標(biāo)應(yīng)與國家統(tǒng)計局公布的地方國有企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債率以及本行業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債率，還要與企業(yè)自身的發(fā)展做比較，進(jìn)而分析出企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債率是否合理。

4 結(jié)論

綜上所述，預(yù)算信息化管理在日常工作中不僅能高效、準(zhǔn)確地完成預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督的職能，并且在實(shí)施預(yù)算管理過程中使用信息化管理更能暴露出企業(yè)管理過程中的不足，對指導(dǎo)優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營管理、完成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)發(fā)揮著指導(dǎo)作用。

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