高校科研審批用印管理信息化建設方案

孫慧宇 錢詩萌 葉琛

[摘 要] 傳統用印管理因過程無法有效管控，導致存在管理風險，且易受到時間、地點的約束，用印效率有待提升。方案結合高校用印審批流程的個性化需求，制定科研審批用印管理信息化建設方案，以信息化、數字化手段，解決傳統用印管理中存在的問題，切實提高了高校科研審批用印的規范化程度及用印效率，是高校信息化建設的重要支撐。

[關鍵詞] 科研;用印管理;信息化

[作者簡介] 孫慧宇（1988—），女，黑龍江大慶人，碩士，上海交通大學電子信息與電氣工程學院科研辦科員，研究方向是科研項目管理;錢詩萌（1986—），男，黑龍江哈爾濱人，在讀碩士，上海交通大學電子信息與電氣工程學院科研辦副主任，研究方向是科研項目管理;葉 琛（1988—），女，福建南平人，碩士，上海交通大學電子信息與電氣工程學院科研辦主任，研究方向是科研項目管理。

[中圖分類號] G463 ? ?[文獻標識碼] A ? ? [文章編號] 1674-9324（2020）39-0373-02 ? ?[收稿日期] 2019-12-23

一、概述

印章是一個單位身份和權力的證明。蓋有印章的文件，是受法律保護的有效文件，同時意味著該單位對文件的內容承擔法律責任，因此，對于印章的管理是單位行政管理中的重中之重，上海交通大學為規范印章管理，制定的《上海交通大學印章管理規定》，充分體現了學校對于印章管理的高度重視。傳統用印申請一直采用紙質版用印申請單的模式，需填寫用印單后攜帶所需蓋章的文件及佐證材料到學院主管部門審批蓋章，然后到校級職能部門審批蓋章，最后到學校黨政辦用印[1]。這種方式在實際操作中存在許多問題。

1.用印管理存在風險。首先，用印的申請和審批過程痕跡無處可查，主要體現在兩方面，一是用印申請審批人無處追查，二是用印文件內容無處追查;其次，由于辦公室每個業務人員對口的業務都有用印需求，為便捷辦理各類業務，通常印章會存放在公共區域，無法做到印章專人專管，這使得用印管理存在安全風險[2]。

2.用印受到時間及地點的嚴重制約。傳統用印申請僅限于日常工作時間內，并且必須在規定的辦公場所進行，節假日期間、尤其是寒暑假期間，由于部分審批人員輪休等原因，造成了審批業務的擱置。

3.用印效率低。由于項目申報等原因，經常會導致用印申請出現擁堵，有的申請者需排隊等候較長時間才能完成用印流程，也有申請者會因為材料不齊全而往返多次，導致了時間和精力的浪費，這些都嚴重影響了用印效率[3]。

本方案針對傳統用印管理存在的問題，將信息化技術融入到用印管理業務中，實現用印信息化管理，將有效提升用印安全，提高用印效率，同時，用印信息化管理，將作為我?！耙婚T式服務”在我院的一個具體實踐，能夠為學校信息化建設提供有力的支持，也為“我的數字交大”系統在相關領域的拓展應用提供良好的經驗。

二、工作思路與原則

1.創建思路。為了提升學院管理服務水平，將信息化技術融入到用印管理中，實現用印管理的信息化建設，解決傳統用印管理中存在的管理安全風險、用印申請流程復雜、受時間與地點限制等問題，提高用印效率，達到無紙化、移動辦公的目的，改變過去復雜和低效的辦公方式，節省科研人員的寶貴時間。

2.主要原則。①整體規劃、分步實施。采用整體規劃、分步實施的原則，設計完成科研審批用印信息化建設方案，覆蓋用印申請審批確認的全過程，實現全流程閉環管理，同時，在方案實施過程中，擬采用階段式推廣方式，逐步使老師們掌握軟件模塊操作方法，達到傳統用印方式與信息化用印方式的無縫過渡。②技術融合，創新應用?？蒲袑徟糜⌒畔⒒ㄔO方案是將信息化技術融入用印管理的信息化管理產物，通過應用工作流、軟件工程等信息化技術，實現用印管理的電子化、信息化與移動化，為今后科研用印管理的數字化創新應用，奠定良好的基礎。

三、工作方案

1.需求分析。結合學校的用印流程、業務人員的審批經驗及老師（用戶）的使用習慣等，細化對軟件的要求，描述軟件要處理的數據流，并給開發團隊提供一種可轉化為數據設計、結構設計和過程設計的數據和功能表示，確保用印申請信息化的有效實施，業務流程如圖1所示。用印申請首先傳送至普通的業務人員處，業務人員根據業務類型及相關文件規定進行初審，符合規定的申請會直接通過。如果在審批過程中，審批人員認為某用印申請需請示領導，則將審批傳送至辦公室領導處進行復審，如果辦公室領導認為該用印申請必須請示院領導，則將審批傳送至院領導處進行最終審核。審核同意之后就可以在審批單上用印，然后到上級職能部門審批。

2.軟件開發。開發團隊依據前期需求分析的結果進行軟件的設計與開發，并且，為了便于用戶的使用，軟件同步開發APP版本。

3.調試迭代。在主界面完成基礎上，經過軟件的初步效果反饋，為了更好的提高管理服務效能，增加了短信和郵件提醒功能，使老師們可以在第一時間掌握用印申請的審批進度，及時辦理后續業務。當老師接到辦理成功的短信/郵件通知時，可直接登錄郵箱，在郵箱中找到隨郵件一同發送的用印申請單，直接打印辦理后續業務即可;當老師接到辦理失敗的短信/郵件通知時，可根據修改意見對用印申請進行調整，以符合審批的相關規章制度。同時，針對有的老師不熟悉后續業務操作流程的問題，在業務人員審批步驟中，增加選擇后續審批的具體職能部門的操作，即業務人員在審批時，標注出用印申請審批接下來需流轉的職能部門，該標注會同時打印在用印單上，以提醒老師如何辦理后續流程。

4.試運行。采用分階段試運行的方式推廣，即首先在科研辦公室內部進行測試使用，形成初步反饋（內部測試）;其次是針對辦事老師群體的試運行，進一步總結完善（真實用戶測試）;最后向全院老師推廣使用，在使用過程中根據用戶反饋不斷優化設計。

5.維護。軟件產品發布后，將繼續針對可能存在的問題進行修正，同時不斷進行擴充功能和改善性能的完善性維護，確保軟件能夠持續、穩定、高效運行。

四、方案成效

1.完成“用印申請”模塊開發部署。本方案開發的軟件將嵌入至“我的數字交大”系統，方便老師和學生們使用，同時具有界面友好，易操作等特點。

2.實現不等候用印，有效提升管理服務效能。用印申請審批不再受固定場所、固定方式的制約，改善用印申請審批的工作效率，提升師生滿意度。

3.用印記錄強制備案。實現審批流程可查看、審批結果可追溯，使得用印申請審批更加標準化、規范化。

4.實現印章專人專管。在實現用印申請信息化工作后，科研辦印章將由專人負責，辦理用印申請的老師，憑用印申請審批單，到“用印處”用印即可。

5.形成軟件設計開發修改日志。在軟件模塊開發過程中，積極思考老師們提出的有益建議，并配合開發團隊進行優化調整，在此過程中，詳細記錄軟件每一次修改的原因及內容，為以后學院的信息化建設積累經驗。

6.前期目標實現后，終極目標在于打通上級職能部門的審批環節，使用印申請可以在網上流轉到上級職能部門進行審批，最終審批結果直接傳送至學校黨政辦用印處，老師們直接前往用印即可，進一步提高用印效率，提升管理服務效能。

五、總結

本方案的實施，將實現“印章專人專管、網絡流程化審批、不等候用印、用印強制備案”，杜絕因隨意簡化手續或違規用印，造成的印章管理混亂現象，為學院乃至學校用印管理提供良好的實踐經驗。

參考文獻

[1]陳中林，蔣雪梅.安全可信的電子印章體系與關鍵技術研究[J].中國人民公安大學學報（自然科學版），2019（3）：52-59.

[2]何文上，魏繼昌，雒淑珍.加強研究所印章管理的幾點思考[J].中國市場，2018（30）：115-117.

[3]郭珊珊.淺談如何完善企業印章管理制度[J].四川建材，2018（6）：242-243.