淺談高校二級學院教學檔案的管理與開發利用

[摘 要] 教學檔案是衡量教學水平和教學管理質量的重要標志，是高校各類教學評估或認證指標體系的重要憑證。高校二級學院在教學檔案管理意識、管理制度、管理隊伍、開發利用上，仍存在一些不足之處。針對這些問題提出改進意見，旨在提升二級學院教學檔案的管理質量和開發利用水平。

[關鍵詞] 高校二級學院;教學檔案;管理

[基金項目] 2016年度寧德師范學院校級科研項目“系級教學檔案及其數字管理體系構建”（2016Q31）

[作者簡介] 周銀珠（1986—），女，福建寧德人，碩士，寧德師范學院生命科學學院助理研究員，主要從事高校教學管理工作。

[中圖分類號] G472.4? ? [文獻標識碼] A? ? [文章編號] 1674-9324（2020）37-0021-02? ? [收稿日期] 2020-04-02

引言：教學檔案是指在教學活動、教學管理、教學改革與研究中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的總和[1]。教學檔案是教學運行、管理和建設的客觀記錄，真實地反映了二級學院教學的發展軌跡，是衡量教學水平和教學管理質量的重要標志;也是教育部普通高等學校本科教學工作評估、學位點授權評估、中華工程教育學會（IEET）認證、師范類專業認證等各類評估認證的重要憑證;管理好教學檔案還有助于二級學院從以往的教學工作中發現問題，總結經驗，有針對性地進行教學監控和改革，促進二級學院的教學和發展。高校實行二級管理后，教學檔案的管理重心放到了二級學院，教學檔案涉及環節多，來源分散，種類繁雜，因此二級學院必須重視教學檔案建設，實行規范化管理，同時創新管理模式，促進教學檔案的開發利用。

一、二級學院教學檔案管理現狀及存在問題

（一）缺乏管理意識

隨著參與的評估、認證的增加，二級學院對教學檔案的認識、利用在與日俱增。但從實際狀況來看，從學院領導到教職員工普遍把教學工作放在第一位，忽略了日常工作中教學檔案的收集整理，檔案意識薄弱，規范管理教學檔案的概念很模糊，學院沒有專門教學檔案室或建設不全，日常教學工作產生的教學檔案沒能及時正確地進行保存、收集，部分教學原始材料長時間分散在一線教師、各專業教研室、相關科室辦公室中。此外，伴隨數字化校園的建設，大量的電子形式教學檔案，單個隨機地散存于辦公室或教師個人的電腦中，很容易隨著時間、人員調動而導致資料丟失或不全。

（二）缺失管理制度

《高等學校檔案管理辦法》規定教學類檔案按《高等學校教學文件材料歸檔范圍》[（87）教辦字016號]的相關規定執行，而《高等學校教學文件材料歸檔范圍》中某些小類存在著指代不明、相對比較籠統、沒有明確規定到具體名稱等現象[2]。部分二級學院是通過教學評估或認證來集中整理檔案資料，在實際管理中，對教學檔案的重要性、檔案管理人員的職責沒有明確的規定，同時對教學檔案管理工作怎樣開展，如何積累與收集，如何規范化分類與保存，如何管理與使用等缺乏相應的制度做指導和保障。

（三）缺乏專業管理人員

受人員編制所限，二級學院大多沒有配備專職的教學檔案管理人員，教學檔案管理工作多由學院教學秘書兼任，教學檔案管理人員很少屬于檔案學或文秘專業，缺乏檔案管理的培訓，隊伍不穩定，業務水平低，加之本職工作任務繁重，工作比較被動，從而嚴重地影響了教學檔案收集與管理質量。

（四）開發利用不足

教學檔案真實客觀地反映了教學情況，是以往教學和管理工作的重要憑證，它有助于了解二級學院的歷史，是二級學院教學工作及各項決策的重要參考。目前多數二級學院僅將教學檔案作為一種資料保存，除教學評估外，僅為學生就業、留學，教師職稱晉升等提供憑證，教學檔案開發處于原始狀態，利用率很低;且檔案查找、數據檢索主要靠人工進行，費時費力，教學檔案管理和開發利用數字化建設意識淡薄。

二、二級學院教學檔案管理的規范化措施

（一）強化檔案意識，配齊設備及管理人員

為了確保二級學院教學檔案管理工作有效開展，首要的就是強化全體教職員工檔案意識，提升管理能力，在全體教師和工作人員中開展檔案業務的學習、培訓和交流活動，加強理論水平和實踐能力。此外，建議學院加大經費投入，依據相關檔案管理要求，如檔案室要防止日光直射，溫度保持在14℃—24℃，濕度保持在45%RH—60%RH之間等[3]，配齊設施設備，成立專門教學檔案室;盡可能配備專職教學檔案管理人員，負責教學檔案的收集、整理及管理工作，并多渠道提升教學檔案管理人員的專業素養。

（二）加強制度建設，實施規范化管理

二級學院需要結合自身實際情況，建立教學檔案管理制度，使教學檔案管理工作有章可循。建立二級學院教學檔案的實體分類，科學地對教學檔案進行分類管理、立卷歸檔;建立教學檔案管理辦法，明確責任分工，建立健全二級學院教學檔案管理工作的長效機制。

1.教學檔案實體分類。確定二級學院教學檔案范圍，建立教學檔案分類目錄是二級學院教學檔案制度建設的第一步。可通過簡單易懂、指向明確的詞匯建立教學檔案分類目錄，對教學檔案進行的標簽化、規范化管理，以寧德師范學院為例，采用三級分類編目，分類編號采用四層隸屬編號法，并劃分不同的保存時間。

一級類目為基本框架，用三個簡稱字母表示，可分為師資隊伍建設（JXT）、專業建設（JXS）、課程建設（JXC）、教材建設和選用（JXM）、實踐教學（JXP）、圖書資料建設（JXB）、教學管理（JXA）、教學評價和質量監控（JXE）、教學研究與教學改革（JXR）、學風建設（JXL）;第二級、三級類目可結合學院及專業特點依次展開設置，用兩位阿拉伯數字標識;并用1位阿拉伯數字標識盒號。例如，某一教學檔案盒編號為JXA0102-3，其中“JXA”為一級類目代號（如教學管理），“01”為二級類目流水號（如教學運行管理），“02”為三級類目流水號（如授課計劃），“3”為盒號流水號（范圍為1-N）。

教學檔案的保存期限按檔案材料的利用價值來界定，分為永久保存和定期保存，定期保存分為長期和短期。有長期利用價值的如學院發展建設、師生名冊、學生成績、學位授予等應永久保存;在一定時期內有利用價值的如學院重大實踐成果、人才培養等應長期保存;在現階段內具有利用價值的如試卷、實習實訓報告、課程表等作短期保存。

2.教學檔案的收集、整理及規范化管理。為防止檔案資料的流失，保證教學檔案的完整、有效，二級學院要將教學檔案建設列入教學日常管理工作中，教學檔案的收集、整理做到“三納入”，即納入教師、工作人員的職責范圍，納入學院的規劃和計劃，納入管理制度;教學檔案的管理實行“四同步”，即開展教學安排、檢查、分析及驗收相關工作時同步開展安排、檢查、分析及驗收教學檔案工作[4];并建立管理人員的考核評價制度和激勵機制。

3.加快信息化進程，加強教學檔案的開發利用。教學檔案工作的目的是開發、利用檔案，以便更好地服務于師生員工，服務于教學活動和人才培養。隨著網絡和信息技術的快速發展，高校的教育和管理技術也隨之不斷提升和創新，這就要求二級學院不斷創新教學檔案管理模式，重視數字化教學檔案的收集，建立教學檔案數據庫，引入教學檔案管理系統，實現教學檔案的電子化、網絡化管理，且可與學校其他教學信息管理系統對接，實現校內多種信息資源共建共享，進一步提升教學檔案的檢索和有效利用[5]。

教學檔案在提升高校二級學院管理水平、教學質量中有著不可或缺的重要作用，是二級學院建設的重要內容。二級學院應不斷創新教學檔案管理理念，引進先進管理模式，采取各種措施，提高教學檔案的管理水平和利用價值。

參考文獻

[1]劉蕊，等.關于教學檔案規范化管理的探索[J].榆林學院學報，2012（4）：79-80.

[2]李斌兵.高校二級教學單位教學檔案管理探討[J].大學教育，2018（8）：192-194.

[3]王雅新.高校二級學院電子與紙質教學檔案管理規范化研究[J].中國管理信息化，2016（14）：166-167.

[4]荊振勤，賈樹梅.論高校二級學院教學檔案管理中存在的問題與對策[J].晉中學院學報，2010（06）：118-120.

[5]徐春曉.高校二級學院教育教學檔案管理模式分析與探索[J].教育文化，2018（31）：91-92.