全生命周期管理的高校進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購

吳冠儀

（上海交通大學(xué) 招投標(biāo)與政府采購辦公室，上海 200240）

儀器設(shè)備作為高校教學(xué)科研的必要條件，是高校發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)[1]，隨著高校“雙一流”建設(shè)的不斷推進(jìn)，進(jìn)口儀器設(shè)備以其精確度高、耐用性強(qiáng)、運(yùn)行穩(wěn)定、質(zhì)量可靠以及可享受國家免稅政策等優(yōu)勢受到廣大科研人員的青睞[2]，是“雙一流”大學(xué)建設(shè)中關(guān)鍵的物質(zhì)支撐。2016 年以來，國家在聚焦完善采購管理、提升科研績效等方面，連續(xù)出臺一系列重大政策文件，賦予采購管理更大自主權(quán)。探索在政策指導(dǎo)下提升全生命周期理念下的進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購工作，提高進(jìn)口儀器設(shè)備投資效益，發(fā)揮其在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)中的作用，是高校采購部門研究的重要課題。本文以上海交通大學(xué)進(jìn)口儀器設(shè)備為例進(jìn)行探索，旨在為完善高校進(jìn)口儀器設(shè)備全生命周期管理提供可借鑒的實(shí)務(wù)操作。

1 高校進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購的特點(diǎn)

根據(jù)學(xué)校《貨物服務(wù)采購實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，單臺件或批量采購金額在20 萬元人民幣（含）以上的采購項(xiàng)目需要進(jìn)行招標(biāo)。據(jù)項(xiàng)目的具體情況，采購方式有公開招標(biāo)、競爭性磋商、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源采購等。宏觀上，高校儀器設(shè)備招標(biāo)采購具有“兩頭大中間小”的“杠鈴式”分布特征[3]；微觀上，“杠鈴內(nèi)部”的“進(jìn)口儀器設(shè)備”有其自身采購特點(diǎn)。

1.1 進(jìn)口儀器設(shè)備數(shù)量多、金額大、逐年增長

表1 列出了學(xué)校本部2016—2018 年進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購的統(tǒng)計(jì)情況。通過對表1 的分析，可以得出以下結(jié)論：（1）進(jìn)口儀器設(shè)備無論從數(shù)量上還是金額上每年都在增加，近三年的數(shù)量占比從28.20%上升至48.30%；（2）2018 年進(jìn)口儀器設(shè)備占儀器設(shè)備總項(xiàng)目將近一半，其涉及教學(xué)、科研面廣，對高校教學(xué)、科研的影響不容忽視。

表1 上海交通大學(xué)校本部2016—2018 年進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購情況表

1.2 進(jìn)口儀器設(shè)備檔次有別，但總體價(jià)格偏高

將上海交通大學(xué) 2018 年度進(jìn)口儀器設(shè)備按照采購數(shù)量和采購金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如圖1 和圖2 所示。

圖1 2018 年度儀器設(shè)備招標(biāo)采購數(shù)量情況

從圖1 可以看出，采購20～50 萬元的進(jìn)口設(shè)備數(shù)量最多，有80 項(xiàng)；采購50～120 萬元以及120 萬元以上的進(jìn)口設(shè)備數(shù)量相近，分別為35 項(xiàng)和38 項(xiàng)。

圖2 2018 年度儀器設(shè)備招標(biāo)采購金額情況

從圖2 可以看出，采購120 萬元以上的進(jìn)口設(shè)備總金額最高，占比 33%；采購 20～50 萬元以及 50～120 萬元的進(jìn)口設(shè)備金額比例不相上下，分別占 8%和7%。對比圖1 和圖2 可見，120 萬元以上的進(jìn)口儀器設(shè)備數(shù)量少，但總價(jià)高，單臺件價(jià)格貴重，是“雙一流大學(xué)”建設(shè)需求進(jìn)口設(shè)備的特點(diǎn)。體現(xiàn)學(xué)校重視特色、優(yōu)勢學(xué)科的建設(shè)。這就給高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購時(shí)，按照重要性原則，有的放矢地進(jìn)行優(yōu)化配置，發(fā)揮進(jìn)口儀器設(shè)備的使用效益[4]提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.3 使用院系集中，采購工作服務(wù)面廣

2018 年度上海交通大學(xué)校本部采購進(jìn)口儀器設(shè)備有16 家用戶，數(shù)量與金額統(tǒng)計(jì)情況見圖3。上海交通大學(xué)作為一所“綜合性、研究型、國際化”的國內(nèi)一流、國際知名大學(xué)，其進(jìn)口儀器設(shè)備的采購量在國內(nèi)眾多高校中相比偏多，采購儀器種類較為豐富全面，服務(wù)和受眾面較廣。從圖3 可以看出，機(jī)動學(xué)院、電信學(xué)院、分測中心、化工學(xué)院這4 個(gè)二級單位占比較大，累計(jì)占比將近一半，這不僅與該校近幾年的發(fā)展戰(zhàn)略中一流學(xué)科的建設(shè)相關(guān)，也與所涉及儀器結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜、精度不斷提高、更新?lián)Q代快相關(guān)。而文科院系由于其學(xué)科特點(diǎn)，則較少采購進(jìn)口儀器設(shè)備。

圖3 2018 年度進(jìn)口儀器設(shè)備分布圖

1.4 高校的進(jìn)口設(shè)備業(yè)務(wù)承受外匯風(fēng)險(xiǎn)

我校 2018 年度進(jìn)口儀器設(shè)備購置幣種統(tǒng)計(jì)情況見圖4。除人民幣以外，涉及幣種共有 5 種。進(jìn)口設(shè)備中，美元以37%的比例遙遙領(lǐng)先，其次是歐元，其余外幣幣種累計(jì)占2.4%。隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，諸如中美貿(mào)易摩擦、歐債危機(jī)等全球性經(jīng)濟(jì)問題的不斷爆發(fā)，使得高校的進(jìn)口設(shè)備業(yè)務(wù)承受額外的外匯風(fēng)險(xiǎn)[5]。

圖4 2018 年度儀器設(shè)備購置幣種統(tǒng)計(jì)

2 從全生命周期管理看進(jìn)口儀器設(shè)備采購遇到的問題

設(shè)備的全生命周期管理包括從設(shè)備的前期市場調(diào)研、可行性論證、招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、簽訂合同、固定資產(chǎn)入賬、使用到報(bào)廢的全過程管理。主要分為4 個(gè)階段：準(zhǔn)備期、采購期、使用期、處置期[6]。進(jìn)口儀器設(shè)備由于采購周期長、流程復(fù)雜、審批嚴(yán)格、涉及單位多，包括資產(chǎn)處、科研院等校內(nèi)部門以及商務(wù)部、海關(guān)等校外單位[7]，相對于國產(chǎn)儀器設(shè)備而言，在全生命周期閉環(huán)管理的 4 個(gè)階段遇到的問題更為突出。

2.1 準(zhǔn)備期調(diào)研不夠充分

在購置進(jìn)口儀器設(shè)備前，多數(shù)高校的論證重點(diǎn)在于經(jīng)費(fèi)是否落實(shí)到位、用途是否明確、是否重復(fù)購買等。但對于前期市場調(diào)研，如相關(guān)儀器設(shè)備的配置參數(shù)、兄弟院校使用類似設(shè)備情況、進(jìn)口和國產(chǎn)儀器設(shè)備的本質(zhì)區(qū)別卻論證不足[8]。采購進(jìn)口儀器設(shè)備政策性強(qiáng)、涉及范圍廣、價(jià)格差異大，如進(jìn)口顯微鏡，其價(jià)格區(qū)間從4 萬美元到100 萬美元不等，因此缺乏充分調(diào)研對采購質(zhì)效的影響比國產(chǎn)儀器設(shè)備更大。

2.2 采購期遇到的5 個(gè)問題

（1）采購流程繁瑣。在采購階段，用戶需要多次往返于校內(nèi)各職能部門，如院系辦公室、資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室處、招投標(biāo)與政府采購辦公室、財(cái)務(wù)計(jì)劃處等。此外，多數(shù)高校為均衡發(fā)展設(shè)立不同的校區(qū)，導(dǎo)致用戶跨校區(qū)間辦理業(yè)務(wù)耗時(shí)費(fèi)力。就我校而言，目前有徐匯校區(qū)、閔行校區(qū)、七寶校區(qū)、長寧校區(qū)、黃埔校區(qū)五個(gè)校區(qū)，部分用戶提交采購申請后需要至少在兩個(gè)校區(qū)之間辦理相關(guān)手續(xù)，雖然個(gè)別流程實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，然而“線上+線下”的采購方式難免會耽誤采購進(jìn)程。

（2）盲目貪大求貴。高校科研人員的采購經(jīng)費(fèi)大都是國撥資金，只有把當(dāng)年的錢用完，第二年才能申請更多的經(jīng)費(fèi)支持，導(dǎo)致部分用戶“只買貴的”。同時(shí)，在制作招標(biāo)文件或評審資格條件時(shí)，不考慮實(shí)際需求和支持國產(chǎn)儀器設(shè)備等因素，貪大求洋，浪費(fèi)了國家資金，甚至存在“買得越貴、回扣越多”的廉政風(fēng)險(xiǎn)。

（3）存在外匯風(fēng)險(xiǎn)。高校進(jìn)口儀器設(shè)備的結(jié)算幣種多樣，根據(jù)前文圖4 的分析，若規(guī)劃不當(dāng)，匯率波動將給高校帶來一定的匯率風(fēng)險(xiǎn)；此外，自2019 年6月1 日0 時(shí)起，國務(wù)院關(guān)稅稅則委員會對原產(chǎn)于美國的部分進(jìn)口商品提高加征關(guān)稅稅率，存在增加高校進(jìn)口成本的因素。若不關(guān)注國家時(shí)事與政策，沒能針對預(yù)期有可能發(fā)生的匯率波動作出應(yīng)對，卻在匯率較高時(shí)完成付匯，則會造成資金浪費(fèi)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。

（4）對外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)缺乏監(jiān)督。高校沒有獨(dú)立的進(jìn)出口權(quán)，在實(shí)務(wù)中，經(jīng)常委托具有資質(zhì)的外貿(mào)代理公司簽訂外貿(mào)合同。部分高校習(xí)慣于沿用以前合作的代理公司，因缺乏監(jiān)督機(jī)制和競爭環(huán)境，經(jīng)常無法控制項(xiàng)目辦結(jié)的效率，既延誤科研進(jìn)程，又無法實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。

（5）驗(yàn)收不嚴(yán)存在質(zhì)量隱患。大多數(shù)高校只重視“常規(guī)驗(yàn)收”，即開箱驗(yàn)收貨物清單的完備性，缺少以技術(shù)指標(biāo)為核心的“技術(shù)驗(yàn)收”。在高校的進(jìn)口業(yè)務(wù)中，常因?qū)嶒?yàn)室裝修改造或配套設(shè)施未及時(shí)交付而推遲驗(yàn)收，錯(cuò)過有效索賠期，造成經(jīng)濟(jì)損失[9]。如某新建重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室購置進(jìn)口設(shè)備，由于該設(shè)備需定制，交貨周期長，期間遇上中美貿(mào)易戰(zhàn)，致使交貨期推遲，等到儀器運(yùn)輸?shù)轿粎s沒有合適的安放地點(diǎn)，開箱驗(yàn)收工作便草草了事。后來發(fā)生糾紛才發(fā)現(xiàn)處理時(shí)間冗長、維權(quán)程序繁瑣，最終影響師生的使用和教學(xué)科研的進(jìn)行。

2.3 使用期利用率不高

高校的進(jìn)口儀器設(shè)備金額昂貴、專業(yè)性強(qiáng)，部分儀器需要定制。多數(shù)青年科研人員缺乏足夠資金購置大型進(jìn)口儀器設(shè)備，加之校內(nèi)共享機(jī)制尚不健全，上述青年科研人員不能充分享用部分大型進(jìn)口儀器設(shè)備進(jìn)行科研和教學(xué)，具體表現(xiàn)在：校內(nèi)使用頻率不高、測試樣品數(shù)量不多、使用機(jī)時(shí)數(shù)短、培養(yǎng)師生數(shù)量少、受益面窄等方面。進(jìn)口儀器設(shè)備利用率不高，降低其有效生命，沒能有效發(fā)揮使用效益。

2.4 處置期報(bào)廢管理不靈活

進(jìn)口儀器設(shè)備除部分通用型儀器可以長期使用外，其他儀器更新?lián)Q代速度快，需要加速報(bào)廢，目前各高校進(jìn)口儀器設(shè)備的處置年限一般為5～10 年。儀器在報(bào)廢期喪失使用功能、占用有限的教學(xué)空間，目前管理上還存在“一刀切”現(xiàn)象。各高校在挖掘處置報(bào)廢儀器使用功能外的潛在功能方面，仍有值得做而沒有做到位的工作，從全生命周期過程看，設(shè)備的有效壽命縮短了。

3 全生命周期管理中進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購的優(yōu)化

針對高校進(jìn)口儀器設(shè)備全生命周期閉環(huán)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，提出解決建議是提高招標(biāo)采購實(shí)務(wù)質(zhì)量的重要工作，對促進(jìn)和完善進(jìn)口設(shè)備招標(biāo)采購走向良性循環(huán)具有實(shí)踐價(jià)值。

3.1 準(zhǔn)備期：完善服務(wù)制度及時(shí)傳遞信息，提高前期調(diào)研質(zhì)量

根據(jù)前文對圖3 的分析，招采管理部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)口儀器設(shè)備的“采購大戶”，提前了解進(jìn)口需求，為其配備“招采專員”并定期走訪。利用大數(shù)據(jù)將專家?guī)臁⒐?yīng)商庫、既往招標(biāo)結(jié)果、使用情況匯總等信息，同管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，為進(jìn)口儀器設(shè)備的招標(biāo)采購提供前期市場調(diào)研分析報(bào)告。如進(jìn)口掃描電鏡-拉曼光譜聯(lián)用儀，有英國的inVia Qontor/Quanta250、日本的 LabRAM HR Evolution/Quanta250、捷克的Mira/alpha300R，應(yīng)重點(diǎn)對不同國別的設(shè)備進(jìn)行考察，與擬購設(shè)備的國內(nèi)同行進(jìn)行溝通，了解反映核心質(zhì)量優(yōu)劣的主要指標(biāo)，降低信息不對稱對采購造成的不利影響。同時(shí)，及時(shí)向科研人員傳達(dá)相關(guān)政策，如政府采購金額上限的變更、海關(guān)對進(jìn)口設(shè)備的優(yōu)惠政策等，從而提高采購質(zhì)量。

3.2 采購期：齊抓“簡、控、選、驗(yàn)”，高質(zhì)量完成采購工作

“簡”是簡化儀器設(shè)備采購流程。目前我校已經(jīng)建立了較完善的資產(chǎn)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備從入賬到銷賬的全生命周期閉環(huán)管理。通過打通各職能部門的“壁壘”，真正實(shí)現(xiàn)了“一門式”管理，打通了“最后一公里”。下一步將結(jié)合國家“放管服”規(guī)定，進(jìn)一步在簡政放權(quán)、提高效率等方面完善系統(tǒng)[10]。

“控”是匯率風(fēng)險(xiǎn)防控。面對持續(xù)上升的匯率風(fēng)險(xiǎn)，高校在辦理進(jìn)口業(yè)務(wù)時(shí)可采取相關(guān)措施規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)：通過合理選擇結(jié)算幣種和方式，適當(dāng)分散交易風(fēng)險(xiǎn)[11]；通過預(yù)測結(jié)算貨幣的匯率走向選擇提前或推遲結(jié)算，如果預(yù)測結(jié)算貨幣相對于人民幣升值，高校可事先進(jìn)口或要求提前付款；反之，可推遲進(jìn)口或支付貨款[12]；通過在招標(biāo)文件中詳細(xì)寫明付款方式，避免學(xué)校利益受損，如上海交通大學(xué)的付款方式為“100%L/C，90%即期，10%驗(yàn)收合格后支付”，確保了學(xué)校資金的安全。

“選”是外貿(mào)代理公司的遴選與考核。我校通過對外貿(mào)代理公司遴選取得了良好的效果，即中標(biāo)人的服務(wù)期限為3 年，先與中標(biāo)人簽訂為期1 年的服務(wù)合同，并于年末對外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行考核，與通過考核的外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)簽訂下一年的服務(wù)合同，對表現(xiàn)不佳的進(jìn)行警告處分，3 年期滿后學(xué)校將重新啟動新一輪外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)工作。通過該種方式實(shí)行優(yōu)勝劣汰、彼此制約、共同提高代理質(zhì)量，從而保證進(jìn)口儀器設(shè)備采購的質(zhì)效。

“驗(yàn)”是嚴(yán)格驗(yàn)收環(huán)節(jié)。進(jìn)口儀器設(shè)備采購程序復(fù)雜、涉及金額大，到貨后應(yīng)將常規(guī)驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收相結(jié)合。常規(guī)驗(yàn)收主要檢查商品的外觀、規(guī)格、數(shù)量是否與合同、標(biāo)書相符，裝箱單是否與實(shí)物相符等。技術(shù)驗(yàn)收是學(xué)校相關(guān)部門組織有經(jīng)驗(yàn)的專家進(jìn)行集體驗(yàn)收，必要時(shí)請未中標(biāo)供應(yīng)商共同驗(yàn)收，驗(yàn)收無誤并達(dá)到標(biāo)書所列各項(xiàng)技術(shù)要求后，形成規(guī)范的“進(jìn)口儀器設(shè)備質(zhì)量驗(yàn)收記錄”。

3.3 使用期：建立大視野進(jìn)口儀器設(shè)備共享激勵(lì)機(jī)制，全面提高進(jìn)口儀器設(shè)備使用效能

從大視野視域構(gòu)建院際、校際進(jìn)口儀器設(shè)備平臺，強(qiáng)化大型設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，利用“網(wǎng)絡(luò)平臺+”優(yōu)化資源配置，通過大視野共享增加進(jìn)口儀器設(shè)備使用頻數(shù)，延長使用生命。通過院際共享將原本分散存儲在不同學(xué)院的儀器加以利用，讓更多師生享用優(yōu)質(zhì)儀器設(shè)備，在提高設(shè)備利用率的過程中實(shí)現(xiàn)“全方位育人”。通過校際共享，一方面與同層次的院校互通有無，搭建教師和科研人員全面掌握進(jìn)口儀器設(shè)備的使用平臺，了解不同國別相同儀器的測試性能、測試結(jié)果比較等深層次的質(zhì)量參數(shù)，為今后進(jìn)口相關(guān)儀器設(shè)備積累第一手實(shí)踐資料。另一方面選擇與非“211 工程”和“985 工程”的同城院校建立共享，發(fā)揮進(jìn)口儀器設(shè)備對兄弟院校的輻射功能，彌補(bǔ)院校辦學(xué)層次、辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不足的局限，發(fā)揮名校的引領(lǐng)和幫扶作用。

同時(shí)，設(shè)立“進(jìn)口儀器設(shè)備使用效益獎”，對學(xué)校已建賬并使用兩年以上的貴重進(jìn)口儀器設(shè)備，若在功能利用率、使用機(jī)時(shí)、自修率、新功能開發(fā)、更新改造、使用成果、共享成績等方面有所突破創(chuàng)新，則予以獎勵(lì)。

3.4 處置期：靈活管理、廣收信息，延長有效生命、尾首相彰

高校應(yīng)將制度化管理和靈活機(jī)制相結(jié)合，做好進(jìn)口儀器設(shè)備的處置期管理，充分發(fā)揮進(jìn)口儀器設(shè)備的殘余價(jià)值。一方面，對于不同用途和類別的進(jìn)口儀器，根據(jù)科研進(jìn)度和儀器設(shè)備的發(fā)展不斷更新迭代，從而延長進(jìn)口儀器設(shè)備生命周期內(nèi)的有效生命；另一方面，建立儀器報(bào)廢期的全面評估機(jī)制，派專人負(fù)責(zé)完成儀器報(bào)廢處置期的評估工作，對儀器進(jìn)行溯源評估，盡可能全面收集儀器使用過程中的參數(shù)變化，積累進(jìn)口設(shè)備全生命周期管理的第一手資料，并將這些信息反饋給第一環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備期，降低儀器設(shè)備采購因前期調(diào)研不足遭遇問題的概率。

4 結(jié)語

全生命周期管理的進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程是一個(gè)閉環(huán)管理過程，環(huán)環(huán)相扣、尾首相連，構(gòu)成了儀器設(shè)備生命周期的質(zhì)量。對不同環(huán)節(jié)的不斷優(yōu)化、采集其運(yùn)行信息、完善儀器設(shè)備使用檔案的資料建設(shè)，是提高全生命周期管理進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購質(zhì)量基礎(chǔ)而又重要的工作。隨著“雙一流”大學(xué)的建設(shè)和發(fā)展，進(jìn)口儀器設(shè)備將繼續(xù)發(fā)揮其不可替代的作用，愿與同仁攜手進(jìn)行探索，發(fā)揮進(jìn)口儀器設(shè)備對教學(xué)和科研的支持作用。