新時期檔案管理模式創新思考

普春華

摘 要： 檔案本身有著記錄性質，主要是對一系列社會活動進行記錄并形成系統檔案，作為其他各項工作的重要參考。雖然，我國檔案管理模式逐步健全，各項管理制度也日益完善，但隨著現代社會的快速發展，檔案數據、信息量不斷增加，導致原有的檔案管理模式無法適應時代發展，必須要結合新時期的發展特點改變原有的檔案管理模式，提高檔案管理工作質量。本文將結合實際情況，對新時期下的檔案管理模式創新路徑進行詳細分析，以及為今后開展有關工作提供借鑒與參考。

關鍵詞： 新時期;檔案管理模式;創新

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.26.290

隨著我國科技的快速發展，現下各行業在生產過程中需要應用到的技術手段逐漸發生變化，現代科技逐漸取代了人工工作方式，極大程度上提高了工作效率，尤其是現下信息技術更為普遍，人們對信息技術與網絡的依賴程度也有所提升，這些都為檔案管理工作帶來了更大的挑戰，如何加快檔案管理變革、實現檔案管理模式創新成為事業單位必須要思考的重要問題。因此，聯系工作實際，分析新時期檔案管理模式創新路徑是十分必要的。

1 新時期檔案管理模式創新的重要性

檔案管理一直都是當前社會發展中一項重要任務，如文書檔案管理、科研檔案管理、基件檔案管理、人事檔案管理等，對于事業單位乃至國家發展都有著重要作用。新時期的到來，為檔案管理模式創新提供了便利條件[1]。一方面能夠深度發掘檔案信息，眾所周知檔案數據中隱藏了大量有價值的信息，尤其是在現代社會背景下，數據信息量明顯增加，在這樣的情況下其利用價值也會有所提升，信息技術的融入能夠幫助進行數據資料收集，在需要時及時查詢，加以分析，為事業單位今后開展的各項工作提供寶貴借鑒與參考;另一方面，有助于實現檔案資源共享，檔案管理是事業單位經營中的一個重要部門，在以往通常是游離在外的狀態，難以引起重視，然而新時期到來增加了事業單位在市場競爭中需要面對的壓力，若是各個部門之間的信息無法共享，將影響到管理工作，信息化技術的應用有助于構建起共享平臺，保證檔案信息可以通過這一平臺有效共享，充分發揮檔案數據信息的自身價值，減少溝通障礙，促進事業單位的穩步發展[2]。

2 新時期下檔案管理模式中存在的問題

檔案管理一直都是事業單位中的一項重點工作內容，記錄著各項活動數據與資料，內容十分復雜。隨著時代的發展，檔案管理涉及到的資料更多，生產項目內容更為復雜，且檔案形式開始朝著多樣化方向發展[3]。這也就使得原本的檔案管理模式無法適應現下的時代發展特征，暴露出較多的問題：（1）管理理念較為滯后，沒有完全意識到檔案管理的重要性，部分人員還片面的認為，檔案管理屬于邊緣化管理項目，對事業經營管理活動的影響較小，在長期這種觀念下，檔案管理人員并沒有在檔案管理中投入太多精力，工作思想沒有做出轉變，進而影響到現代檔案管理模式的構建，不利于事業單位的長久發展;（2）信息技術應用不夠完善，新時期下檔案管理對信息技術的需求量相對較大，要求也更為嚴格，然而現下事業單位并沒有利用資金強化基礎設施建設，導致檔案管理工作質量、效率難以提升，難以滿足檔案管理的信息化發展趨勢;（3）檔案資源保護力度不足，信息管理的實現雖然提供了一個便利平臺，減少了檔案管理過程中可能會遇到的難度問題，但由于信息化實現是建立在網絡之上，空間廣闊且開放性較強，無形中增加了檔案資源可能需要面對的風險問題，然而大部分事業單位沒有意識到這一點，缺少較為全面的信息保護意識，無法為檔案資源提供充足的保護技術，為檔案信息的安全存儲帶來較大隱患;（4）檔案管理人才匱乏，在以往的工作觀念中，檔案管理是一項較為邊緣的管理工作，且因其管理性質，導致事業單位通常會將非管理專業出身、一些年紀較大、缺乏管理經驗的人員安排到管理工作上，由于現代信息技術應用日益頻發，這些管理人員無法完全適應，個人能力難以完成現下高質量、高水平的管理工作，影響檔案管理效率。這些都是檔案管理模式在以往運行過程中存在的問題，需要在今后具體問題、具體分析，創新檔案管理模式，為新時期下事業單位發展累積優勢[4]。

3 新時期下檔案管理模式創新路徑分析

基于上述分析，目前事業單位工作活動中，檔案管理都是必不可少的重要內容，絕大部門的工作痕跡活動都會被記錄，能夠為其今后發展制定計劃提供借鑒參考，這也就需要檔案管理模式必須要符合現下時代發展需求，加強創新，提高管理質量。

（1）更新檔案管理理念

檔案管理理念是隨著時代發展而不斷變化的，檔案管理人員必須要具備現代化管理理念，才能不斷提高工作質量。這也就要求事業單位在實際工作與管理的過程中，重視對干部職工思想、檔案管理人員理念進行培訓[5]。首先，單位領導應及時轉變態度，加強對檔案管理工作的重視，學習現代檔案管理、信息化管理的有關知識內容，肯定信息化發展進程的重要作用，借此帶動下屬職工的工作積極性、主動性、創造性，起到榜樣作用，營造良好的檔案管理氛圍。其次，要重視對檔案管理人員思想的培訓，強化思政教育，使檔案管理人員能夠認識到檔案管理工作的重要性，使其在今后能夠更為自覺的參與到管理工作中。最后，不斷完善檔案管理制度，要求必須要結合實際新時期檔案管理與發展的特點，加快理念更新與落實，提高檔案管理工作質量，同時落實責任追究制度、激勵機制、獎罰機制等等，為檔案管理人員開展各項工作提供制度保障、增強工作信心和提供動力源泉。

（2）完善信息技術應用

信息技術的應用為檔案管理工作帶來了較大的優勢，全面提高了工作質量，對于深度發掘檔案管理知識有著重要作用[6]?；诖?，事業單位必須要加大資金上的投入，為信息技術的有效應用提供基礎設施與運行環境。一方面，必須保證檔案原始數據的精確性，對材料進行全面客觀的分析與審查，所有信息必須要在保證核查無誤以后，再錄入到數據庫中形成電子檔案;另一方面，則是要對所有的檔案資料進行分類編碼，保證在需要時能夠通過關鍵詞、編號等方式查找到資料，提高檔案資料的有效利用率。

（3）加大檔案資源保護力度

新時期下人們的生活、工作、學習方式等都發生較大變化，尤其是信息技術與互聯網絡的應用，改變了原有的生產工作模式。檔案管理作為事業單位工作活動中的一項重點管理項目，也開始逐漸駛入信息化進程。然而，網絡是一個較為開放的環境，自身就可能存在安全事故。為此，要實現檔案管理的信息化，必須要在加強網絡信息化檔案資源保護上下功夫。第一，重視防火墻設立，應根據檔案資源管理以及事業單位硬件設施的應用情況，科學使用防火墻，以實現有效干擾和攔截網絡黑客入侵的目的;第二，應該適當設立虛假檔案信息管理中心，同時隱藏真正的檔案信息，防止被網絡攻擊;第三，重視檔案資料數據備份，避免意外事故發生引起信息數據丟失的情況，全方面保證檔案信息數據的安全性、精確性，為事業單位各項工作的展開奠定基礎[7]。

（4）優化檔案管理人才結構

為了適應現代檔案管理模式，加快信息化進程，事業單位必須要對現有的人員結構進行優化，全面提高檔案管理人員的個人能力。對于檔案管理工作崗位上年紀較大、學習能力較差的人員，可以著重培養其傳統檔案管理模式，切實提高業務能力，滿足人工與信息化結合檔案管理模式的工作需求[8]。對于年輕、學習能力較強的人員，則著重培養信息化技術、設備等的使用能力，方便其真正參與到信息化檔案管理工作中，為構建全新的檔案管理模式奠定基礎。

結束語：綜上所述，隨著現代科技水平的不斷增長，檔案管理工作模式也有所變化，在數量與類型增加的同時，如何解決檔案管理問題、提高檔案管理工作質量成為事業單位必須要思考的重要問題。因此在今后事業必須要通過更新檔案管理理念、完善信息技術應用、加大檔案資源保護力度、優化檔案管理人才結構等方式，創新檔案管理模式，加快內部檔案管理工作變革，以此提高工作質量與效率，充分發揮檔案管理的優勢，為單位運行管理工作提供充分參考，促進單位各項事業進一步發展。

參考文獻

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