福建省醫(yī)療機構科研檔案管理現(xiàn)狀的橫斷面調(diào)查研究

黃艷

隨著我國綜合國力的日益增強，醫(yī)療水平在我國發(fā)展中的意義也日益受到重視。現(xiàn)在醫(yī)院管理不斷重視對醫(yī)院科研檔案的管理[1]。醫(yī)院科研檔案的管理對醫(yī)學的發(fā)展具有重要的意義，是醫(yī)院運營發(fā)展中的重要保證。隨著醫(yī)療機構的科研水平的不斷提升，對科研檔案管理的科研能力的要求也不斷提高。科研檔案管理人員科研水平的提高，可以進一步的推動醫(yī)院科研工作的開展[2]。為更好地掌握福建省醫(yī)療機構科研檔案管理現(xiàn)狀，分析管理中存在的問題，提出相應對策，以利于科研檔案管理工作的推廣和開展，故開展本研究，本研究為橫斷面調(diào)查。結(jié)合文獻[3-5]，制定調(diào)查問卷，并經(jīng)檔案學、管理學、統(tǒng)計學以及醫(yī)學各3名專家函詢，剔除、修改不規(guī)范題項，經(jīng)過2輪修改，確定問卷條目，形成正式調(diào)查問卷。科研檔案管理人員科研能力與缺乏檔案、科研知識、研究和解決問題的能力以及沒有參加專門的檔案公開課等專業(yè)培訓等因素有關，因此要提高科研檔案管理人員科研意識、檔案管理意識、工作責任心，刺激工作的積極性，給予績效獎勵機制等，還要經(jīng)常對他們進行檔案管理的專業(yè)培訓和科研管理的相關培訓等，提高寫作能力、學術水平、分析能力和統(tǒng)計能力等，從而能夠提高科研檔案管理人員的科研能力，促進他們科研能力的提升[6-8]。現(xiàn)報道如下。

1 研究對象和方法

1.1 研究對象

2019年1月—2019年2月，隨機抽樣法選取福建省福州及泉州地區(qū)醫(yī)療機構科研檔案管理部門，涵蓋二級以上醫(yī)院，采取發(fā)函方式進行問卷調(diào)查。共向福建省福州、泉州地區(qū)二級以上醫(yī)療單位機構發(fā)放調(diào)查問卷共40份，其中三級單位發(fā)放問卷9份，二級單位發(fā)放問卷31份，回收問卷35份，剔除無效問卷2份，共有33份有效問卷，有效回收率為82.5%。

1.2 研究方法

本研究為橫斷面調(diào)查。結(jié)合文獻，制定調(diào)查問卷，并經(jīng)檔案學、管理學、統(tǒng)計學以及醫(yī)學各3名專家函詢，剔除、修改不規(guī)范題項，經(jīng)過2輪修改，確定問卷條目，形成正式調(diào)查問卷，內(nèi)容包括各醫(yī)療機構科研檔案管理部門的人員構成情況、專業(yè)培訓情況及管理制度情況3部分。經(jīng)檢測問卷Cronbach α系數(shù)為0.793，量表具有相當?shù)男哦取?/p>

1.3 統(tǒng)計學分析

使用SPSS 23.0統(tǒng)計軟件錄入和分析數(shù)據(jù)，雙人核對、統(tǒng)一編碼，各醫(yī)療機構科研檔案管理部門的人員構成情況、專業(yè)培訓情況及管理制度情況采用頻數(shù)、率等進行描述性分析，并導出百分比條形圖進行表示。以各單位發(fā)表的論文數(shù)作為評價各單位科研現(xiàn)狀的指標，以各單位發(fā)表論文量的中位數(shù)為界，將各醫(yī)療機構的科研狀況分為良好與一般2種情況，通過χ2檢驗/Fisher精確概率法分析各醫(yī)療機構科研檔案管理現(xiàn)狀與科研現(xiàn)狀以及的關系（計數(shù)資料），表示方法為例（%）；對差異具有統(tǒng)計學意義的參數(shù)進行二項分類Logistic回歸分析，篩選出與醫(yī)療機構科研現(xiàn)狀相關的獨立相關因素。P＜0.05為差異有統(tǒng)計學意義。

2 結(jié)果

2.1 科研檔案管理人員一般情況

圖1 各醫(yī)療機構從事科研檔案管理工作人員的一般情況

圖2 各醫(yī)療機構科研檔案管理人員的專業(yè)培訓情況

各醫(yī)療機構從事科研檔案管理工作人員的一般情況如圖1所示。調(diào)查結(jié)果顯示，各機構科研檔案管理工作中為檔案專業(yè)的人員有3個（9.1%），由醫(yī)學專業(yè)人員從事科研檔案管理工作的有24個（72.7%），由其他專業(yè)人員從事科研檔案管理工作的有6個（18.2%）。科研檔案管理人員中最高職稱為初級的人數(shù)為15個（45.5%），中級的有12個（36.4%），高級的有6個（18.2%）；最高學歷為本科以上的人數(shù)為9個（27.3%），本科的有21個（63.6%），專科的有3個（9.1%）。各機構中由專職人員從事科研檔案管理工作的人員有3個（9.1%），由兼職人員負責的有30個（90.9%）；而各機構中具有持續(xù)該工作達5年以上的人員僅有6個（18.2%）。

2.2 科研檔案管理人員專業(yè)培訓情況

各醫(yī)療機構科研檔案管理人員的專業(yè)培訓情況如圖2所示。在所調(diào)查的醫(yī)療機構中，科研檔案管理人員曾進行過醫(yī)學專業(yè)知識培訓的數(shù)量有18個（54.5%），科研檔案管理人員接受檔案專業(yè)知識培訓的數(shù)量有12個（36.4%），科研檔案管理人員參與論文發(fā)表的單位有12個（36.4%）。所有科研檔案管理人員均能掌握辦公室軟件操作，但是沒有人員在單位內(nèi)接受過檔案管理公開課教育。

2.3 各醫(yī)療機構科研檔案管理制度情況

各醫(yī)療機構科研檔案管理制度情況如圖3所示。在所有機構中，使用專門的檔案管理系統(tǒng)軟件的單位有12個（36.4%）。所有單位的科研檔案管理人員均能主動收集檔案資料，然而醫(yī)生能夠主動上交科研檔案的結(jié)果只有3份（9.1%）。大多數(shù)單位存在檔案借閱的情況（27/33，81.8%），而設立檔案借閱權限的數(shù)量為12份（36.4%），建立檔案借閱監(jiān)督機制的數(shù)量也只有12份（36.4%）。所有醫(yī)療機構的科研檔案存檔方式均為同時進行紙質(zhì)和電腦存檔。另外，所有單位均為對科研檔案管理人員建立績效考核制度。

2.4 相關性分析

各醫(yī)療機構近3年平均每年發(fā)表論文數(shù)為20～540篇（中位360篇），以各單位發(fā)表論文量的中位數(shù)360篇為界將各醫(yī)療機構的科研狀況分為良好與一般2種情況，經(jīng)過χ2檢驗后發(fā)現(xiàn)，以科研檔案管理人員的最高學歷、職稱、工齡、接受檔案專業(yè)知識培訓、接受醫(yī)學專業(yè)知識培訓、科研檔案管理人員參與論文發(fā)表、應用檔案管理軟件、設置檔案調(diào)閱權限、設置檔案調(diào)閱監(jiān)督等因素與各醫(yī)療機構的科研狀況相顯著相關，P＜0.05（詳見表1）。對上述相關因素進行二項分類Logistic回歸分析，結(jié)果如表2所示，科研檔案管理人員的工齡、科研檔案管理人員參與論文發(fā)表以及接受檔案專業(yè)知識培訓是醫(yī)療機構科研狀況良好的獨立相關因素。

表1 科研檔案管理工作人員構成、專業(yè)培訓及管理制度與醫(yī)療機構科研狀況的相關性分析 [例（%）]

表2 醫(yī)療機構科研狀況的相關因素的Logistic回歸分析

圖3 各醫(yī)療機構科研檔案管理制度情況

3 討論

通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，科研檔案管理人員的科研能力與畢業(yè)專業(yè)有關，大多數(shù)科研檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)人員[9]。醫(yī)院的學術水平和科研主要體現(xiàn)在自然科學，而科研檔案管理主要是軟科學方面[10]。醫(yī)院科研檔案在醫(yī)院臨床試驗中具有重要的參考和借鑒價值，能夠有助于開展科學研究，在醫(yī)院的科學創(chuàng)新發(fā)展中具有重要的作用[11]。隨著醫(yī)院的發(fā)展和壯大，醫(yī)院科研人員的科研能力也相應得到提升，科研立項不斷增加。醫(yī)院每年都會有產(chǎn)生大量的科研檔案，在科研平臺建立和完善的同時，也形成了大量有儲存價值的科研相關檔案[12]。因此，對醫(yī)院科研檔案管理人員的學術水平和科研能力的要求也不斷提高。越來越多的科研檔案管理人員對科研重要性的認識加深，但對科研課題的廣度和深度的認識還需要提高[13]。基于以上原因，本文選擇對醫(yī)療系統(tǒng)科研檔案管理人員的科研能力進行調(diào)查研究，希望能有一些新的啟迪，從而促進科研檔案管理人員科研能力的提升，更好地為科研人員提供服務。

圖1結(jié)果顯示，參與調(diào)研的人中具有檔案專業(yè)知識背景的人僅占9.1%，而絕大多數(shù)科研檔案管理人員為具有醫(yī)學背景的人員，科研檔案的管理涉及項目相關的各項材料，要求管理人員既需要具備一定的科研基礎，又應具有檔案管理知識，因此，在目前醫(yī)院的科研檔案管理工作中缺乏系統(tǒng)的、專業(yè)的管理模式。同時，大多數(shù)醫(yī)院沒有設立專門科研檔案管理人員，90.9%的管理人員為兼職，可能對其他的管理工作無法兼顧，并且，絕大多數(shù)管理人員工作年限為5年以下，存在對科研檔案管理工作經(jīng)驗不足的問題，容易造成管理過程中的失誤。

從圖2結(jié)果中發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)療機構側(cè)重于對醫(yī)學知識的培訓，對科研檔案管理工作的重視程度不足，有36.4%的人員接受過單位提供的檔案專業(yè)知識培訓，而沒有人員接受過檔案管理公開課教育，管理人員在管理方面可獲得的學習機會較少，個人業(yè)務能力無法得到專業(yè)的指導和提升。因為科研檔案具有很強的專業(yè)性，而兼職人員又沒有在單位內(nèi)接受過檔案管理公開課教育，很難做到對科研檔案有學術上的深入研究。

圖3的分析顯示，科研檔案管理制度不規(guī)范，超過半數(shù)人員所在機構無檔案管理軟件，不利于日常的科研檔案管理。此外，僅有少數(shù)醫(yī)生能主動上交科研材料，使管理人員需要投入更多的時間和精力進行材料的管理，管理過程中人力成本消耗高。另一方面，多數(shù)醫(yī)療機構設有檔案借閱制度，但其缺乏相應的監(jiān)督管理機制，增大檔案管理過程中材料的泄露、損壞、遺失等風險。本次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，所調(diào)查的醫(yī)療機構均不設有科研檔案管理方面的績效考核，無相應的獎懲制度，缺乏對管理人員工作的監(jiān)督，且不能充分調(diào)動管理人員的工作積極性。

醫(yī)院科研檔案管理模式的改革創(chuàng)新迫在眉睫。醫(yī)療機構應將職能部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)和聯(lián)動起來，使檔案管理工作更具效率，同時增加對檔案管理人員的培訓，加強其對科研檔案管理工作的理論探索和實踐，并通過“以師帶徒”、提供經(jīng)費保障等措施完善檔案管理模式。

4 結(jié)論

隨著醫(yī)療機構的科研水平的不斷提升，對科研檔案管理的科研能力的要求也不斷提高。科研檔案管理人員科研水平的提高，可以進一步的推動醫(yī)院科研工作的開展。本研究顯示，科研檔案管理人員科研能力與缺乏檔案、科研知識、遇到新問題針對問題去研究以及沒有參加專門的檔案公開課等專業(yè)培訓等因素有關，因此要提高科研檔案管理人員科研意識、檔案管理意識、工作責任心，刺激工作的積極性，給予績效獎勵機制等，還要經(jīng)常對他們進行檔案管理的專業(yè)培訓和科研管理的相關培訓等，提高寫作能力、學術水平、分析能力和統(tǒng)計能力等，從而能夠提高科研檔案管理人員的科研能力，促進他們科研能力的提升。