淺談新時代如何做好檔案管理工作

史小娟

摘 要：隨著信息化時代的到來，很多行業都通過改革創新來適應新時代的發展要求，順應時代的發展趨勢，以使自己能夠快速的加入到激烈的市場競爭中。企業的檔案管理工作也是如此。面對新時代環境的多變，檔案管理工作也要積極進行思考和探索，不斷優化管理策略。本文先對檔案管理進行了闡釋，進一步分析了新時代檔案管理中出現的問題，新時代開展檔案管理工作的具體方法。謹以此文，希望能給廣大企業管理者帶來參考和幫助。

關鍵詞：新時代;檔案;管理工作

在新時代下，傳統的檔案管理方式，資料收集手段、管理方式都比較陳舊，服務的形式也相對單一。

一、檔案管理概述

1.檔案管理的涵義

檔案是一種歷史文件，它完成了文書的處理程序，對信息進行了傳達和記述，而保存下來留以備用。檔案形成于企業的各項工作環節中，并具有一定的保存價值，通過各種形式進行記載，能夠幫助領導層進行科學、有效的決策，對企業后續工作的查考也有一定的意義。做好檔案的管理，應當建立健全相關的管理制度，同時將檔案管理的相關配套設施落實到位，不斷吸收先進檔案管理的經驗，適應新時代的要求，從而逐步培養檔案管理人員，使企業的檔案管理更好地為企業服務。

2.檔案管理的必要性

檔案是企業內部或者行業內的一種科學依據、也是資源、更是一種財富。檔案屬于一場活動中的真實記錄，更是檔案事業中的重要構成部分，通過了解檔案能夠真切的再現當時所發生的事件。所以，重視檔案管理這份工作，對于一些機關、單位、企業等都具有提升工作效率的積極意義。

檔案管理工作的高效與否，關系到一個企業的管理水平及經營狀況。檔案會對企業的一些歷史資料進行記載，能夠幫助企業去分析內部的業績情況，從而指導企業進行科學發展，檔案是企業規劃發展方向，進行科學決策的重要依據。

在新時代背景下，企業要做好檔案管理工作，不斷更新企業對于檔案管理的理念，用于探索新的管理方式。檔案管理能夠與企業的經營管理有機結合，共同決定企業最終的決策，影響到企業對未來發展戰略規劃制定。因此做好檔案管理工作，能夠使企業在市場競爭中的地位得到提升，也能促進企業的可持續發展。

二、新時代檔案管理中出現的問題

1.檔案管理工作不受重視

企業檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現出來的，記錄企業生產經營活動中具有保存價值的信息材料，其對企業、個人的發展具有重要的借鑒參考作用。企業檔案是企業歷史沿革的記載，更是一些核心技術、重要管理經驗、成功之道的有效載體。在提高企業之間競爭力時期，這些信息都是企業成長發展的關鍵要素，一旦泄露對企業的打擊將是毀滅性的。

很多企業對于檔案管理工作未能引起足夠的重視，將工作的重心都放于經濟效益及其他方面。而且，一些檔案管理人員甚至是由其他人員兼任，在日常工作中不能利用有效的時間，檔案工作的各環節，不能達到預期的效果，因是兼職故對檔案管理工作的重視程度也不夠，致使企業很多的檔案資料未能及時收集，存在企業內部的檔案資料不夠全面，在提供利用時無法查找相關資料，檔案的作用就不能很好地發揮，從一定程度上影響了企業的發展需求。

2.檔案管理與實際服務的銜接度不夠

檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業的后續發展服務，如核查資料的準確性，為企業發展提供可鑒的資料等作用。但當前的檔案管理工作，未能將管理與實際的服務環節有效銜接起來。在企業員工中加大對企業檔案管理的宣傳力度，讓企業自己的員工了解自己企業檔案管理工作的細節，提升企業檔案管理在企業內部員工中的認識度。

一方面，部分檔案管理人員并未對檔案的利用價值引起重視，檔案資料的科學性、規范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”，對企業員工、群眾的服務還需加強。檔案管理與服務相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務工作有機結合，才能最大程度地發揮檔案的價值。

另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，企業各相關部門的人員，對日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時，會被人為地設置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動，以至于影響檔案工作按計劃整體推進。

上述原因的影響，在歸檔資料的收集、整理、鑒定、分類等過程中，致使檔案的收集使工作人員缺乏工作積極性，對其工作的認識出現偏差，并不能嚴謹而認真地對待工作，就會使一部分檔案出現流失，進而影響到企業檔案的完整度，很多文件會出現遺失，甚至出現檔案斷帶的不良現象。檔案資料收集管理工作專業性較強，收集方式各有不同，因此對一些特殊部門的資料，采用由檔案管理人員協助資料的收集、整理、歸檔等日常工作，形成多渠道的檔案收集工作，確保檔案收集工作低成本、高效率，同時也能保證資料的完整性。

3.檔案管理人員的素質有待提高

一些個別單位或企業中的檔案管理人員對于自身的工作素養沒有更高的要求，單位或者企業中的檔案管理工作人員也經常性的發生變化，新的工作人員還要不斷地去適應這份工作，這對于檔案管理工作的深入發展具有一定的阻礙作用。

新時代背景下，對檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統的檔案管理形式已不能適應新時代的發展要求了。因而，檔案管理人員的業務水平也需及時提升，如今，新的科學技術層出不窮，先進的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯網信息技術的發展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業的內部網絡系統，會使得企業內部檔案泄露的風險大大增加，從而給企業帶來很大的安全隱患。

因而檔案管理人員的專業能力以及綜合素養對于檔案管理工作而言，都十分重要。在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網格技術的綜合型檔案管理人才。

三、新時代開展檔案管理工作的具體方法

1.重視檔案管理工作

新時代下，要更好地開展檔案管理工作，首先就要得到企業相關領導的支持與重視，這是檔案管理工作高效運轉的一個前提條件。領導者要充分認識到檔案管理對于企業發展的重要作用，積極著手檔案管理工作。

一方面，企業相關部門的領導，對檔案管理工作要高度重視，促進公文成功向檔案進行轉化。公文處理是文秘工作的重點，同時又是檔案資料的主要來源和基礎。因此，文秘工作與檔案管理工作的關系，可以說是相輔相成、密不可分的關系。嚴格規范公文的管理工作，使文秘工作與檔案管理工作有機地進行融合。對于檔案管理部門的文件資料管理工作，要加強控制，保證公司檔案的質量。同時盡可能避免出現重復建檔的現象，提高檔案管理工作的效率，也能保證文書工作的科學性與合理性。

另一方面，要完善檔案管理工作所需的基礎設備。上述講過，相關機構以及人員都得到了保障，還需要落實相關的硬件設施，也就是基礎的檔案設備。檔案部門首先要有獨立的辦公區域或場所，以此保障檔案管理人員能夠專心工作，檔案工作的質量也能得到保障。此外，還要購入一些配套的檔案設備，比如像計算機、復印及打印設備、粉碎機等，使得檔案管理工作能夠高效地開展。另外，檔案管理人員在工作中要注重細節，在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質文件，為保持這些文件之間的有機聯系，確保同一活動中形成的電子檔案管理的信息完整性，應盡可能將這些紙質文件作數字化處理，作為電子文件一并保存。

最后一個方面應該強化宣傳帶動。加大檔案工作的宣傳力度方面，提升工作效率，讓收集工作成為一種日常工作必須要做的事情，為檔案工作人員提供必須的條件，不再被動收集歸檔資料，使公司各部門樹立實時收集具有保存價值的電子、紙質文件材料的意識，如發現該存而未存的電子材料和紙質資料應主動向有關人員跟蹤索取。

2.加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時檔案管理工作的專業性和技術性也很強，這就需要檔案管理人員，要以嚴謹的態度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個環節的具體工作。進而確保各個環節都能做到精準，工作的質量有保證，便于后期企業對檔案資料的查閱和利用。

檔案管理人員要對工作具有責任心與敬業精神，對檔案要有一定的職業敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學習，可以身邊常備檔案業務相關書籍等資料便于及時查閱，不斷提升自己業務水平和競爭力，更好地服務與檔案管理事業。

企業層面也要積極組織檔案工作者進行培訓和進修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學習，拓展知識層面，以提升其管理、服務的效率和業務水平，這對企業的長遠發展十分重要。建立相關的獎懲機制，讓員工能夠自覺接受學習，不斷學習相關的專業技術， 提升自己的業務能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內容、性質，明晰自己的職責。同時企業還可以制定出自己企業的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關部門明確工作職責，更好地進行檔案管理工作。

3.運用信息技術的同時，重視檔案信息資料的安全問題

當今時代是信息化的時代，互聯網技術、大數據技術廣泛應用于各行各業。企業的檔案管理工作也可以充分借助這些先進的技術，來實現自身的高效運轉。嘗試建立一個檔案管理系統，將無線網作為前提，智能化電子設備作為基礎，打造出一個安全、高效的平臺。同時，將檔案資料進行電子的備份，防止出現紙質檔案資料的丟失、損毀而造成不必要的損失。

新時代下，互聯網高速發達，檔案管理工作的安全問題不得不引起很多企業的重視。首先要建立起相關的檔案安全保障體系。著手完善防護系統，采用當下的先進技術，對計算機進行加密處理，防止感染病毒、木馬，遭受黑客攻擊。其次，還可以借助照片修復技術、電子信息恢復技術、音頻及視頻的處理技術等，將其運用與檔案管理工作中，使檔案管理的安全系數逐步提升。另外，通過將紙質檔案電子化，并建立企業檔案數據庫，不僅有利于企業檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找，還可以提高企業檔案管理的工作效率。

4.重視公文材料的完整性，注重細節，從平時做起

在全新歷史時期，檔案管理工作已經發生了深刻的變化，并且取得了突出的成效。但是在檔案管理工作系統和管理結構當中依然存在著不少弊端，需要相關工作人員結合當前檔案管理的發展實際和科學技術的發展水平，對檔案管理制度做出適當的創新，進一步加快檔案管理水平的標準化和現代化進程。在實際的檔案管理工作開展過程中，應該加快構建檔案管理工作化標準體系，建立相應的管理機制。為了更好的迎合時代發展，還需要對檔案管理的內容做出進一步的豐富和完善，將檔案涉及到的音頻材料，視頻材料以及檔案所需要記錄的重大事件，重要人物等各種文獻信息全面收錄進去，通過利用完善的影像資料，能夠進一步完善檔案管理工作，同時還能夠實現檔案管理的創新，為社會大眾提供更加精確性，科學性完善性的檔案材料，彌補傳統檔案管理工作中的不足，保證檔案信息的全面性。另外，公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。公文本身的質量，決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打好基礎。檔案管理人員在歸檔初期，就要對公文中的材料進行仔細的檢查。如果發現存在未歸檔的附件，應及時進行催要。對于沒有按時交回的外來文件，也要不斷跟進并收回，防止文件在散落在個人手中出現遺失，從而保證公文材料的完整性。

5.強化檔案資源的開發利用

改革開放40多年以來，國家經濟體制發生了深刻的變化，并且不斷加強深化改革，中國特色社會主義市場經濟已經成為我國經濟的主要表現形式，在新時期要想提高檔案管理工作效率，實現檔案管理和市場之間的有效對接，就需要進一步增加檔案管理工作的服務性，要堅持以服務為出發點和落腳點，對檔案資源當中的有價值的信息進行深度的開發和挖掘，提高檔案資源的利用效率。新世紀以來，我國經濟發展取得了突出成就，社會大眾的思想認知和文化素養得到了進一步提升，社會大眾對檔案認知程度和理解程度比以往更加深刻，因此就需要我們充分利用檔案所蘊含的各種有價值的信息，做出進一步的研究和開發，提高檔案資源對社會的貢獻，以此來發揮檔案的文化創造能力。深化檔案資源的開發和利用，能為社會大眾提供更加專業化全面化的檔案信息，并且能夠滿足不同層次大眾的需求，從而更好的凸顯檔案的服務職能。

綜上所述，檔案管理工作對企業發展的重要性不言而喻。企業管理者要重視檔案管理工作，加強對檔案管理人員的培訓。與此同時，在運用信息技術的同時，也要注意檔案信息資料的安全問題。同時，應積極的思考在服務方式創新上的新方法新思維只有這樣，檔案管理工作才能最大程度地發揮其應有的價值，更好地服務與企業的發展。

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（作者單位：蘭州中川國際機場有限公司）