高職院校實現(xiàn)財務無紙化辦公管理實證研究

柯依琳

隨著我國當前信息技術和計算機技術的不斷發(fā)展，信息技術和計算機技術已經(jīng)滲透于各行各業(yè)中，各行各業(yè)的工作模式以及工作載體發(fā)生了一定的改變。例如在高職院校財務工作中融入信息技術，可以實現(xiàn)無紙化的辦公管理，相關高校的財務管理人員要結(jié)合無紙化辦公管理的特點以及工作范圍，對原有財務管理模式進行有效的創(chuàng)新以及改革，從本質(zhì)上實現(xiàn)高職院校財務無紙化辦公的成功轉(zhuǎn)型。

為了使高職院校財務無紙化辦公管理工作的有序進行，相關工作人員要加強對無紙化辦公管理的重視程度以及認識，結(jié)合高職院校財務工作的需求以及要求制定新型的管理模式以及管理理念。數(shù)字化資源的電子化已經(jīng)成為推動高職院校財務管理水平提高的重要影響因素，因此相關工作人員要加強對這一問題的重視程度，加深對高職院校財務無紙化辦公管理的力度。

一、財務無紙化辦公管理的簡介

在高職院校財務無紙化辦公管理的過程中，相關管理人員需要認識到財務無紙化辦公管理的新范圍以及主要的工作重點，這樣才可以保證后續(xù)工作的有序進行。在當前時代下，隨著我國信息技術的不斷發(fā)展，電子技術和智能化技術得到了飛速的發(fā)展，從而產(chǎn)生了一些電子化的財務資料理，與此同時在財務無紙化辦公的過程中，能夠?qū)⒁恍┴攧招畔眯畔⒒募夹g進行廣泛的處理，并且在利用信息技術是還可以引入一些先進的軟件，對財務信息進行全面的儲存，在實際工作的過程中，當財務工作人員想要獲取一些信息時，那么就可以在這一系統(tǒng)中進行信息的調(diào)取以及總結(jié)，整個工作流程和工作過程都是非常便捷的[1]。在當前時代下，在高職院校的財務工作中，儲存技術的日益成熟，使得整個財務管理工作更加的便捷，相關工作人員也可以將財務資料進行遠距離的運輸，并且和學校的領導人員進行在線的溝通和交流。在進行高職院校財務無紙化辦公的過程中，還存在著諸多的問題，例如材料的真實性以及可靠性，所以相關工作人員在進行高職院校財務辦公管理的過程中，要結(jié)合我國相關的法律法規(guī)，科學而有序的進行電子資料無紙化的工作。其次財務無紙化辦公也符合當前社會發(fā)展過程中綠色環(huán)保和節(jié)約資源的發(fā)展理念，這主要是由于高職院校的財務資料和財務工作都是相對來說較為復雜的，隨著財務工作的不斷推進和高職院校的不斷發(fā)展，在今后所產(chǎn)生的財務資料會越來越多，因此為了節(jié)約資源，提高工作人員的工作效率，要利用財務無紙化辦公的理念，對原有的工作模式和財務管理方式進行有效的改革以及創(chuàng)新，這樣一來會有效的節(jié)約紙張和其他人力資源的浪費，并且實際效果也是比較顯著。無紙化的財務信息在閱讀方面是比較清晰和便捷的，所以高職院校在當前時代下進行財務管理工作轉(zhuǎn)型時，要積極的推進財務無紙化管理工作的有序進行，結(jié)合高職院校的財務管理需求以及管理要求，明確無紙化辦公的主要方向以及重點的工作內(nèi)容，從而使得高職院校的財務管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)成功的轉(zhuǎn)型，彰顯信息技術的優(yōu)勢和作用。

二、高職院校財務無紙化辦公存在的問題

在當前時代下推進高職院校財務無紙化辦公管理是非常重要的，相關工作人員要加強對這一問題的重視程度，但是由于我國無紙化辦公發(fā)展時間較短，所以一些高職院校在進行財務物質(zhì)化辦公的過程中還存在諸多的問題，嚴重影響了實際辦公管理效率的提高，針對這種情況，相關工作人員要對這些問題進行深入的分析，找出原因從而提出針對性的解決措施，推動高職院校財務無紙化辦公管理工作的有序進行。從整體上看，高職院校財務無紙化辦公管理存在的問題主要有以下幾個方面：

（一）財務人員管理觀念的問題

在高職院校的財務部門中，大多數(shù)的工作人員并沒有加強對財務無紙化辦公的認識以及重視程度，這部分工作人員仍然運用傳統(tǒng)的工作模式以及工作理念，或者是一些年齡較大的財務管理人員對電子化會計資料信息的安全性存在著較大的疑惑以及質(zhì)疑，在這種傳統(tǒng)的工作思想中仍然更加傾向于在書面上進行書寫的傳統(tǒng)工作模式，在利用新技術進行財務信息收集和總結(jié)的過程中，經(jīng)常會存在著抵觸的心理，這在一定程度上嚴重的影響了高職院校財務無紙化辦公的成功轉(zhuǎn)型。另外一些財務管理人員在利用當前先進的信息技術對財務信息進行處理和收集的過程中，并沒有提高自身的信息技術水平，也沒有充分的發(fā)揮當前先進信息技術工作手段的優(yōu)勢，所運用的信息技術只是停留于表面，無法從本質(zhì)上進行財務無紙化辦公的成功轉(zhuǎn)型。

（二）財務資料管理系統(tǒng)的風險

在高職院校所進行的財務無紙化辦公轉(zhuǎn)型工作中，整個工作流程是相對來說較為復雜的，并且要耗費一定的時間才可以進行成功的轉(zhuǎn)型，財務資料的無紙化管理并不是將紙制化的資料打印取消，要從整體性的角度進行成功的轉(zhuǎn)型，高職院校為了保證無紙化辦公管理工作的有序進行，還需要建立完善的管理制度，給實際的工作帶來重要的支撐[2]。但是在無紙化進行的過程中，需要充分的考慮前端業(yè)務的流程設計，從整個業(yè)務系統(tǒng)入手實現(xiàn)成功的改革以及轉(zhuǎn)型。在財務資料儲存的過程中，由于整個網(wǎng)絡環(huán)境是相對來說較為復雜的，假如相關工作人員并沒有在財務管理信息中制定完善的安全防護措施的話，那么會造成大量財務信息的丟失或者是遺漏，嚴重影響了財務無紙化管理工作的有序進行。

以上就是存在于當前高職院校財務無紙化辦公管理中的問題，相關工作人員要樹立現(xiàn)代化的工作理念，加強對財務無紙化辦公管理的認識，從這些問題入手制定完善的解決方案，并且加強和社會上技術人員之間的溝通和交流，從而制定出符合高職院校財務管理工作要求的財務無紙化辦公管理體系和辦公模式，提高高職院校財務管理的水平。

三、高職院校實現(xiàn)財務無紙化辦公管理的路徑

（一）加強對財務管理人員的技能培訓

為了使每一個財務管理人員能夠積極的配合高職院校進行財務無紙化辦公管理的轉(zhuǎn)型，相關管理人員要加強對這部分財務工作人員的培訓力度，通過系統(tǒng)性的培訓，使這部分工作人員能夠認識到進行高職院校財務無紙化辦公管理轉(zhuǎn)型的必要性，并且積極的配合相關工作人員完成日常的工作[3]。在培訓活動中，既要向這部分工作人員講述財務信息化系統(tǒng)管理的內(nèi)容，還要向這部分工作人員講述，在進行信息化管理過程中很有可能遇到的風險，使得每一個工作人員在實際工作的過程中能夠明確會計資料無紙化管理應當注意的問題以及很有可能遇到的突發(fā)情況，這樣一來，這部分工作人員可以提高自身的工作積極性以及工作熱情，學習一些新的技術和新的無紙化管理方法，對自身原有的管理思路和管理方法進行有效的改革以及創(chuàng)新，將原來的憑證打印裝訂保管轉(zhuǎn)換為對系統(tǒng)的優(yōu)化以及監(jiān)督，利用先進的信息技術手段和財務管理系統(tǒng)對財務信息進行檢查和分析，這樣一來不僅可以降低財務管理人員的工作壓力，還可以提高實際財務管理工作的效率。因此管理人員在對高職院校財務管理工作進行無紙化轉(zhuǎn)型的過程中，要加強對財務工作人員的培訓力度，從而使得每一個工作人員能夠認識到在當前時代下進行無紙化轉(zhuǎn)型的必要性以及緊迫性。

（二）對無紙化管理系統(tǒng)進行精心的設計

高職院校在進行財務無紙化辦公轉(zhuǎn)型的過程中，要建立和設計完善的財務管理系統(tǒng)，從而為后續(xù)工作奠定堅實的基礎。由于高職院校財務資料信息所涉及到的內(nèi)容比較多，例如高職院校中的業(yè)務和行政方面的內(nèi)容，因此為了保證會計資料無紙化管理的順利進行，相關管理人員在日常工作的過程中要加強和其他部門工作人員之間的溝通以及交流，從而保證項目的順利實施。另外，相關財務工作人員還需要對高職院校的財務信息進行有效的分類以及匯總，將日常業(yè)務和非日常業(yè)務進行相互的融合，從源頭入手結(jié)合高職院校財務信息的類型，構(gòu)建完整和完善的財務管理系統(tǒng)。在進行無紙化管理系統(tǒng)設計的過程中，要在源頭上進行封閉性的系統(tǒng)設計，防止材料在儲存的過程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。此外，還需要將部分業(yè)務和財務部門的工作職能進行層次性的無紙化轉(zhuǎn)型，加強對整個財務管理系統(tǒng)的測評以及審核，相關工作人員可以聘請社會上的一些專家學者，對高職院校的財務管理系統(tǒng)的問題進行深入的分析以及研究，并且提出相應的整改措施，從而使得高職院校的財務管理系統(tǒng)更加符合高職院校財務管理的需求。

（三）提高財務資料信息的安全性

上文已經(jīng)提到，由于整個網(wǎng)絡系統(tǒng)是相對來說較為復雜的，并且在網(wǎng)絡這一大的環(huán)境中會存在一些安全隱患，所以為了實現(xiàn)高職院校財務無紙化辦公的成功轉(zhuǎn)型，相關工作人員要提高財務信息的安全性，改善實際的工作效果。首先要加強對計算機機房的管理，嚴格的落實和執(zhí)行安全防范措施，防止無關的人員深入到機房中進行財務資料的提取，在機房中可以采用指紋識別或者是人臉識別的方式，并且當相關工作人員進入到機房中后，系統(tǒng)要對這名工作人員的工作行為進行跟蹤，并且進行數(shù)據(jù)的記錄，這樣一來不僅方便后續(xù)的管理，當機房出現(xiàn)一些安全事故時，那么也可以從源頭入手，查出可疑人員，最大程度的保證信息的安全性。其次，在實際工作的過程中，要建立賬號權(quán)限的管理系統(tǒng)，從信息的使用和查詢方面進行權(quán)限的設置，對于不同工作職能的財務工作人員來說，要進行層次性的管理，授予不同工作人員不同的權(quán)限，當非授權(quán)的用戶進入到登錄系統(tǒng)時，系統(tǒng)會自動化的鎖定這名用戶，并且禁止這名用戶的一些違規(guī)行為，對于情節(jié)較為嚴重的情況來說，系統(tǒng)還可以進行自動化的報警，維護財務信息的安全。

四、結(jié)語

為了提高高職院校財務管理的水平，相關工作人員要認識到在當前時代下進行高職財務無紙化辦公轉(zhuǎn)型的重要作用以及實際意義，對當前財務工作無紙化辦公所存在的問題進行深入的分析以及研究，加強對無紙化辦公的認識，并且還要對財務工作人員進行信息技能上的培訓，從而使得財務工作人員可以有條不紊的進行無紙化的辦公。

（作者單位：廣東輕工職業(yè)技術學院）