《企業檔案工作規范》解讀

第八章? 企業檔案信息化建設

二、電子文件的歸檔要求

8.2.6? 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

1.歸檔要求（見本刊2020年第8期）

2.整理方法

歸檔電子文件以件為單位整理。

（1）同一全宗內的文書類電子文件按照年度——保管期限——機構（問題）或保管期限——年度——機構（問題）等分類方案進行分類。

（2）產品研制或工程設計過程中形成的電子文件應以產品型號、研究課題或建設項目為單元按電子文件類別分別保管。

①圖形、圖像類文件按產品隸屬或分類編號順序排列，由幾個產品組成的復雜產品，按總體、分系統、單機排列;建設項目按設計、施工、結構、維護管理等順序排列。

②數據文件按計算、試驗、設計等屬類進行整理。同一屬類文件按自然形成規律排列。

③文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。

④計算機程序按形成時間順序排列。

（3）按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。存儲歸檔電子文件的光盤，應附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬件平臺等。

①歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤。

②編號：歸檔項目電子文件的光盤編號，由檔案類目號、項目代號、電子文件類別代碼、光盤序號組成。其形式及填寫方法如下：

a）檔案類目號按檔案分類執行，根據需要可用到二級類目號。

b）項目代號指產品代號、課題代號以及建設項目代號等。各類代號由標準或業務主管部門給定。

c）電子文件類別代碼用字母表示。其中：G——圖形文件，I——圖像文件，D——數據文件，T——文本文件，P——計算機程序。如遇到一個光盤中存儲一種以上類別的電子文件時，應將所包含的類別都分別填寫上。

d）光盤序號是光盤排列的順序號，出阿拉伯數字組成。

③套別：歸檔電子文件套號，用大寫英文字母A或B表示，A表示封存保管，B表示查閱利用。

④名稱：歸檔項目名稱。

⑤密級：盤內存儲的電子文件的最高密級。

⑥保管期限：盤內存儲的電子文件的最長保存時間。

⑦軟、硬件平臺：識別或運行光盤電子文件的軟、硬件環境。

⑧歸檔的電子文件，應根據其類別等將已整理好的電子文件按順序寫入光盤，光盤寫入的具體操作，可與形成部門共同完成。

（4）電子文件經整理后，按項目填寫“電子檔案登記表”（格式如附錄GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規范表A.1、表A.2）一式兩份。

（5）編寫歸檔說明

①編寫內容：項目名稱、任務來源、主要技術（指標）要求、完成任務過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負責人、參加人、起止日期、密別、頁數據、歸檔號、形成單位負責人簽字、檔案接收單位負責人和接收人簽字、蓋章。

②編寫要求：文字力求簡練、準確，字跡清晰，書寫工整。

（6）對歸檔的電子文件進行著錄。

所謂著錄，是指在編檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。對歸檔電子文件的著錄應參照《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）進行，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識，如責任者、操作者、背景信息、元數據等。歸檔電子文件著錄的項目和內容應盡量通過電子文件生成和歸檔系統的自動提取來完成，以提高著錄的準確性，減輕勞動強度。

（7）將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄。

3.電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄GB/T 18894-2002電子歸檔與管理規范表A.3）。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

（此部分未完待續）