關于加強教育考試機構檔案管理工作的思考

陳立鵬

檔案作為各項工作中形成的具有保存考究價值的資料，是各項工作開展情況的真實反映，在記錄歷史、傳承經驗中發揮著重要的基礎性支撐性作用。教育考試檔案作為對過去招生考試工作的記錄，為教育考試組織者提供了重要指導依據和必要參考手段，對各項招考工作的有序開展具有重要指導意義。目前，教育考試機構在檔案管理上還存在一些現實問題，需要加以重視和研究解決。

一、做好教育考試機構檔案工作的重要意義

（一）做好檔案工作是對招生考試事業負責

檔案工作的一項重要價值就是實現工作成果的再利用，來年的工作怎樣做，在當年閉合的卷宗中已經有所體現，檔案可以有效記錄工作活動和流程，幫助我們及時總結改進，提升工作品質、提高工作效率、減少工作失誤，做到“規范、創新、再規范、再創新”。以某省級教育考試機構為例，2019年負責組織實施行政區域內各類教育考試40余次，試題命制、考務組織、招生錄取等重復性常規工作占據全年工作的絕大部分，將常規工作及時建檔立卷予以保存，并對發生的問題進行分析研究、總結經驗，可以提高工作效率、提升工作品質，用以更好地指導來年的實踐，使干部職工把更多的精力和時間投入到對創新性工作的思考和實踐中，促進招考事業高質高效發展。

（二）做好檔案工作是對社會服務對象負責

在日常招生考試工作中我們離不開對檔案的利用，教育考試機構作為面向社會提供招考服務的職能部門，機構職能相對固定，承擔著大量與群眾生產生活密切相關的社會服務任務。比如，高校招生考試錄取檔案是考生被合法錄取的唯一紙質憑證，自考生考籍檔案為自考生學業水平的評估提供了重要依據，這些直接關乎每一名考生的切身利益。教育考試機構務必要以對社會服務對象負責的態度充分認識到檔案工作的重要性，為考生及家長提供更加優質的服務。

二、目前教育考試機構檔案管理存在的問題

一是日常立卷意識薄弱。處室干部職工在主觀上認為檔案工作是檔案管理人員的事情，與自身關系不大，沒有形成在日常招考工作中對檔案材料及時收集整理的意識，對檔案工作日常立卷的重要性缺乏清晰的認識，辦理完畢的文件沒有及時保存，導致后期收集整理文件時不齊全、不完整，檔案資源無法有效整合，致使很多有價值的材料無法入卷保管，增加了后期建檔立卷的難度。

二是專業管理人員匱乏。教育考試機構性質均為機關事業單位，定崗定編，編制較為緊張，管理者往往會將有限的人力資源向業務處室傾斜。檔案管理工作作為“冷門”，未受到足夠重視，除少數單位設置了專職檔案管理人員外，大部分單位由兼職檔案管理人員負責內部檔案管理，且存在過度依賴第三方中介機構現象。但檔案管理不是材料的簡單收集和保存，具有較強的專業性，對管理人員業務素質要求較高。而兼職檔案管理人員往往身兼數職，雖年紀輕，知識層次較高，但未經過正規業務培訓，缺乏足夠的檔案管理知識和相應的招考業務技能，不熟悉單位各業務處室的工作情況及相互聯系，無法保證建檔質量，難以適應當前教育考試機構檔案管理的專業化需要。

三是信息技術手段欠缺。信息技術手段在檔案管理中的有效運用，可以減少不必要的人工操作，提高檔案管理效率。目前許多單位仍采用較為傳統的紙質檔案管理模式，雖然已經有一些單位開始利用信息化辦公系統來管理檔案，但信息技術硬件水平相對較弱，大多停留在利用信息技術設備進行檔案的錄入和檢索上，未能實現檔案資源的跨部門信息共享，檔案管理信息化水平有待提升。

四是監督考核力度不夠。檔案工作作為教育考試機構的一項基礎性工作，應列入單位日常監督和年度考核，并加以重視。但由于檔案工作較為復雜、繁瑣，收集周期較長，短期內工作效益較小，各教育考試機構往往更加關注試題命制、考務組織、招生錄取、干部人事等高利害工作，對檔案工作重視程度不夠，各教育考試機構考核評判標準不一，缺乏有效監督管理機制，單憑各處室的自我監督與約束，難以實現考核評價的全面、客觀、準確。

三、改進教育考試機構檔案管理的對策

一是健全日常立卷機制，確保檔案管理規范有序。健全日常立卷機制是檔案工作的基礎前提，是集政策性、原則性、嚴肅性于一體的重要工作。在完成一項考試項目時及時歸納總結，對需要歸檔的文件材料及時按要求建檔立卷，做到查漏補缺、補齊短板，可以有效減輕年度立卷的壓力，為以后的各項招生考試工作打好基礎。每名職工在日常工作中，除完成自身本職工作外，都有對所負責的文件材料積累、移交的義務，有序的檔案移交標志著一項工作的階段性結束，但不意味著工作的徹底完成，各項決策、部署、措施和成果都需要后期實踐的檢驗，而日常立卷正是后期實踐檢驗的基礎和前提，必須要加以重視。

二是優化人員隊伍結構，促進檔案管理穩步發展。隊伍建設是落實檔案工作的關鍵環節。教育考試機構的檔案管理部門要結合教育招生考試這一職能定位，充分利用高等教育優質資源，加強與高校優質師資的交流合作，定期聘請高校檔案專業技術人員對檔案管理工作者進行有針對性的技能培訓，幫助其及時了解當前檔案管理相關政策，提升管理技能，使其能夠更快更好地獨立開展檔案工作。同時要在檔案培訓的基礎上，充實專兼職相互配合的檔案管理人員隊伍，除檔案管理部門專職負責管理本單位檔案工作外，由各內設處室建立基層檔案室。重要程度高、內容質量好的檔案材料由單位檔案管理部門統一歸口負責，一般工作性資料則由處內基層檔案室保存。各處室負責人對所在處室檔案工作負總責，同時指定一名年輕同志作為本處室兼職檔案員，確保有專人負責處內文件材料的收集、整理和歸檔工作，通過檔案工作實踐，實現以老帶新、以新促老，確保專兼職檔案員密切配合、形成合力，促進檔案工作協調有序發展。

三是加強信息技術建設，帶動檔案管理效率提升。加強信息技術建設是檔案管理的必由之路。檔案管理人員不僅應端正檔案工作態度，具備管理服務意識與能力，更要掌握現代化建檔立卷的方法技術，充分利用先進的技術手段對檔案進行現代化管理，強化信息思維，進一步提高信息化履職能力。目前，各省級教育考試機構均設立了信息處，地方教育考試機構也設立了相應的信息技術支撐部門。各單位可以利用好現有信息技術平臺優勢，加大信息化建設的資金投入，嚴格按照國家相關技術標準，及時更新換代檔案管理的軟硬件設備，加快檔案信息化管理平臺建設，推進檔案信息化管理進程，為科學規范做好本單位檔案工作提供必要支撐。

四是完善監督考核機制，推動檔案管理制度落實。監督考核是檔案管理的重要保障。在加強制度建設、注重日常立卷的同時，也要強化對檔案工作的監督。檔案管理部門要結合本單位各項招考工作，協助管理者制定相應的考核評價標準和獎罰制度，同時要及時跟進指導各內設處室的檔案工作，確保各處室的檔案工作與招生考試業務工作同步協調推進。教育考試機構要將檔案工作納入年度考核內容，選樹優秀卷宗和優秀專兼職檔案員，交流成果、總結經驗，對檔案管理規范有序的處室和個人給予表彰肯定，對檔案管理尚需完善的處室和個人及時指導培訓。使檔案管理人員在制度規范下積極開展工作，不斷提高檔案工作質量。

加強教育考試機構檔案管理，不僅是檔案工作本身的需要，也是招考事業發展的需要，更是教育考試機構每一名職工義不容辭的責任。教育考試機構管理者及每一名干部職工都應充分認識到檔案工作的重要性，切實提升檔案意識，強化工作責任，共同做好檔案工作，在單位上下形成推動檔案工作高質量發展的合力，為招考事業的發展服務，更好地守望歷史、服務社會。

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作者單位：天津市教育招生考試院