淺談林業(yè)檔案管理中存在的問題及建議

劉常玲

一、林業(yè)檔案的構(gòu)成和特點

1.林業(yè)檔案的多樣性

林業(yè)檔案形成于林業(yè)生產(chǎn)活動中，其形式多樣，涉及的領(lǐng)域廣、涵蓋的內(nèi)容豐富，大致可分為文書檔案、會計檔案、實物檔案和技術(shù)類檔案。其中技術(shù)類檔案又可分為營林檔案、森林資源檔案、森林和濕地保護檔案、野生動植物保護檔案、木材綜合利用檔案、多種經(jīng)營檔案、林業(yè)生態(tài)工程建設(shè)檔案、林業(yè)機械設(shè)備檔案、林業(yè)科研檔案、林權(quán)改革檔案等，體現(xiàn)了林業(yè)檔案的復(fù)雜多樣性。

2.林業(yè)檔案的階段性

林業(yè)生產(chǎn)活動和其它行業(yè)相比周期更長，完成一項林業(yè)工程，要經(jīng)歷實地勘察、可研調(diào)研報告、項目立項、規(guī)劃設(shè)計、資金投入、工程施工、科研支撐、檢查驗收、竣工驗收等漫長過程。而營造一片林地到長成一片森林，要經(jīng)過采種、育苗、整地、造林、撫育、管護、補植補造、森林防火、病蟲害防治等一系列過程，完成這些過程短則幾十年，多則上百年。所以，林業(yè)檔案形成所需時間要比其它行業(yè)的檔案所需時間更長，更具階段性特點。

3.林業(yè)檔案的地域性

不同的區(qū)域，地質(zhì)、氣候、水文條件不同，森林資源的分布和生長狀況也不同，具有明顯地域性。如河北省北部壩上地區(qū)營造林規(guī)模大、機械化程度高，森林資源相對集中連片，樹種結(jié)構(gòu)比較單一，管理呈規(guī)模化;而壩下和南部地區(qū)森林資源較分散、樹木品種繁多、類型復(fù)雜，從而決定了林業(yè)檔案也具有顯著的地域性特征。

二、林業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案資料歸檔缺少主動性和完整性

由于林業(yè)檔案具有多樣性、長期性、階段性和地域性等特點，而林業(yè)檔案管理人員多為文職人員或剛剛走出校園參加工作的學(xué)生，缺乏對林業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的了解，在檔案管理工作中重文書檔案而輕技術(shù)檔案的歸檔管理。尤其是林業(yè)數(shù)據(jù)資料的管理局限性較大，技術(shù)人員不能及時的移交相關(guān)技術(shù)資料，甚者技術(shù)資料分散在不同的技術(shù)人員手中，而檔案工作人員又不清楚技術(shù)工作流程，對缺失的資料不能及時的追回，致使林業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)資料缺失，導(dǎo)致有些技術(shù)檔案歸檔不完整、不系統(tǒng)，不能有效地成套地收集整理有關(guān)的數(shù)據(jù)資料信息，使檔案資料歸檔工作缺乏系統(tǒng)性和完整性。

2.檔案資料各異缺乏統(tǒng)一性

林業(yè)檔案的多樣性，決定了林業(yè)檔案具有形式多樣，領(lǐng)域廣泛、內(nèi)容豐富的特點。尤其是一些基層林業(yè)部門，檔案管理方式較為落后，主要以紙質(zhì)為主，格式和內(nèi)容較為陳舊，沒能跟上林業(yè)信息化的步伐。林業(yè)基層部門的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，加之有的部門單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，選派的檔案管理人員工作水平較低，不能很好地利用數(shù)字化手段管理檔案資料，導(dǎo)致林業(yè)檔案資料的內(nèi)容形式多樣、數(shù)據(jù)類型復(fù)雜、數(shù)據(jù)格式互不兼容，給統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一管理造成極大困難。

3.檔案管理工作缺乏銜接性

檔案管理工作的特點決定了培養(yǎng)一名合格的檔案管理人員是非常不容易的，要想能夠獨立的開展檔案管理工作，少則2年多則3至5年，期間需要掌握大量的管理技巧和實踐經(jīng)驗。林業(yè)檔案管理更加復(fù)雜，需要培養(yǎng)檔案工作人員的時間就會更長。目前很多林業(yè)管理部門沒有配備專職檔案管理員，很多情況下是讓剛畢業(yè)的大學(xué)生兼任檔案員或外單位借用，這些林業(yè)檔案管理人員的能力和水平不足，檔案管理人員又頻繁更換，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠做到很好的銜接。

4.林業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范性

基層林業(yè)檔案管理工作在分類、整理、歸檔工作方面不規(guī)范，檔案管理隨意性很大，管理質(zhì)量和水平低下，加之主管領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，沒有形成統(tǒng)一的林業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，沒有制定有效的檔案管理制度督促相關(guān)人員做好檔案管理工作。如檔案室面積和配套設(shè)施達不到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，為方便查閱檔案資料分散在各個部門保管，應(yīng)該歸檔的檔案資料沒能及時移交給檔案室，檔案資料沒有專柜存放，不能做到按類別整理，劃分保管期限不科學(xué)等。

5.不同地域檔案管理水平的差異性

由于林業(yè)檔案具有顯著的地域性特征，導(dǎo)致不同地域的檔案管理水平差異很大。如河北省北部地區(qū)以生態(tài)建設(shè)、水源涵養(yǎng)為主，多為國有林場或工程化造林，規(guī)模大、機械化程度高，資源相對集中，林業(yè)檔案管理水平較高;而南部的平原地區(qū)多以農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)濟林、果品生產(chǎn)為主，森林資源較分散、樹種多、類型復(fù)雜，林業(yè)檔案管理水平相對較低。

三、加強林業(yè)檔案管理的建議

1.加強管理，強化隊伍建設(shè)力度

為避免因為年輕的檔案工作人員對整體工作不熟悉而造成檔案資料缺失的問題產(chǎn)生，林業(yè)部門應(yīng)加強檔案工作的管理，強化班子和隊伍建設(shè)力度。對主管檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)要強化管理，增強檔案資料的收集和及時歸檔的意識，以帶動周邊的工作人員增強存檔意識和責(zé)任。林業(yè)基層單位還可以把檔案工作納入單位考核范疇，用考核機制約束職工的工作行為，有效解決檔案資料歸檔的主動性和完整性。

2.加強標(biāo)準(zhǔn)化辦公模式建設(shè)

對產(chǎn)生的檔案資料進行分類管理，制作不同文種的制式格式和文件模板，統(tǒng)一辦公和制圖的紙張格式，避免五花八門的檔案資料歸檔所帶來的麻煩，為開展檔案信息化掃描工作奠定基礎(chǔ)。加強檔案管理人員林業(yè)信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高數(shù)字化檔案管理水平。使用統(tǒng)一格式要求的“辦公軟件”和“檔案管理軟件”，使用統(tǒng)一要求的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)接口的“數(shù)據(jù)庫”，在做好檔案保密工作的前提下，真正做到各部門之間和各單位之間檔案資料共享。

3.做好老帶新傳幫帶工作

檔案工作人員要保持相對的穩(wěn)定性。因為培養(yǎng)一個合格的檔案員需要的周期比較長。在工作人員輪崗的過程中，要充分考慮做好傳幫帶的工作。要提前做好規(guī)劃，在輪崗前請老檔案員帶著新上任的檔案員工作半年至一年。通過傳幫帶，檔案工作有了很好的銜接，新的檔案員通過老檔案員的言傳身教，也有了一些工作經(jīng)驗，工作起來也比較得心應(yīng)手，避免了新手在工作中手忙腳亂的局面。

4.制定或修訂檔案管理工作制度

沒有規(guī)矩不成方圓。要想把檔案工作做好，制度是保障。要制定或修訂切實可行的適合本單位本部門檔案管理的檔案制度。要用發(fā)展的眼光制定或修訂檔案工作制度，可操作性要強。對檔案資料的歸檔和檔案管理人員提出嚴(yán)格的要求，避免檔案管理的隨意性和不規(guī)范操作，避免文件或資料散落在處室和個人手中。

5.加強溝通學(xué)習(xí)，互通有無

由于南北地域的差異，導(dǎo)致不同區(qū)域的林業(yè)檔案管理的側(cè)重面和管理水平差異很大。河北省北部地區(qū)側(cè)重林業(yè)生態(tài)技術(shù)檔案管理，南部地區(qū)側(cè)重林業(yè)多種經(jīng)營檔案管理，且兩地檔案管理水平差異較大。加強檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的交流和培訓(xùn)。做好地域間檔案管理人員的交流學(xué)習(xí)和輪訓(xùn)工作，把各地域的檔案管理人員聚集在一起，邀請檔案管理技術(shù)專家做專題檔案管理技術(shù)培訓(xùn)。加強不同地域間的溝通交流，互相學(xué)習(xí)，取長補短，共同提高，意義重大。

作者單位：河北省林業(yè)和草原基金站