論大數據時代背景下紙質檔案的重要性

周亞君

縱觀歷史，古往今來，每一項新技術的產生都預示著一個新時代的到來。隨著移動互聯網、云計算等新技術的不斷普及，信息時代洶涌而至，不同角色間輸入、輸出的海量信息，產生了巨大的數據量。據預計，2020年全球以電子文檔形式存儲的數據量將達到35ZB，是2009年全球存儲量的四十倍。數據爆炸式的增長，完全超乎了人們的想象，整個世界迎來了大數據時代。

為適應大數據時代的要求，我國檔案數字化建設也全面提速，數字檔案庫、數字檔案館建設也全面鋪開。但隨之而來的關于電子檔案安全問題的討論也越來越熱烈。海量信息共享、檢索快捷便利是電子檔案的優勢，但與傳統紙質檔案相比，其真實性、可靠性、安全性又不斷遭到人們的質疑。原國家檔案局局長楊冬權曾在《電子檔案安全亟須警惕》一文中說“沒有攻不破的電子網絡”，“網絡攻防是長期而艱巨的斗爭”，“不要讓‘大數據時代變為‘大數據泄密時代”。確實，在電子檔案系統尚不完善，極易遭受“網絡黑客”和“網絡病毒”攻擊的情況下，盲目依賴電子檔案，鄙棄紙質檔案是不明智的。

紙質檔案作為一種原生的信息資源，誕生兩千多年來，對人類社會影響深遠，在人們心目中的地位也是根深蒂固。紙質檔案既有實物的真實感，又有歷史印證的滄桑感，還有無可比擬的文化價值和收藏價值。紙質檔案作為事件記錄的唯一原始載體，是不可復制、不可涂改的，所以更真實、可靠，更具有參考價值、利用價值以及法律效力。因此，在互聯網大數據背景下，在電子檔案建設如火如荼之時，我們也必須清醒地認識到紙質檔案建設的重要性，不要一味的、盲目的推廣電子檔案，而忽略紙質檔案的收集和保存，忽略以往紙質檔案的維護和搶修，從而造成無法彌補的遺憾和損失。

一、紙質檔案信息的真實性

管理完善保存完整的紙質檔案，客觀地記載了歷史的真實情況，比如當事人的親筆手稿、當事人簽名、領導批示、單位蓋章等，年代越久遠，紙張和墨跡的痕跡越明顯，越難被偽造和篡改，完美地體現了紙質檔案的唯一性和真實性。所以紙質檔案更真實，更容易讓人信服，更具有法律效力。

電子檔案，因計算機軟件系統及信息存儲本身存在的缺點和不足，容易被復制、修改和刪除，即便電子檔案進行了加密，安裝了防火墻，也極易被攻破，現在有很多軟件都可以對電子檔案進行修改，而被修改的電子檔案，幾乎不留痕跡，真假難辨。在網絡上通過郵箱、微信等媒介傳遞的電子檔案，也很容易被攔截或更改，這些都使得電子檔案的原始性和真實性難以判斷，因此電子檔案很難發揮它的原始憑證作用。檔案管理者對于一些重要的文件材料，在利用電子文檔進行存檔的同時，必須加強保管其對應的原始紙質檔案，來佐證原始事件的真實性。

二、紙質檔案信息的安全性

檔案記錄的許多信息，個人信息比如姓名、身份證號、電話號碼、家庭住址，或者房產、收入等，都屬于個人隱私，是不能隨便泄露的。紙質檔案在查閱利用的過程中，有嚴密的程序，比如出示個人證件或者單位介紹信等，檔案管理人員決不會隨便泄露、隨便外流檔案信息，從而造成不良影響。可以說紙質檔案一旦形成，我們只要對紙張妥善保管，就達到了安全保管的目的，方法和形式都比較單一、也比較容易。

而電子檔案在形成、傳輸、存儲、處理的過程中，不穩定因素太多，安全性難以保證。近年來不法分子篡改、竊取電子檔案的例子不勝枚舉。2016年，山東接連發生了兩起篡改高考志愿事件，給考生帶來了嚴重的損失。其實不但高考志愿系統，很多單位，甚至檔案館，其網絡安全措施都并不牢靠，許多重要信息，一旦丟失，牽扯的可能是國家利益、單位聲譽和個人前途。雖然目前建立的計算機網絡防火墻和病毒查殺系統能夠在一定程度上起到安全防護作用，但軟件缺陷和互聯網漏洞以及黑客技術、計算機病毒種類日益翻新，都難以保障電子檔案的絕對安全。傳統紙質檔案管理的方式方法和利用經驗都非常成熟，我們只要提高紙質檔案管理人員的職業素質，紙質檔案被盜取或者被篡改的可能性微乎其微。因此我們在努力確保信息安全為電子檔案提供強有力保護的同時，更要看到紙質檔案為其安全保障發揮的重要作用。

三、紙質檔案信息的耐久性

紙質檔案的載體是紙張，紙張的使用壽命，就是檔案的使用壽命。而造紙術是中國四大發明之一，中國人在紙張的使用上也積累了豐富的經驗，前輩們流傳下來了防老化，防潮、防蟲、防洇等各方面的技術。只要我們為紙質檔案提供干濕適宜的環境并且遠離自然災害和人為盜取破壞，紙質檔案就可以有著超過一千年以上的壽命。

而電子檔案必須依托光盤、U盤、硬盤等電子介質存儲，這些電子介質的材料極不穩定，很容易因為摩擦、強烈的震動、電流的變化、磁場的變化或者溫度濕度的變化，而發生消磁、老化、線路燒毀等現象，從而造成電子檔案無法讀取的現象，造成無法挽回的損失。同時，電子檔案的使用壽命不僅和存儲介質的內部結構有關，還和信息技術的更新息息相關。我們都知道，電子時代，信息技術更新換代的太快，往往一種新的技術還沒有使用熟練，或者單位剛剛購買的電子設備才剛剛投入使用，就會發現另一種新技術已經產生了，或者剛剛購買的電子設備已經落后了。最重要的是，會發現這些技術之間或者這些設備之間，無法升級更新，無法通用或者兼容，那么之前的努力就都白費了。檔案數字化建設也是一樣的道理，技術更新換代太快，軟硬件技術易過時，后續技術支持難以支撐，數據庫加密技術使舊的數字信息數據很難被新的硬件設備和軟件系統還原讀出，所以說電子檔案的使用年限，在一定程度上只取決于讀取它的軟件的使用期限，而這個期限誰也無法保證。

四、紙質檔案歸檔的規范性

因為紙質檔案的長期存在，紙質檔案在收集、鑒定、整理、立卷、保管、利用等工作中形成了一系列的規范準則。檔案管理人員依靠這些準則、經驗按時進行檔案工作分類、編目、歸檔，操作起來駕輕就熟，經過整理的檔案查閱利用非常便利。

跟紙質檔案相比，電子檔案歸檔，是一項更為艱苦細致且難度較大的工作。為了保證電子檔案安全，目前主要有簽署技術、身份驗證、數字水印、數據加密等技術，但是具體操作起來，往往沒有那么嚴密，移交、登記、管理也不夠規范。多數檔案員也不具備較高的信息技術應用能力，所以，目前電子檔案的歸檔管理，還有較多需要規范提高的地方。

五、紙質檔案的歷史價值

紙質檔案是國家和人民的財富，是人類記憶悠久歷史的載體，是國家文明程度的重要標志，從某種意義上講，紙質檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點是電子檔案無法替代的，相比較電子檔案來說，也顯得尤其珍貴。人們對傳統文化的自信來源于對傳統文化的學習和繼承，檔案部門積極傳承檔案文化和檔案的歷史價值，為增強中華民族的文化自信將發揮積極的作用。

作者單位：河北省平泉市檔案史志館