文書檔案收集難的原因探析

檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，然而這個基礎并不牢固。本文探討了文書檔案收集存在的問題及相關對策建議。通過研究和分析發(fā)現(xiàn)收集難只是表象，文書檔案收集難有更深層次的原因。

一、文書檔案收集概況分析

（1）從發(fā)文量和被引量看文書檔案收集概況

文書檔案收集相關研究論文的數(shù)量以及論文被引用的次數(shù)能夠直觀反應文書檔案收集這一難題在業(yè)內(nèi)的重視程度，有利于做好文書檔案的收集工作[1]。在維普網(wǎng)輸入關鍵詞或題名=“文書檔案收集”，共檢索得到109篇研究論文（檢索時間段：1989至今，檢索時間2020.6.20）。論文的數(shù)量及被引用量的分布如下所示：

檔案收集是檔案工作八環(huán)節(jié)的第一環(huán)節(jié)，也是能否做好文書檔案工作的先決條件。從圖1可知“發(fā)文量”自2013年到2019年一直呈增長、上升趨勢，其中2019年維普發(fā)表的“文書檔案收集”的論文共29篇。從研究論文發(fā)表的數(shù)量，可以看出自2013年以來，特別是剛剛過去的2019年文書檔案收集的關注度高，說明文書檔案收集難引起了一定重視。被其他論文引用的次數(shù)，即“被引量”，從圖1可知高被引量也集中在2013-2019年，由此可見文書檔案收集近年的研究慢慢開始有活躍趨勢。

（2）從被引頻次高的論文看文書檔案收集概況

綜合表1可知：

①文書檔案收集與歸檔工作主要研究機構(gòu)是企事業(yè)單位、政府機關，關注和研究文書檔案收集難的也是在這些機構(gòu)從事檔案管理工作的檔案管理人員，少有高校、各級檔案局及檔案領域的學者。

②自1989年以來，最早的高被引論文也是2006年才出現(xiàn)，然而文書檔案收集難的問題一直存在，說明在過去相當長一段時間文書檔案收集難都未受到應有的重視。

仔細分析表2可知：

①文書檔案收集難有普遍性：各單位文書檔案收集難總結(jié)歸納無外乎都是檔案管理意識差、歸檔力度不夠，收集制度不完善，歸檔范圍不明確等原因[2]。對策建議也都是提高檔案意識、加強培訓、完善制度，明確范圍[3][4]。看了相當數(shù)量的參考文獻，大部分的對策建議也都有以上幾點。原因也都分析出來了，對策建議也都達成一致了，但是收集難的現(xiàn)象并沒有得到緩解，文書檔案收集難的呼聲一直不絕于耳。

②文書檔案收集難的原因存在表象性：仔細思量文書檔案收集難存在的問題，發(fā)現(xiàn)這種難不是某個單位的個案，而是大家默契一致的難題，儼然收集難已經(jīng)是一種普遍現(xiàn)象了，不得不讓人存疑，這種現(xiàn)象性背后的原因可能是一種表象而已。現(xiàn)象背后一定有其深層次的原因，原因不分析清楚，那么對策與建議也只會是一種表象，不能切實可行地解決問題。

二、文書檔案收集難的原因探析

（1）文書檔案收集的研究不夠活躍，研究者及研究機構(gòu)單一。

文書檔案收集的研究論文從1989年至今只有109篇，數(shù)量偏少，研究不夠活躍，不利于收集難問題的解決。從維普自1989年收集的109篇學術論文來看，其作者大多來自企事業(yè)單位，研究論文的作者主要是產(chǎn)生文書檔案比較多的事業(yè)單位、政府機關及國有企業(yè)從事文書檔案管理的人員。而且很多文書檔案管理人員還是非科班出身的兼職檔案管理員，流動性也比較大。

（2）與收集難相關的法規(guī)、工作標準界線不清，操作性不強。

《檔案法》及《檔案法實施辦法》規(guī)定對國家和社會有保存價值的檔案屬國家所有;屬于集體和個人所有的由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征求國家檔案局同意后確定具體范圍[5]。首先這個歸檔范圍是抽象的，至今在很多省、市、縣的檔案局網(wǎng)站、文件中都難以有正式劃定的歸檔范圍的相關文件。各館只有按照自己的理解在此基礎上制定了文書檔案接收、歸檔的范圍，但是這個歸檔范圍是否準確，有沒有漏網(wǎng)之魚，有沒有重復累贅的檔案？有沒有可操作性？都值得商榷。

在接收檔案的要求和手續(xù)方面，《檔案工作通則》第八條規(guī)定：“進館檔案應保持全宗的完整性，并按要求整理好。”但是按什么樣的具體要求整理，這個范圍太大，各單位每個人理解不同，那么這個在此基礎上編制的規(guī)定具體操作起來是否合理就不得而知了。甚至近年來怨聲載道：“寧可千家辛苦（歸檔部門），不讓一家受累（檔案部門）。”本來接收范圍就不好界定，歸檔要求又非常嚴格，通常具體到卷盒規(guī)格、案卷封面字體、頁邊距、卷內(nèi)目錄、備考表等要一應俱全，稍有差池，便拒絕接收。在這種狀況下一些撤并單位的檔案就更難收集了，大家能不交便不交。

（3）考核標準籠統(tǒng)，多為定性面描述，難于評價。

檔案評價標準不能停留在定性評價與描述性評價上，要多一些定量評價。例如衡量文書檔案歸檔的歸檔率、評價文書檔案利用的借閱率，網(wǎng)站視頻音頻檔案的點擊率、衡量文書檔案管理人員專業(yè)能力的績效定級考核等。但是檔案工作中有相當多的描述性評價，例如檔案收集工作至今沒有一個定量評價標準。收集范圍也有，按道理是易于定量評價考核的。但是至今在業(yè)務評價和年度工作總結(jié)上大多都是定性一筆帶過，都是自欺欺人“收集齊全完整，”認為實際已經(jīng)歸檔數(shù)就是應該歸檔數(shù)。所以即使難得有可以量化的標準，但考核標準籠統(tǒng)、敷衍，難于考核。

參考文獻：

[1]邱均平，李應萍. 我國信息咨詢論文（2001-2009） 的統(tǒng)計分析[J]. 現(xiàn)代情報， 2010 （7） ：64- 72.

[2]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業(yè)改革與管理，2016 （3）

[3]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務，2015 （22）

[4]胡靜.文書檔案收集工作中存在的問題及其對策[J].蘭臺世界：上半月，2006，（08S）

[5]劉東斌.對檔案收集的若干思考[J].檔案管理，2009 （1）

作者單位：中國五環(huán)工程有限公司