基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開發利用優化策略

一、前言

自二十一世紀以來，由于綜合檔案館檔案工作的內外部環境發生了重大變化，檔案工作逐步開始社會化。隨著人類社會文明程度的日益提高，人們的信息需求越來越豐富，檔案資源便成為社會公眾的重要信息來源之一。為了使檔案資源更好地服務于社會公眾，檔案資源開發利用勢在必行。需要注意的是，檔案資源開發利用必須與時俱進， 以社會需求為導向。國家綜合檔案館是永久保管檔案的基地，擁有豐富的檔案資源、專業的人才、先進的技術，這為基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開發利用奠定了堅實的基礎。隨著檔案用戶個性化選擇需求不斷加強，綜合檔案館應該對檔案用戶進行精確細分，準確了解不同檔案用戶的利用需求，從而保證檔案資源開發利用服務更加個性、高效。

二、基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開發利用的重要性

1.是滿足用戶需求，實現檔案價值的有效途徑

檔案客觀真實地記錄了人類的社會實踐活動，是珍貴的精神文化寶藏。我國綜合檔案館保存了豐富的檔案資源，這些瀚如煙海的檔案資源蘊藏了巨大的開發價值，充分開發利用這些檔案資源，是檔案資源服務社會發展的必然選擇。如今，我國已經步入新時代，人們更加清楚地認識到檔案資源開發利用的重要性。綜合檔案館積極開展檔案資源開發利用工作，使檔案走進人類社會，是滿足檔案用戶日益增長的個性化利用需求，實現檔案資源價值的有效途徑。

2.是體現檔案工作價值，提升檔案部門社會地位的重要舉措

在檔案管理過程中，檔案資源開發利用與其它檔案工作環節密不可分。綜合檔案館檔案資源開發利用是以檔案的收集、分類、鑒定、整理、保管為基礎，檔案工作人員從社會需求出發，運用現代信息技術，充分挖掘館藏檔案的有用信息并傳遞給檔案利用者，滿足檔案用戶利用需求的過程。綜合檔案館檔案資源開發利用是檢驗檔案工作的重要環節，是檔案工作最終的工作成果，是體現檔案工作價值，提升檔案部門社會地位的重要舉措。

3.是符合時代要求，促進檔案事業發展的必然要求

檔案作為人類社會活動的原始記錄，已經成為社會發展的至關重要的文化資源。自二十一世紀以來，由于綜合檔案館檔案工作的內外部環境發生了重大變化，檔案工作逐步開始社會化。隨著人類社會文明程度的日益提高，人們的信息需求越來越豐富，檔案資源便成為社會公眾的重要信息來源之一。為了使檔案資源更好地服務于社會公眾，檔案資源開發利用勢在必行。綜合檔案館檔案資源開發利用活動越來越豐富，在很多領域發揮了重要作用，為經濟建設、領導決策、科學研究等提供了重要的檔案史料。由此可見，綜合檔案館檔案資源開發利用是符合時代要求，促進檔案事業發展的必然要求。

三、基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開發利用存在的問題

1.被動服務理念根深蒂固，檔案開發利用的主動性差

回顧我國檔案工作的發展史，綜合檔案館的檔案工作一直處于封閉、半封閉的狀態之中。雖然我國社會化發展進程對綜合檔案館檔案工作起到了一定的沖擊作用，但檔案人員根深蒂固的傳統開發利用觀念并未完全被打破，被動服務至今仍影響著檔案人的思想[1]。我國很多綜合檔案館檔案工作人員主要是為了完成上級部門安排的日常工作，對檔案資源進行淺層開發、簡單查找和提供利用，而主動研究館藏檔案資源，了解社會公眾需求，開展檔案資源開發利用工作的情況很少。綜合檔案館檔案工作人員被動服務理念根深蒂固，檔案開發利用的主動性差，不利于深入挖掘館藏檔案價值，不能夠滿足檔案用戶的利用需求。

2.傳統檔案管理體制，不能滿足公眾利用需求

我國古代封建社會，檔案部門保存了大量的官方文書檔案和軍事材料，檔案開發利用工作服務于官方統治者，具有鮮明的封閉性和階級性。受傳統檔案管理體制的影響，不能夠充分滿足社會公眾的真實利用需求。

3.社會公眾參與不足，不能充分開發利用檔案資源

當前，隨著社會公眾個性化利用需求的日益增長，綜合檔案館檔案資源開發利用工作顯然不能與之相適應。這就需要社會公眾參與其中，社會公眾參與檔案資源開發利用工作可以有效緩解綜合檔案館人員短缺、資金不足、技術不高的問題，所以我國綜合檔案館很重視公眾參與。社會公眾在綜合檔案館檔案資源開發中的貢獻有不同的形式，主要有決策型、 數字挖掘型、資源補充三種方式[2]。從我國現實狀況來說，社會公眾在綜合檔案館檔案資源開發中的貢獻更多為資源補充，決策型和數字挖掘型占很少一部分。綜合檔案館雖然借助門戶網站、微信、新聞媒體等平臺征集檔案，使社會公眾參與到檔案資源開發中，但社會公眾并沒有深入參與到檔案資源開發利用中。總而言之，社會公眾參與不足，綜合檔案館不能充分開展檔案資源開發利用工作。

四、基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開發利用優化策略

基于用戶需求的檔案資源開發利用是當代綜合檔案館提高自身服務能力和滿足檔案用戶個性化需求應當關注的重點問題，它的實現需要綜合檔案館采取切實有效的策略來保障。

1.以檔案用戶為中心，增強檔案資源開發利用意識

基于用戶需求的檔案資源開發利用要求綜合檔案館應該順應時代發展的要求，改變傳統的“等客上門”、“你查我調”的被動式服務，增強主動開展檔案資源開發利用的意識，以檔案用戶為中心，圍繞檔案用戶的個性化需求，積極主動為用戶提供個性多樣的服務。綜合檔案館檔案工作人員可以結合自身的實際情況與檔案資源開發利用的要求，有選擇性地學習、借鑒、吸收其他領域的現有理論與實踐成果，充分認識到：積極運用現代信息技術對檔案資源進行整合與開發，形成滿足檔案用戶需求的有價值的資源，從而最大限度地實現檔案的價值。在實踐中，我國很多綜合檔案館在檔案資源開發利用方面都進行了積極的探索。以青島市檔案館的歷史檔案知識庫為例，該知識庫收錄了青島歷史知識片 6000余條，包括社會史、科技史、政治史、軍事史、經濟史、文化史、教育史、人物史等方面的內容[3]，是檔案用戶全面了解青島歷史的一個重要平臺，也是青島市檔案館檔案資源開發利用的一個重要成果。

綜合檔案館只有以用戶為中心，增強檔案資源開發利用的意識，才能夠為基于用戶需求的綜合檔案館順利開展檔案資源開發利用奠定思想基礎，提供內在的驅動力。

2.注重內容品質，提升檔案資源開發利用的質量

綜合檔案館在根據用戶需求開展檔案資源開發利用的時候，應該注重對檔案內容品質的把握，充分挖掘和提取檔案內容，通過提供豐富多樣的檔案精品，提升檔案資源開發利用的質量。

其一，綜合檔案館豐富的館藏檔案資源是其開展檔案資源開發利用的堅實基礎，特色館藏更是個性化檔案資源開發內容的重中之重，開發特色館藏檔案更能滿足檔案用戶的個性化利用需求。例如：景德鎮市綜合檔案館按景德鎮陶瓷企業、 陶瓷名人、陶瓷文化等專題對館藏特色陶瓷檔案進行分類編研[4]，滿足了檔案用戶個性化陶瓷檔案利用需求，促進了陶瓷文化發展，打造了地方特色品牌。

其二，綜合檔案館要充分利用各種新媒體，借助 “圖、文、影、音”并茂的形式，充分開發館藏檔案資源，增強檔案資源的趣味性，提供生動活潑的檔案資源利用服務。例如，武漢市檔案館聯合武漢廣播電視臺、武漢市文化和旅游局以非遺+檔案+融媒體的方式，共同策劃推出全國首部非遺口述AR影像檔案編研產品《了不起的非遺》，通過AR技術將非遺口述和影像檔案結合呈現[5]。

綜合檔案館在開展檔案資源開發利用時，應該注重檔案內容的品質，這樣才能夠滿足檔案用戶個性化的需求，從而提升檔案資源開發利用的質量。

3.加強檔案用戶參與，提高檔案資源開發利用的水平

基于用戶需求的檔案資源開發利用要求綜合檔案館不僅要根據用戶需求為其提供個性化的檔案利用服務，還要加強用戶參與，在檔案用戶和綜合檔案館之間形成一種良性的互動，提高檔案資源開發利用的水平。

其一，拓寬檔案用戶參與渠道。綜合檔案館一般會通過檔案信息網、微信、微博、APP等平臺上的留言板塊或者電話、郵箱等形式為檔案用戶提供參與檔案資源開發和提供利用的渠道。相比于這些，遼寧省綜合檔案館官網“參與檔案工作”欄目下的“社會檔案人”板塊，更能使檔案用戶直接有效地參與到檔案資源開發中，在“社會檔案人”板塊，檔案用戶可以根據自己的理解對相關檔案內容的詞條進行編輯，這不僅可以豐富和完善相關詞條的內容，還有助于提高綜合檔案館檔案資源開發利用的水平[6]。

其二，重視檔案用戶的評價與反饋。檔案用戶的評價與反饋是衡量綜合檔案館檔案資源開發利用的一個重要指標，需要檔案工作人員予以重視。檔案用戶評價不能只停留在簡單描述好壞的淺層面，而是應該具體量化評價指標。青島市綜合檔案館歷史知識庫每個詞條之下都設有“請您評價”板塊，該評價以1—5分為評價分數范圍，檔案用戶可以對該詞條進行分數評價[7]。雖然青島市綜合檔案館歷史知識庫用戶評價并沒有將用戶評價指標具體量化，但用分數進行評價也是一大進步。用戶反饋是提高檔案資源開發利用的水平的一個重要方式，綜合檔案館通過用戶反饋可以清楚了解自身檔案資源開發利用的優勢和不足，并進行改進和優化，從而充分滿足檔案用戶個性化的檔案需求。

在提供基于用戶需求的檔案資源開發利用過程中，綜合檔案館應該加強檔案用戶參與，優化檔案用戶體驗，這有助于提高綜合檔案館檔案資源開發利用的水平。

五、結語

為了更好地實現檔案的價值，綜合檔案館應該積極開展基于用戶需求的檔案資源開發利用工作，以檔案用戶為中心，增強檔案資源開發利用意識，注重內容品質，提升檔案資源開發利用的質量，加強檔案用戶參與，提高檔案資源開發利用水平。綜合檔案館只有以檔案用戶為中心，充分了解用戶個性化的檔案利用需求，積極提升檔案資源開發利用水平，才能從更深層面上挖掘和實現檔案的根本價值。

參考文獻：

[1]仝寧寧.高校名人檔案開發利用研究[J].蘭臺世界，2020（06）：97-100.

[2]周文泓.公眾參與理念下的檔案信息資源開發研究[J].檔案管理，2017（04）：31-34.

[3][7]青島市歷史知識庫[EB/OL].[2020-1-18].https：//xcx.qdda.gov.cn/qdlszsk/history/action/historyAction.do？method=home#&subject_id=12259375799211842001.

[4]李少建.新時期景德鎮陶瓷檔案信息資源開發利用路徑分析[J].北京檔案，2017（06）：34-35+33.

[5]全國首部非遺口述AR圖書《了不起的非遺》發布[EB/OL].[2020-1-18].http：//difang.gmw.cn/hb/2019-03/19/content_32657451.htm.

[6]張倩玉. 21世紀以來遼寧省檔案館編研工作現狀研究[D].遼寧大學，2018.

作者單位：河北大學管理學院