現代信息技術視域下檔案館功能強化與轉型探究

張笑瑋

一、生存需求：新興技術下的轉型

檔案館立足于社會機構、組織及個人的檔案統一管理活動，伴隨技術革命的縱深開展及文化輻射的持續擴大，檔案館需要革新技術能力與管理觀念來保持基本的生存需求，當下的文檔特點與管理環境的主題是依靠新興信息技術實現傳統檔案館向數字檔案館的過渡，如何實現電子文件等新型載體檔案的有效保存與管理，化解有限館藏空間與資源的矛盾成為需要關注的問題。

（一）存儲與運維手段運用——區塊鏈技術

為了解決歸檔數據的快速增長以及數據格式和類型的復雜性和多樣性的問題，需要訴諸于區塊鏈技術。現在廣泛應用的區塊鏈系統結構主要通過分布式方式來實現數據的儲存，很大程度上解決了數據分發或者分布式系統中的容錯及處理大數據時出現的數據冗余等問題。隨著檔案信息化的推進，檔案數據的形式已經從原始的紙質形式轉變為電子文件和視頻之類的多媒體形式。數據量越來越大，所需的存儲空間也越來越大。通過將許多服務器組合在一起形成一個服務器群集，它可以處理高達PB級別的數據，可以很好地節省數據資源。

（二）數據處理與運算能力改善——云計算

云計算的應用是基于Internet技術實現的，它結合了計算機技術和網絡技術，將存儲和處理數據的過程全部或大部分轉移到Internet中來，并依靠配置虛擬網絡實現共享提供資源和實時更新的服務，管理和維護成本的主要承擔者也轉變為云計算技術外包運營商，減少了歸檔的相關費用，云計算對用戶終端的配置要求不高，無需頻繁更新。即使要進行更新，它也是一種低成本的終端更新，極大地降低了更新成本。節省了財力資源和人力資源。

與傳統的紙質文件管理和孤立存在網絡模式相比，區塊鏈與云計算將會有效改善檔案館的生存方式。區塊鏈技術為檔案的存儲與維護提供了更加堅實的保障，云計算則為檔案館節省出相當的人力、物力資源，促使檔案館以更多的管理資源和精力配置到其他相關工作的研究中，實現了檔案館財產資源的合理配置。

相關的新興技術還有P2P網構建技術，5G高速通訊技術等，隨著社會的發展，檔案管理也必須順應時代的發展。加大新興技術在檔案館中的推廣應用，不斷提升檔案管理的時效性和共享性，以提高檔案館的社會服務水平。

二、安全需求：生存需求的維系

安全需求是一切檔案相關管理活動開展的前提條件與基本原則，它關乎檔案館生存需求的維系，同時也是更高層次的需求滿足的基礎條件。進入信息時代，萬物互聯與網絡互通對檔案館的安全提出了新的挑戰。

（一）數字簽名技術的運用

數字簽名技術是基于信息加密技術，其核心是使用加密技術實現信息的數字簽名的加密和解密算法系統。簡而言之，所謂的數字簽名是附加到數據單元的某些數據，或者是對數據單元進行的密碼轉換。通過此數據或轉換，數據單元的接收者可以確認數據單元的來源和數據單元的完整性并保護數據，從而防止其他人偽造。[1]許多學者肯定了數字簽名在電子文檔認證中的作用，并對其在電子檔案傳播利用中的作用持肯定態度。一些學者認為，發件人將其數字簽名嵌入要發送的電子文件中，只有指定的收件人才能對其解密。 這確保了電子網絡傳輸的真實性和存檔信息的完整性。

（二）大數據技術與區塊鏈技術的互補

大數據技術在挖掘時需要諸如服務器之類的高硬件，在非常大的吞吐量環境中，數據丟失很容易發生。對于數據挖掘中可能出現的數據安全問題，區塊鏈技術提供了全新的解決思路。大部分區塊鏈數據采用云端存儲，可以自動處理結構化和非結構化數據，并且不需要通過數據中心，從而解決了文件節點損壞的問題。此外，現有的區塊鏈技術協議可以通過構建新的識別共享架構在幾秒鐘內實現海量信息內容的存儲、傳輸和交換，并通過可擴展的數據模型來減少操作負荷。區塊鏈本身的技術特征還大大降低了節點數據的丟失對整個數據的完整性的消極影響，因為還有其他節點可用于恢復。區塊鏈技術解決了海量吞吐量的信息環境中的數據丟失問題，保證了數據傳輸的安全性與完整性，確保了檔案資源數據挖掘的準確性，解決了最關鍵的檔案安全問題。[2]開放性，分散性，信息交換雙方的匿名性，區塊鏈技術的不可篡改和可追溯性等特性不僅提高了數字文件管理的便利性，同時也提高了數字文件的安全性并確保了數字文件的真實性，化解了數字檔案本身的前端管理數據、原始數據以及信息數據分離的問題。

（三）發揮云計算技術的安全優勢

云計算技術的技術優勢是提升了數據的安全性和可靠性，它降低了服務器出錯的可能性，以確保服務器可以持續穩定地工作。在云計算服務中，計算機是聯合使用的。當某一環節出現問題，可以將相關受處理數據安全地傳輸保存到備用服務器，以確保數據安全和服務不受影響。

三、社交需求：突破館際的局限

檔案館的社交需求指其作為社會文化機構與文化享用者或其余相近文化機構之間的溝通能力的提升，能否有效地接近社會文化利用者、能否與其他文化事業機構進行社會交往并保持良好的互動關系，關乎檔案館機構屬性的實現與文化參與能力的拓展提升。

提升檔案館的社交能力包括兩個方面：

一是改善檔案管理的方式方法，建構檔案與社會利用群體之間的通途。首先，在檔案的收集與整理階段，注重與形成者聯系的建立與維系。這里所說的聯系不是單純意義上傳統的來源聯系，而是為后期檔案“重歸”社會文化環境做出的鋪墊，例如利用數據庫技術建立檔案與形成者之間的唯一性連接。其次，改變以往的利用方式，推動檔案管理制度與開放制度的變革，最重要的是把握檔案鑒定這一黃金節點。在鑒定工作中，對于確定銷毀的檔案，通過縮微與復制技術將檔案內容完整顯示出來，及時通知其所有者或法定代表人前往檔案保管機構在明確身份的基礎上認領其復制品。若為企事業單位或集體所有的檔案，可以按照其內部組織構成或職能等級劃分進行認領，認領時需確定其認領內容是否與所劃范圍吻合，同時由檔案館領導批準提供復制件;對于確定長期或永久保存的檔案，在檔案鑒定工作的基礎上準確判定內容的密級，即確定檔案的哪部分可以被利用，哪部分鑒于保密要求不準許開放，若有不確定準確范圍的檔案一律整體不開放。確定開放范圍后可以利用多種技術對其進行復制，保證對檔案原件的尊重。同時要填寫檔案復制表，準確登記復制卷宗與內容、復制時間、操作人等詳細信息，此后可通知形成者認領。

二是推進檔案館與其他文化機構間的互聯互通。檔案館作為當下公眾與檔案發生聯系頻次最高的場所，要充分發揮其作為“中介”地位，推動檔案價值多維度、全視角實現。不僅僅要將有利用需求的社會公眾“引進來”，在館內盡量滿足其特定的檔案利用需求，更要在保證檔案工作原則和要求的前提下推動檔案“走出去”，積極促進檔案館與圖書館、博物館等的互聯互通，打破單份檔案“孤本”價值發揮的壁壘，兼濟以圖書、文物、史料等多維度的歷史文化產品，輔助以多種類型、不同受體的文化活動。同時打破傳統的局限于實體利用服務的落后模式，積極引入新興傳媒技術與傳播載體，如與社會公眾接觸較為密切“微信公眾號”、“微博”、“電子閱覽物”等，助力擴大檔案館參與社會文化建設的廣度與深度。

四、尊重需求：提升檔案質量與編研層次

檔案館基于生存與安全需求的滿足，通過社交活動確立其在社會文化生活中的地位，并獲得一定程度的話語權就是尊重需求的基本內容。

我們如何改善檔案館的文化和學術地位？首先，有必要加強館藏建設，豐富和優化館藏。檔案是檔案館的物質基礎，檔案的狀態和級別在很大程度上取決于檔案及其價值。不僅文檔數量應該很高，而且文檔質量也應該很高，這可以最大程度地滿足社會各方面的需求。這就要求我們通過各種方式不斷地將具有地方特色的檔案收集到檔案館中，以實現記錄和反映該地區名人的重大事件和活動的所有檔案和資料，并成為一個國際性的檔案館、名副其實的“保管基地”“利用中心”。

豐富的館藏資源是我們服務社會的物質基礎和獨特優勢。但是要將資源優勢轉化為文化優勢，這就要求檔案館要有一群擅長研究的學者。周恩來同志呼吁檔案工作者了解司馬遷，他要求我們努力成為積極參與檔案研究的檔案工作者。比如陜西省檔案館的李玉虎被評為“中國十大杰出青年”，他在檔案保護研究方面的成就獲得了國家科學技術進步獎。

檔案館只有按照文化事業的領導體制和運行機制來運作和經營，才能符合檔案館的性質和法律。其主要任務不僅是廣泛地收集和保存對黨和國家具有科學研究和長期研究價值的檔案和資料，而且要采取多種方法開展具有多種內容的科學研究工作，包括檔案和歷史資料的編輯工作，參與歷史記錄的匯編，對與檔案有關的一些歷史問題進行研究和驗證，從而在當地確立檔案的文化和學術地位。[3]

五、自我實現：社會記憶與文化的寶庫

自我實現是檔案館最高層次的需求，在生存、安全、社交與尊重需求得到滿足之后，檔案館必然會追求自我實現：即以高昂的學術姿態、獨立的文化地位、得天獨厚的資源參與到社會文化生活中去，積極發揮效力使其成為真正意義上的社會文化事業機構。

一是檔案館成為推進檔案資源與文化需求對接的中介。任何文化產品都必須滿足當今的社會和文化需求，檔案文化也是如此。面對快速、分散和輕量化的社會需求，檔案館應該系統地、科學地組織館藏的檔案資源。擴大檔案館的公開利用范圍，為公眾提供相對廣闊的利用空間，重視社會文化需求的快速傳播，及時開發檔案資源，加快傳播途徑，擴大傳播范圍傳輸，提高檔案服務效率。

二是檔案館成為提升檔案資源傳播活力的加工者。參與社會和文化建設的檔案館必須打破傳統的落后模式，即僅限于實體服務的運用。要實現對社會文化建設的全方位、廣域和多維滲透，我們必須依靠更加多樣化的通訊和傳播技術的支持——現代媒體和信息技術的迅速發展提供了切實可行的技術為此保證。檔案館在參與社會文化建設中，應積極引進與公眾保持密切聯系的新媒體技術和傳播載體，如“微信公眾號”、“微博”、“電子閱讀材料”等，并幫助其擴大傳播效力。妥善地處理文件機密性與文件開發之間的關系，將傳統媒體與現代媒體相結合，將物理環境與虛擬網絡環境相結合，形成檔案參加社會文化的規范化機制。

三是檔案館成為凈化維持文化環境的利器。社會文化需求的迅猛增長以及文化環境開發程度的提升使社會文化環境魚龍混雜。因此，檔案館在參與社會文化建設時，將審查文化環境中存在的糟粕文化元素作為己任，以弘揚社會主義核心價值觀為行動導向。與其他文化載體相比，無論載體的形式或信息內容如何，檔案資源擁有無可置疑的真實性和原創性。這種真實性和獨創性使檔案館具有“堅實的基礎”和民族特色，對于維護民族特色與社會記憶大有裨益。面對當前復雜多樣的社會和人文環境，檔案館應以各種方式參與社會文化環境的建設，以幫助檔案館發揮作用，充分發揮檔案館的優勢，增強檔案館在社會文化交流中的話語權。[4]