行政機關(guān)檔案數(shù)字化工作問題與策略探究

摘?要：在信息時代高速發(fā)展的今天，電子技術(shù)的運用已經(jīng)滲透到各行業(yè)和領(lǐng)域，電子技術(shù)的運用不僅打破傳統(tǒng)工作模式，也開啟了現(xiàn)代數(shù)字化的新紀元，為提高工作和生產(chǎn)效率起到很大的作用。檔案管理工作是行政機關(guān)的一項重要工作內(nèi)容，將其與信息技術(shù)結(jié)合是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢所在。目前我國多數(shù)行政機關(guān)都在將檔案管理工作實行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，以實現(xiàn)檔案資源的信息共享，提高工作效率，減少工作負擔(dān)。

關(guān)鍵詞：行政機關(guān);檔案;數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是人工記錄和紙質(zhì)化管理，這樣的工作模式一方面對檔案的收集、整理、分檔、查詢等工作費時、耗力，另一方面在信息共享上面呈現(xiàn)很大的局限。而行政機關(guān)在工作活動中往往會產(chǎn)生很多工作檔案，這些檔案需要歸類、整理，手工處理起來工作煩瑣，檔案信息得不到共享，這使檔案工作受到了很大的局限，不利于檔案管理工作。因此如何將信息技術(shù)引入到檔案管理工作，是值得檔案管理工作者探究的。文章對行政機關(guān)檔案數(shù)字化工作做出分析和探討。

一、 行政機關(guān)檔案管理數(shù)字化工作存在的問題

（一）檔案管理理念陳舊

行政機關(guān)是檔案產(chǎn)生和管理的重要機構(gòu)，但一些行政機關(guān)本著“為管理而管理”陳舊工作理念，不能使檔案信息得到很好利用。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，新的技術(shù)、新的思想理念不斷對傳統(tǒng)工作產(chǎn)生影響，檔案管理工作者如果沒有關(guān)注到信息技術(shù)帶來的轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作仍采取傳統(tǒng)工作方式，其消極理念必定影響檔案管理工作效率的提升，不利于現(xiàn)代信息技術(shù)下的檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展，其產(chǎn)生的不良后果十分嚴重。如果行政機關(guān)人員不能很好地轉(zhuǎn)變檔案管理理念，缺乏對檔案管理有效、持續(xù)的長期發(fā)展規(guī)劃，極易導(dǎo)致檔案管理工作混亂，無法使行政機關(guān)建立的檔案得到有效利用，大大減弱了檔案管理工作效率。比如一些部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識較弱，不重視本單位的檔案管理工作，使檔案管理的工作進展跟不上其他工作進度，嚴重影響行政機關(guān)整體工作效率。

（二）檔案管理技術(shù)落后

檔案管理技術(shù)落后是影響檔案工作有效利用的因素之一。目前我們國家很多行政機關(guān)單位都存在這一問題。雖然我國行政機關(guān)單位多數(shù)都利用信息技術(shù)來工作，但在檔案管理上信息技術(shù)還沒有得到普遍利用，或者一些行政單位只是將信息技術(shù)作為輔助工具來使用，主體上還是采取人工管理操作方式。人工管理方式，在查找檔案可能存在找半天找不到或查不全的情況，其存在工作效率低，工作片面化的現(xiàn)象，容易造成檔案丟失、破損等情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理工作效率得不到提高。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在我國大部分行政機關(guān)的檔案管理工作人員，沒有系統(tǒng)的檔案管理知識，一些檔案管理工作者可能是其他部門工作人員安插進來的或調(diào)動過來。缺少檔案管理專業(yè)技術(shù)和奮斗精神，不了解相關(guān)法律知識，不能嚴格按照檔案管理工作條例進行工作，對檔案的維護、整理沒有正確的認識，工作態(tài)度不嚴謹，有些檔案工作者本著“只要不丟失就是最好的保護”態(tài)度，不能把檔案歸類清晰，檔案管理變得無條理。總之，檔案工作人員的技術(shù)和態(tài)度是影響檔案管理工作效率的一個因素。

二、 實現(xiàn)行政機關(guān)檔案管理數(shù)字化的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

行政機關(guān)工作人員應(yīng)該認識到檔案的重要性，各級領(lǐng)導(dǎo)要樹立規(guī)范檔案管理的理念，把檔案工作作為日常工作的一項重要組成內(nèi)容，并狠抓不放;提高檔案管理意識和責(zé)任心，加強檔案管理思想教育，把對檔案管理的重視傳達到每一位檔案管理工作人員處，強化各個部門對檔案管理標準的統(tǒng)一化和規(guī)范化思想，保障行政單位檔案管理工作的順利進行。

（二）制定新的管理流程，加強管理技術(shù)

隨著科技和業(yè)務(wù)的發(fā)展，陳舊的管理方式已經(jīng)不適合當(dāng)前工作需要了，檔案管理工作單位必須要結(jié)合實際，加強相關(guān)制度建設(shè)，制定出一套適用性強的新的管理流程，按照流程規(guī)范進行管理，這樣才能有效提升檔案管理效率。檔案管理單位可以從檔案管理規(guī)范入手，在符合我國檔案管理工作標準的大框架下，根據(jù)單位實際情況，制定出檔案管理規(guī)范，從檔案的最初收集環(huán)節(jié)開始，裝訂、立卷、移交等工作各個環(huán)節(jié)都要有相關(guān)規(guī)范制度支持。要確保檔案制度的可行性。

同時加強檔案管理技術(shù)提升，引用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理上，為提高檔案管理提供有利條件，做到真正提高行政機關(guān)檔案管理工作。

（三）提高機關(guān)單位人員素質(zhì)

為實現(xiàn)行政機關(guān)檔案科學(xué)管理，提高檔案管理人員的基本素質(zhì)是一項關(guān)鍵工作。要實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理要求檔案管理工作者具備一定的相關(guān)知識，要有能應(yīng)用計算機工作的能力。因此，行政單位應(yīng)該加強檔案工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案工作人員管理意識，要求檔案管理工作熟悉相關(guān)管理制度和規(guī)范，加強使用計算機能力的鍛煉。不僅如此，檔案管理工作人員還需要對基層工作人員進行相關(guān)指導(dǎo)，并根據(jù)實際情況進行針對的現(xiàn)場講解，使機關(guān)工作人員都能熟悉檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范和操作流程。

三、 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和對各個行業(yè)及領(lǐng)域的影響，加大對檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案的信息化水平，不僅是形式所在，更是工作需要。數(shù)字化檔案的應(yīng)用可以有效緩解行政機關(guān)檔案資源繁雜、整理困難等問題，使檔案信息保存更便捷、持久，減少了檔案建設(shè)工作量，降低了檔案建設(shè)的成本，同時使檔案管理工作更有條理、更統(tǒng)一、更規(guī)范化，加大了對檔案信息的整合和提取力度，實現(xiàn)檔案資源的有效共享，從而進一步提高了檔案管理和利用效率。

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作者簡介：

楊秀清，河南省安陽市，安陽市殷都區(qū)紀委監(jiān)委。