公立醫院干部人事檔案管理創新思考

符慧欣

[摘 要] 公立醫院干部人事檔案是一種具有特殊要求的專門檔案，也是干部組織管理的重要內容，服務于干部人事管理。隨著公立醫院人事管理制度的完善，干部人事制度的改革，干部人事檔案管理要與公立醫院的發展相適應，實現檔案管理工作的創新發展，提升人事檔案管理的真實性、專業性和實用性，為推進人才隊伍建設，推動公立醫院的體制改革創造有利條件。

[關鍵詞] 公立醫院；干部人事；檔案管理；管理創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

實現公立醫院干部人事檔案的管理創新是推動醫院得以持續發展的間接動力。干部人事檔案管理不僅體現出醫院檔案管理的整體效果，還影響著組織工作，關系到干部的提拔任用，對醫院的人才隊伍建設產生影響。針對干部選拔任用的檔案審核要依據“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”的原則。干部人事檔案記錄了“三齡兩歷一身份”以及任免獎懲等相關內容，是選拔任用干部的有效依據。隨著公立醫院改革的深化，用人制度的變革，干部人事檔案管理需要面對新的挑戰。醫院干部人事檔案管理要有創新思路，提升檔案的價值，以更好地為醫院的發展服務。

一、公立醫院干部人事檔案管理的創新思路

（一）強調檔案用戶的主體性

公立醫院干部人事檔案管理創新的出發點是服務于干部的選拔任用。干部人事檔案管理創新要滿足醫院干部管理的需要，以保障人力需求具有“原生動力”，要突出檔案用戶的主體性，保證服務的針對性。傳統模式的檔案利用，采用了“你問我答”的方式，檔案被動利用，檔案用戶實際需要難以得到滿足。檔案管理創新需要轉變工作方向，主動向人事部門、組織部門提供需要的檔案，以提升檔案資源的價值。

（二）注重檔案利用的創新

干部人事檔案管理的創新要考慮到醫院干部管理的實際，檔案利用要基于“以用戶為中心”，方向要符合干部管理對于檔案的多種需求，實現服務的創新或優化，還要有制度、技術、基礎設施等的保障。在檔案利用中，要借助創新理順檔案利用各環節的關聯。檔案最終環節是利用的效果。檔案服務的創新要集中于對干部管理對檔案的期望，引入新的設想改進現有的服務方式[1]。

（三）改革檔案的利用制度

檔案管理的創新要強調不同主體的責權利，化解深層次的問題。從檔案利用上來講，醫院要結合干部管理的需要分析檔案管理制度存在的缺陷，借助制度上的變革保障檔案供需雙方的責權利，解決檔案利用低下問題。檔案利用制度的變革要加強不同部門間的協作，提升檔案資源覆蓋范圍，力求實現“一站式服務”。結合用戶的需求與反饋結果，發揮檔案對醫院干部管理的保障作用。

二、醫院干部人事檔案管理創新要解決的問題

（一）對干部人事檔案管理缺少重視

由于人事檔案管理本身不能直接為醫院的運營帶來利益，部分醫院因此不重視人事檔案管理，管理模式存在諸多問題。比如干部人事檔案的實際管理由兼職人員負責。由于缺少專人管理，有些檔案材料難以及時收集、及時歸檔，干部檔案的完整性受到影響，不能全面、真實反映干部的實際，對于檔案的深入開發利用缺少研究。檔案管理人員缺少培訓機會，工作難以保證專業化、規范化。此外，部分干部對于個人的檔案也缺少重視，部分檔案證明材料如在職培養、榮譽證明等資料存在個人手里或丟失，沒有上交到干部人事檔案管理部門[2]。

（二）干部人事檔案利用效率不高

檔案表達出歷史信息，是連接歷史與現實的紐帶。檔案管理部門要通過多種手段，為干部的管理提供信息，發揮檔案的記憶功能。但是許多公立醫院針對干部人事檔案采用了上級主管部門集中保管的模式，受到時間限制與空間距離的制約，許多檔案材料難以及時歸檔。干部人事檔案雖然在干部的選拔任用發揮著重要的作用，但是人事檔案缺少有效的開發利用，沒有與干部管理相結合，導致人事檔案利用效率不高。

三、醫院干部人事檔案管理創新的思考

（一）實現檔案管理制度的創新

醫院針對干部人事檔案管理要從制度入手，強化組織領導，樹立創新意識。

醫院要將干部人事檔案管理納入到日常的運營管理中，與醫院的發展建設同步規劃。醫院內容要注重宣傳干部人事檔案管理的作用，使各部門支持干部人事檔案管理工作。針對制度的創新先要提升管理人員的素養。醫院針對干部人事管理要配備政治意識強、業務水平高、責任心強的工作人員。醫院也要借助三甲評審及復審，完善干部人事檔案管理制度，如干部任前檔案審核制度、干部檔案專項審核以及日常管理等相關制度。制度完善后還要保證執行，落實問責制[3]。

（二）為檔案的開發利用創造基礎條件

醫院要注重提高檔案管理人員的服務水平，借助現代化的管理工具，及時、全面、準確收集多方面的資料，包括干部考核中的德、廉、能、績、勤等方面相關內容，以充實檔案資料。對于紙質檔案要保證及時歸檔，電子信息也要同步錄入系統，實現紙質檔案與電子檔案的相互結合，將相關資源最大化利用，實現檔案信息資源一方收集，多方共享的模式。檔案管理要在職稱晉升、競聘上崗、專業技術競聘等工作中發揮作用，要有利于醫務、科教、人事等部門的方便查閱，實現干部檔案信息資源在特定范圍內的共享，對干部工作能力加以分析預測。

（三）強化檔案的審核

醫院的干部人事檔案管理要結合干部選拔任用的需要，提供多方面的依據。近年來針對干部的組織管理更加重視檔案審核，會組織各醫院實施檔案專項審核，對于干部人事檔案資料不完整、制作不規范、手續不完備等質量問題要實施整改。因此醫院針對干部人事檔案管理要從內部審核做起，對于不符合規定的“三齡兩歷一份”要給予重新認定，對記載失誤問題要加以改正，以提升人事檔案的真實性和完整性，保證人事檔案的質量，為干部人事管理提供相關的依據。醫院要針對審核強化績效管理，科學設置對檔案管理人員的考核指標，以督促檔案管理人員落實《檔案法》以及《干部檔案工作條例》的相關規定，為醫院選拔任用人才提供有價值的依據[4]。

（四）利用形式實現創新

醫院干部檔案的利用要在原有基礎上加以拓展，緊跟當前干部人事制度改革的潮流，為人力資源優化提供支持。醫院可以運用現代高新技術的發展對檔案信息資源的開發利用，積極推進檔案資源計算機管理系統開發建設，加強電子技術處理、電子檔案管理，檔案在線歸類、在線搜索、在線查閱技術運用，不斷提高工作效率和檔案資源開發效益，大力推進現代化技術的應用，實行檔案數字化、網絡化管理。努力提高檔案資源開發人員的素質，拓寬知識面，優化知識結構，加強專業技術學習培訓，培養一批熟練掌握檔案資源信息技術的專業人才，增強檔案資源開發工作水平和質量。檔案信息資源開發樹立檔案資源普惠意識，擴大檔案收集范圍，構建配置合理、特色突出、方便快捷的檔案資源庫，將檔案資源庫進行數字化處理，檔案數據互聯互通。通過檔案資源信息化、網絡化工作平臺，進行一體化的管理，降低檔案查閱難度，開發檔案資源移動終端軟件，提高檔案獲取便捷性，打破檔案資源服務的時空限制，使檔案資源的價值得到極大增長，實現檔案資源網絡共享，滿足干部管理多樣化的需求。

（五）擴寬檔案利用渠道

醫院干部檔案管理部門要與人力資源管理、組織管理實現互聯互通，借助網絡將檔案利用渠道得以擴寬。不同部門的互聯互通可以擴大本館檔案資源的利用價值，又為檔案利用創造了方便條件。醫院干部檔案管理工作的出發點是保證效率和質量，檔案利用會關系到醫院管理的效果，因此檔案管理引入大數據技術實現了檔案信息的快速收集、傳遞、保存，這有利于保證檔案管理工作的高效。檔案管理部門可以結合醫院的特點，建立相應的網絡化檔案管理模式，發揮信息技術對檔案管理的推動作用，提升檔案管理的質量。網絡化管理有利于消除信息孤島問題，依托數據挖掘平臺，實現了檔案管理數據庫的開發利用，發揮了信息數據挖掘的作用。當前，網絡化是推動網絡化發展的重要基礎，檔案管理網絡化要發揮網絡化的優勢，提升網絡平臺的功能性，檔案資源的價值可以被挖掘，擴大了應用范圍。網絡條件下的檔案資源管理，檔案信息的內容可以更加豐富，儲存量會更高，檔案信息的結構會得以優化，檔案資源的作用也會提升。

四、結語

醫院的發展不離開優秀的管理人才。人事檔案記錄著人才的相關信息。準確完整的人事檔案是管理干部的重要依據。公立醫院要意識到干部人事檔案管理的重要性，選用政治思想素質好、專業水平高的人從事檔案管理，樹立主動服務意識，借助現代化管理系統，開拓創新，為醫院選人用人提供多方面的依據，推動醫院人力資源管理的發展。

參考文獻：

[1]鄭士柱.現階段公立醫院人事檔案管理建設探究[J].辦公室業務，2019（10）：179.

[2]莊民.淺談醫院人事檔案中存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2014（11）：108-116.

[3]林麗.醫院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].世界最新醫學信息文摘，2019，19（18）：154-163.

[4]溫淑珍.數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性解讀[J].科技資訊，2018（16）：122-123.