疫情檔案保護與利用的價值及實踐

胡忠平　張海波

關鍵詞：疫情檔案;功能;價值;保護與利用

疫情檔案的功能定位

抗擊疫情、共克時艱的檔案材料十分珍貴，不僅承載重要歷史，而且對于當前的疫情防控工作和今后可能發生的重大災害防治工作有著重要查考和借鑒價值。疫情期間各類部門都根據職能發揮自身特色作用，檔案部門主要可以利用檔案工作的信息集成化、信息共享化、公共服務化等特色，在疫情防控研究、疫情防控工作部署、公眾疫情宣傳教育等方面提供支持。

檔案部門可以充分運用已有的檔案資源、檔案工作的常規渠道來構建與疫情相關檔案體系，由此為疫情防控工作提供以下三類支持：第一，在檔案管理信息系統內實現對各級疫情檔案的快速共享和整合，輔助衛生防疫部門和政府部門更全面地把握疫情發展狀況，并及時做出正確決策;第二，提供原始且相對完整的疫情發展、防控與治療結果等數據資料，初步理清信息數據關系，為疫情防控與臨床治療研究提供更豐富的原始資料;第三，指導民眾科學防疫，積累疫情防控檔案資料，為今后可能發生的其他疫情的防控工作提供參考。

疫情檔案保護與利用的價值

提高各部門對疫情的響應速度。檔案管理對檔案信息的準確度要求極高，有效收集準確的檔案信息有助于輔助政府部門做出正確有效的決策。由于疫情屬于突發公共衛生事件，應急防控工作需要政府各個部門的共同參與、相互協助、聯防聯控，而部門間溝通機制、信息共享渠道的效率偏低，檔案管理部門能夠以信息管理的專業性來保證疫情檔案資料的真實完整性，并能高效地分享給衛生管理、科研部門，如疫情檔案中完整且詳實的傳染病學統計資料可以保證上級決策需要，避免重復性數據收集工作。

降低各部門信息收集難度。在管理疫情檔案的過程中，檔案部門依托自身專業優勢和信息渠道優勢，能夠以更快速度整合信息，促進疫情信息集中和整合，進而實現高效信息共享。如新冠肺炎疫情早期武漢疫情期新建隔離醫院方案的設計與組織建設必然耗時較多，而檔案管理系統對“小湯山”醫院設計方案、早期方艙醫院設計方案的整理與定向共享大大降低了各部門信息協同整合的難度，促進了對防控工作的高效推進。

提高大眾自主防疫水平。疫情的宏觀防控應由黨和國家政府綜合部署，但最終防控成效由基層部門和大眾決定。考慮到疫情期間基層宣傳準備工作的難度，各級檔案部門應當利用自身資源條件，快速整理并分發科學防疫知識資料，以有效增強大眾科學防疫意識，進而保障基層對防疫工作的有效落實。

有效保護和利用疫情檔案的實踐建議

健全檔案收集工作制度，確保疫情檔案信息的完整性。檔案部門應針對疫情期間的特殊情況，加強對疫情檔案信息收集工作的專業化部署和管理，檔案部門需做好以下兩類工作。

首先，要及時部署主動的疫情檔案收集管理工作。在檔案管理系統內部，縱向逐層分配管理責任、收集責任、信息渠道建設或優化責任，確保檔案收集的及時性。

其次，要加強與各級部門溝通，建立以檔案部門為主導的疫情信息收集工作體系。充分利用檔案部門在各級行政、事業部門內的滲透性，以及檔案系統的標準化管理條件，及時地將檔案系統打造為各級行政事業部門間的信息整合渠道，保證疫情檔案信息收集的完整性。

規范檔案信息共享標準，提高疫情檔案共享的效率。一般檔案的信息價值主要在于事后分析和借鑒，疫情檔案的價值則體現在對有價值的舊檔案的高效調用、事中檔案信息的高效共享上，疫情期檔案管理對時間等更為敏感。簡言之，疫情檔案管理必須追求共享效率，檔案管理部門需做好以下兩類工作。

首先，調動檔案管理系統的全部力量，快速調集過去疫情事件中收集的疫情檔案，為當前疫情防控提供經驗、方法等參考。檔案部門應及時征求專業小組中高級研究者、各部門中專業人員的意見，預先評估其對舊有疫情檔案的需求，提前做好對舊有檔案的搜集與整理工作，在對方需要時及時送達。

其次，檔案管理工作系統內部應及時建立統一的檔案信息處理標準，保證疫情期對信息的高速整合，便于對疫情信息的高效復用。對信息的標準化收集可以打破跨部門、跨系統信息的整合障礙，也能保證信息收集質量。各級檔案管理部門也應對關聯部門信息處理方案進行說明，指導其以標準化方式收集和利用信息，提升疫情信息公示的簡明和完整性。

完善檔案服務下沉工作，豐富疫情檔案服務的功能。疫情防控工作的勝利最終需要依托全社會的力量，“最后一公里”的防控反而是疫情中后期難度最大的工作。其根本原因在于公眾認識可能會對疫情防控制造障礙，檔案部門應主動分擔基層黨組織、社區管理部門的壓力，及時做好檔案服務下沉，推動群眾認知和意識的科學發展。

首先，基層檔案部門應主動與社區合作，加強科學宣傳。重點破除基層黨組織和社區部門在群眾動員、教育宣傳等工作中的障礙，結合網絡謠言、輿情發展等，整理科學防疫資料，制定專項動員和教育方案，使群眾增強防疫意識，自覺規避謠言和負面輿論的影響。

其次，完善在線服務，向公眾提供更廣泛、公開渠道的防疫知識學習渠道。各級檔案部門也應注意疫情防控期間集中動員、宣教工作的實施障礙，要充分利用我國移動互聯網高度普及的良好條件，快速在移動新聞媒體、移動社交媒體等渠道中開展社會性宣傳，使更多群眾可以了解防疫知識，進一步減輕各基層部門的防疫工作壓力。

總體而言，疫情期間檔案部門應當有效承擔己方信息支撐責任，做到提前介入、提前分析需求、提前做好信息支撐準備，注意服務大局，做好疫情防控期間檔案信息需求收集與共享工作。當然，疫情防控勝利在望，檔案部門最終應回歸檔案管理本職工作，做好檔案歸檔與保護，為今后進一步的科研工作、未來可能發生的其他類似應急工作做好材料準備。

參考文獻

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