云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

吳麗娟 杜運(yùn)夯 陳川 史亞巍

摘要：教學(xué)檔案是學(xué)校重要的檔案資源，但是在管理的過(guò)程出現(xiàn)了許多的問(wèn)題，這些存在的問(wèn)題阻礙了教學(xué)檔案的科學(xué)管理，也不利于學(xué)校整體事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。本文主要對(duì)云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決對(duì)策，致力于推進(jìn)教學(xué)檔案科學(xué)管理改革，從而更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案? 問(wèn)題? 對(duì)策

教學(xué)檔案是檔案的內(nèi)容之一，是學(xué)校在開(kāi)展教育教學(xué)工作過(guò)程中所形成的檔案內(nèi)容，它具有檔案的各種屬性和特點(diǎn)。教學(xué)檔案是學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)、教學(xué)管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的反映教學(xué)活動(dòng)的以文字、圖表、聲音、圖像等形式呈現(xiàn)出料的原始記錄材料。教學(xué)檔案成為一個(gè)獨(dú)立的檔案類別，是隨著人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和在教學(xué)活動(dòng)中對(duì)檔案資料的需求及重視程度不斷提高而催生的。

一、教學(xué)檔案的重要性

教學(xué)檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，反映著學(xué)校重要的教育教學(xué)管理活動(dòng)，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平，對(duì)學(xué)校具有重要的作用。

（一）教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)重要的原始記錄。學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的過(guò)程中會(huì)形成大量的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐的教學(xué)材料，這些材料是對(duì)教學(xué)活動(dòng)的完整而真實(shí)的記錄，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)科學(xué)地收集和整理之后形成教學(xué)檔案，規(guī)范保存起來(lái)以備今后查考利用。

（二）教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校的管理工作具有重要意義。教學(xué)檔案完整真實(shí)地記錄了教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，是我們檢測(cè)教學(xué)質(zhì)量、評(píng)估教學(xué)水平的重要依據(jù)材料，它反映著學(xué)校的教育教學(xué)管理水平。教學(xué)檔案的管理是否科學(xué)、規(guī)范和完整將影響到學(xué)校教學(xué)和其他工作的開(kāi)展，做好教學(xué)檔案的整體管理工作具有十分重要的意義。

（三）教學(xué)檔案作為學(xué)校重要的教學(xué)信息資源可以為學(xué)校的發(fā)展改革提供信息服務(wù)和決策依據(jù)。教學(xué)檔案是學(xué)校一個(gè)完整、系統(tǒng)、真實(shí)的信息資源庫(kù)，這些寶貴的信息資源不僅可以為教師的教學(xué)工作提供服務(wù)，也可以為學(xué)校的教學(xué)改革提供依據(jù)。教師可以利用教學(xué)檔案資源了解教學(xué)過(guò)程、學(xué)習(xí)教學(xué)實(shí)踐，通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐和反思，提升自己的教學(xué)能力，從而促使學(xué)校整體教育水平的提高。同時(shí)，教學(xué)管理人員通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案信息的搜集和分析，進(jìn)行教學(xué)評(píng)估與診斷，推進(jìn)教學(xué)改革，為提高教育教學(xué)水平而提供決策依據(jù)。

二、云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)教學(xué)檔案的重視程度不夠

教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用，但是為什么還會(huì)存在管理的諸多問(wèn)題，一個(gè)原因就是大家的重視程度不夠。專科學(xué)校由于經(jīng)費(fèi)、人員、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的不足，它不像本科高校那樣有條件建立綜合檔案館、并且配備專業(yè)專門的人員來(lái)管理檔案，形成規(guī)范的檔案管理體系。在這樣的情況下，專科高校的管理人員把學(xué)校管理的重心放到了黨政管理、科研、教學(xué)實(shí)踐上，而忽視了檔案的管理，特別是教學(xué)檔案的管理。并且學(xué)校也沒(méi)有專門的檔案機(jī)構(gòu)和管理人員來(lái)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理。

（二）教學(xué)檔案規(guī)范管理制度不健全

目前，對(duì)于云南省專科學(xué)校而言存在的最為普遍，并且也最為重要的一個(gè)問(wèn)題就是缺乏健全的教學(xué)檔案規(guī)范管理制度。教學(xué)檔案管理制度是規(guī)范教學(xué)檔案管理的重要依據(jù)和要求，它涉及到對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，是指導(dǎo)教學(xué)檔案規(guī)范管理重要依據(jù)材料。由于沒(méi)有管理制度的規(guī)范，使得教學(xué)檔案管理出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。第一，教學(xué)資料被分散于教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院、教研室和部分教師手中。第二，沒(méi)有明確需要被整理歸檔的教學(xué)檔案的內(nèi)容，使得一些該歸檔的教學(xué)資料沒(méi)有歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料流失。第三，材料在形成過(guò)程中缺乏規(guī)范，導(dǎo)致各種教學(xué)資料內(nèi)容、形式不統(tǒng)一。第四，缺乏制度規(guī)范的約束，管理人員在收集教學(xué)資料的過(guò)程中面臨很大的困難，比如教師不交或拖延。

（三）缺乏專門、專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員

云南省專科學(xué)校一個(gè)普遍的問(wèn)題就是人員緊張，主要體現(xiàn)在編制

數(shù)少，在職在編人員專業(yè)、年齡結(jié)構(gòu)不盡合理，合同聘用制人員流動(dòng)性大。在人員有限的情況下，都把主要工作重心放到教學(xué)和學(xué)校綜合管理工作上去，對(duì)于教學(xué)檔案的管理一方面是沒(méi)有專門的人員來(lái)進(jìn)行管理，大多數(shù)都是兼職;另一方面是缺乏專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理。目前，學(xué)校、教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)管理教學(xué)檔案的人員大多是身兼數(shù)職，甚至有的二級(jí)學(xué)院都沒(méi)有固定的人員來(lái)管理教學(xué)資料，使得教學(xué)資料收集不及時(shí)。并且，教學(xué)檔案的管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行管理。但是，目前的管理人員大多都是非專業(yè)人員，且又缺乏專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。

（四）教學(xué)檔案管理的硬件設(shè)施落后

教學(xué)檔案是學(xué)校寶貴的檔案資源，需要被長(zhǎng)期保存起來(lái)以備今后

查考利用。在保管過(guò)程中，需要有安全的環(huán)境和適宜的溫濕度，要保證檔案的齊全完整和安全，延長(zhǎng)檔案的壽命，需要有相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備來(lái)妥善保管檔案。目前對(duì)于云南省專科學(xué)校資金緊張、教學(xué)設(shè)施有限的情況，很難保證相應(yīng)的硬件設(shè)施，現(xiàn)有的條件已無(wú)法滿足檔案保管的需要。

（五）教學(xué)檔案的信息化程度低

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)也成為必然的

趨勢(shì)。但是，目前云南省專科學(xué)校在對(duì)教學(xué)檔案管理的過(guò)程中信息化建設(shè)主要存在三個(gè)問(wèn)題。一是由于缺乏規(guī)范的教學(xué)檔案管理制度，教學(xué)檔案在收集和整理的過(guò)程中出現(xiàn)資料不齊全、整理不規(guī)范的問(wèn)題，這就影響了教學(xué)檔案信息化的開(kāi)展。二是許多學(xué)校教學(xué)檔案的信息化工作仍未有效開(kāi)展起來(lái)。沒(méi)有對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行專門的信息化，只是在收集教學(xué)資料的過(guò)程中對(duì)于電子資料進(jìn)行了收集，沒(méi)有采取系統(tǒng)的數(shù)字化整理方式對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化。三是教學(xué)檔案的信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)效性。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案信息化工作滯后，一方面導(dǎo)致工作積壓，影響信息化質(zhì)量;另一方面影響教學(xué)檔案的查找和利用。

三、改善云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳教育，提高認(rèn)識(shí)

要改善教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，首先要加強(qiáng)宣傳教育，提高大家的認(rèn)識(shí)。對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變管理理念，加以重視，為教學(xué)檔案的規(guī)范化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。可以通過(guò)開(kāi)展檔案管理專題講座，組織檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)，提供檔案參與學(xué)校管理、決策和學(xué)校活動(dòng)等方式加強(qiáng)檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳，在促使大家了解檔案的同時(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而提高大家的認(rèn)識(shí)。

（二）建立健全教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理制度是規(guī)范教學(xué)檔案管理的重要依據(jù)，教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用工作都要有相應(yīng)管理制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范，各學(xué)校都應(yīng)該有相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度。對(duì)于已經(jīng)有相應(yīng)管理制度的，要結(jié)合新形勢(shì)下關(guān)于檔案管理的新要求，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際進(jìn)行完善。對(duì)于還沒(méi)有相關(guān)教學(xué)檔案管理制度的，要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新形勢(shì)下關(guān)于檔案管理的新要求和本校教學(xué)檔案的實(shí)際情況，盡快建立教學(xué)檔案管理制度。

（三）以引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才相結(jié)合的方式優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

針對(duì)目前普遍存在的教學(xué)檔案管理人員缺乏、專業(yè)性不高的問(wèn)題，可以以引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才相結(jié)合的方式優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)，了解教學(xué)檔案管理存在的困難，大力支持。通過(guò)專業(yè)教育培養(yǎng)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理人員，提高其專業(yè)性，積極引進(jìn)專業(yè)人員來(lái)專門管理教學(xué)檔案，實(shí)現(xiàn)專人專崗，提高教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效率。因?yàn)榻虒W(xué)檔案來(lái)源于各教學(xué)學(xué)院，所以在管理教學(xué)檔案時(shí)除了學(xué)校教務(wù)處專門負(fù)責(zé)學(xué)校總體教學(xué)檔案管理人員外，各二級(jí)教學(xué)學(xué)院和教研室也應(yīng)該配備教學(xué)檔案管理人員。學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)全校教學(xué)檔案的收集、整理、保管和提供利用。各二級(jí)教學(xué)學(xué)院和教研室負(fù)責(zé)日常形成的教學(xué)資料的收集、整理和歸檔。各部門各司其職，共同做好學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作。

（四）轉(zhuǎn)變管理模式，增加教學(xué)檔案管理投入

學(xué)校在管理的過(guò)程中，要轉(zhuǎn)變管理模式，要立足學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際，總體考慮，推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的整體發(fā)展。首先，學(xué)校要重視教學(xué)檔案的管理工作，創(chuàng)造條件予以支持，加大投入。其次，教學(xué)檔案管理部門也要轉(zhuǎn)變管理模式，把被動(dòng)的提供利用向主動(dòng)提供利用轉(zhuǎn)變。一方面可以通過(guò)主動(dòng)提供教學(xué)檔案資源為學(xué)校決策提供依據(jù)，把教學(xué)檔案管理和學(xué)校有關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展結(jié)合起來(lái)，服務(wù)于學(xué)校的管理工作，從而提高大家對(duì)教學(xué)檔案的了解和重視，從而促使增加投入。另一方面可以對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行編研和開(kāi)發(fā)，對(duì)社會(huì)提供利用，吸引贊助和投資，增加必要的教學(xué)檔案管理收入。通過(guò)學(xué)校投入和自己創(chuàng)收兩種方式增加經(jīng)費(fèi)，保證教學(xué)檔案規(guī)范管理所需的經(jīng)費(fèi)保障。

（五）大力推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，教學(xué)檔案的管理也要緊跟時(shí)代的潮流，積極推進(jìn)信息化建設(shè)。要充分利用現(xiàn)在發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，使用專門的教學(xué)檔案管理軟件對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理，提高教學(xué)檔案管理的效率和科學(xué)性。

目前，在不斷深化高等教育改革的形勢(shì)下，我們要緊跟時(shí)代步伐，正確認(rèn)識(shí)和分析教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，轉(zhuǎn)變管理思路，改進(jìn)管理方式，優(yōu)化管理模式，進(jìn)一步推進(jìn)教學(xué)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，最終服務(wù)于學(xué)校整體事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。