關于新時期醫院文書檔案管理工作辦法探析

摘?要：隨著時代的變遷，人們越來越重視醫院文書檔案管理工作，它是維系醫院日常工作管理的基礎，需要相應工作人員的配合。本文通過分析醫院文書檔案管理工作的開展現狀，從三個方面詳細闡述了如何進行醫院文書檔案管理工作，希望能給相關人士提供借鑒。

關鍵詞：醫院文書檔案管理工作?新時期?管理策略?發展現狀

中圖分類號：G271??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）08-00-01

引言

我國的醫院文書檔案管理發展得越來越成熟，主要涉及醫院各類公文、各類活動和事件的記錄、工作文檔等，是醫院日常工作的重要一環。傳統的醫院文書檔案管理工作采取紙質化辦公模式，效率低，資源浪費量大。隨著信息技術的發展，現如今的醫院文書檔案管理工作大多借助電子設備進行，不但能節省資源，還能方便操作，實現信息共享。所以，創新醫院文書檔案管理工作方法對于醫院日常工作來說十分重要。

一、醫院文書檔案管理工作的現狀分析

1.醫院文書檔案管理工作的特點

醫院文書檔案具體指的是醫院各類公文、各類活動和事件的記錄、工作文檔等，對于醫院管理工作來說至關重要。根據醫院文書檔案的概念，可以得出醫院文書檔案管理工作的特點，主要有以下幾點：第一，有章可循。醫院文書檔案載體的規范性高，必須按照國家的相關規定編寫和管理，對它的內容、格式、檢驗等方面都有一系列的規章制度限制，所以醫院文書檔案管理是有章可循的。第二，可使用性。醫院文書檔案管理工作服務于醫院的各項工作，他的目的不僅在于存儲信息，還在于方便信息使用。醫院文書檔案可作為參考資料，具有權威性。醫院文書檔案可作為決策憑據，具有科學性。使用醫院文書檔案時，它可向我們提供查詢、存儲、分類、管理等功能，方便使用。第三，安全性強。醫院文書檔案作為醫院的內部資料，具有很強的安全性，避免發生泄漏。安全性要求不僅在于醫院文書檔案的存儲方面，還在于他的使用和傳播過程都必須注意保密。

2.醫院文書檔案管理工作的原則

醫院文書檔案管理工作的原則可以分為三大點，第一，醫院文書檔案完整性。醫院文書檔案需要記錄某一工作的全部流程，在收集檔案時，不可發生疏漏，要完全能記錄整個流程。醫院文書檔案的完整性關系到使用的高效性和管理工作的工作質量，是醫院文書檔案管理最重要的部分。第二，收集工作規范化。醫院文書檔案的收集工作困難主要體現在醫院文書檔案的分布不集中，收集起來麻煩，分布無規律，難以尋找。所以，醫院文書檔案的收集環節需要有專門的制度規范它，讓專人負責專職，工作分配到個人，規范工作流程。第三，文書檔案篩選法則。醫院工作雜而細，不是所有的工作都需要記錄到檔案內，我們只需要選取價值高的工作記錄。醫院文書資料篩選入檔案的工作至關重要，有目的、有策略地選取最有價值的信息，排除無關信息，提高醫院文書檔案管理工作效率。

二、醫院文書檔案管理的工作方法

1.文書管理主動化

傳統的醫院文書檔案管理工作被動地接受指令，管理效率低，有時會出現工作的時間不夠的現象。醫院文書檔案主動化要求前移進行管理工作的時間，主動整理文檔和主動進入運轉環節，控制整個流程的進展，確保收集的文書檔案的精確性和系統性。第一，建立醫院文書檔案體制，以制度來保障工作進展。醫院文書檔案體制涉及的制度包括歸檔制度、收集制度、整理制度等，歸檔制度是最重要的制度。歸檔制度的規范化可以統一工作流程，方便工作人員操作，提高文書管理效率。第二，管理工作流程化。把整個管理工作整理為一個流程工作，流程中分化為幾個階段工作，每個階段工作都有對應的工作任務和人員安排，上一個階段的人員沒有權限管理下一個階段的人員，提高工作效率。人員的安排分為三個主要崗位，主要負責立卷、檔案整合和庫房監控管理。三級分配方式使得醫院文書檔案管理工作有條理，保證了醫院文書檔案管理工作的安全性和完整性。

2.文書管理信息化

隨著信息技術的發展，醫院文書檔案管理工作將信息技術應用在其中。信息技術可以應用在信息存儲、信息保密、信息共享、資源節約等方面。醫院文書檔案作為醫院的內部資料，具有很強的安全性，避免發生泄漏。安全性要求不僅在于醫院文書檔案的存儲方面，還在于他的使用和傳播過程都必須注意保密。將醫院文書檔案管理信息化，采取各種加密算法和通信協議，可以提高信息的安全性。文書檔案管理信息化離不開計算機設備和操作設備的人員，所以，管理人員需要有專業素養和操作設備的能力。為了培養操作人員的專業核心素養，醫院可以組織培訓活動，培訓管理人員的理論知識和實踐能力。邀請信息技術相關的專家開講座，宣傳文書檔案管理信息技術和現代化操作系統，提升管理人員的設備使用能力和文書規范管理能力。信息化文書管理應用到信息化軟件技術包括文書檔案管理系統、檢索系統、電子開發系統和其他相關軟件系統。擁有電子信息技術的部分工作人員積極帶動其他工作人員共同學習，共享資源。因為醫院文書檔案管理工作是一項基礎性、綜合性的工作，醫院的全體人員都應該能掌握和靈活運用。最后，醫院文書檔案管理信息化需要提高工作人員的思想意識，讓管理人員充分了解文書檔案信息化的重要性，把發展信息技術作為管理工作的首要任務，提高現代化的管理意識，深化管理人員對文書管理的理解。對于醫院來說，重視文書檔案管理工作需要加大對于文書管理工作的人才投入和資金投入，吸引優秀人才，引進先進設備，提高醫院文書檔案管理工作的效率和工作質量。

結語

我國的醫院文書檔案管理發展得越來越成熟，改變傳統的醫院文書檔案管理工作的紙質化辦公模式，現如今的醫院文書檔案管理工作大都采用電子設備，醫院文書檔案完整性高，收集工作規范化，有一套獨立的文書檔案篩選法則，提高文書檔案管理工作效率。文書管理工作逐漸趨向于主動化和信息化，改進后的文書檔案管理工作不僅能節省資源，還能方便操作，實現信息共享，保證了醫院文書檔案管理工作的安全性和完整性。

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作者簡介：余太秀，（1979.09-）女，漢族，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。