大數據時代檔案信息化建設探析

摘要：信息時代的來臨，檔案信息化建設日益提上日程，實現檔案管理的標準化、信息化、系統化、查詢的便捷化就顯得尤為重要。但目前整個社會對檔案信息化重視程度不夠，體制機制不夠健全，學校檔案與社會檔案融合程度薄弱，已經不能適應社會的發展進程。因此，必須形成自動、立體、實時、網絡化的電子信息，實現檔案信息資源共享，給學校管理、單位管理、個人使用帶來極大的便利。但由于網絡環境的復雜性，為個人信息安全帶來了極大的挑戰。同時，也為檔案信息化管理提出了更高的要求。

關鍵詞：大數據時代;檔案;信息化

隨著技術的發展，大數據廣泛應用于各行各業，大數據時代已經到來。我國的學生電子學籍信息已經應用十數年，完全可以利用電子學籍平臺，逐步建立完備的學生電子檔案信息，與社會檔案逐步融合，逐步形成檔案信息化。眾所周知，不管政府還是企事業單位，晉級評優、職務升遷等方面都離不開完備詳實的個人檔案，人事檔案管理在現實生活中具有重要價值和作用。因此，就學時期，學生電子學籍信息就不能僅僅用于教育科研和教學管理，更應該盡快融入個人整個發展歷程的檔案信息中，縱觀整個系統化工程，實現檔案管理的標準化、信息化、系統化、查詢的便捷化就顯得尤為重要。

一、學生檔案信息化建設存在的問題

目前，在我國學校學生檔案、社會檔案管理上存在諸多突出的問題，主要有以下表現：1、整個社會對學生檔案信息化建設重視程度不夠，國民意識中沒有很深的檔案意識，尤其是相關學校的領導、老師對檔案的重要意義認識不足，沒有給予足夠的重視，造成經費、精力、人力、物力嚴重匱乏，使學校檔案信息化建設捉襟見肘，顧此失彼。2、有關學校檔案概念存在偏差，檔案內容比較單一，千篇一律，缺乏個性。就現有的學生學籍檔案管理模式，比較突出的問題就是內容不夠豐富，普遍存在記錄比較簡單，基本都是家庭主要成員、上學、休學、復學、學習成績等的簡單化記錄，缺乏健康狀況、興趣愛好、階段性綜合評價、社會實踐狀況等綜合素質的反映，沒有體現出學校與學校，學生與學生個體之間的差異性，沒能比較全面的反映學生個人的綜合性狀況。3、基礎設施比較陳舊，缺乏必要的軟硬件設施。要想進行檔案信息的信息化、數字化，必須具備電腦、數據庫、掃描儀等技術設備，將紙質檔案全部錄入專業、系統的數據庫，實現案卷、影像、目錄等檔案信息化。但該項工程比較繁瑣，需要投入巨大的人力物力，這就在一定程度上大大限制了學校的信息化建設進程。4、體制機制不夠健全，各個環節嚴重脫節。學生檔案牽涉很多部門，不少科目，內容比較龐雜。科任老師、班主任老師、檔案管理人員、計算機信息化管理人員，相互之間即時溝通效果比較差，缺少相關的原則、規定及標準，導致學生檔案不能即時歸檔入庫，不能有效充實到信息化平臺。5、學生電子檔案信息在學生畢業后，不能有效的融入到畢業后社會會檔案信息中，形不成完備的信息檔案體系。

二、學生檔案信息化建設應對之策

我們現行的學校檔案信息化管理中不僅僅存在上述問題，檔案管理人員沒有專業的檔案知識，嚴重匱乏計算機、檔案復合型人才，各級各類部門、學校缺乏統一的檔案標準，凡此等等，學校檔案信息化建設還有很長的路要走，這段路比較漫長而艱難，需要根據實際情況制定應對之策。

（一）加大宣傳力度，提升國民檔案信息化意識，尤其在學校當中，更應該加強檔案信息化管理宣傳，使師生認識到檔案信息化的重要性和特殊性，提高他們填寫檔案數字化信息的準確性和完整性。通過信息化管理平臺的展示，讓學生了解檔案信息化是目前大趨勢，勢在必行。

（二）建立檔案信息化科學標準，使學校檔案從業人員有規可循，有法可依。信息化的檔案資源，多姿多彩，形式多樣，文字、視頻、照片、錄音等，使得檔案從業人員面對浩瀚多樣的資料無從下手，這就需要國家層面根據國情同時結合國際上發達國家檔案信息化標準規范，制定中國特色的檔案信息化的標準體系，既符合國家檔案信息化工作基本方針，又兼顧與發達國家檔案信息化規范標準相銜接。

（三）增加檔案信息化建設經費投入，完善基礎設施。在學校的檔案信息化建設過程中，應加大經費投入，購置計算機、打印機、高速掃描儀、大容量硬盤等現代化檔案管理設備，同時配置專業檔案室儲存紙質及電子檔案，為學生檔案的集中統一管理和檔案信息化建設打下良好基礎，為實現學生檔案信息化建設提供物質條件。我們處在信息化飛速發展的時代，信息化建設時刻處于動態變化之中，這就為檔案信息化平臺提出了更加高的要求，要求在檔案信息化建設過程中具備前瞻性。

（四）更新師生檔案觀念，形成全新的、系統性的檔案理念。紙媒體檔案給大家的印象就是簡單地時間、歷程、學業等的羅列。學生檔案信息化平臺要體現出每個階段動態的過程，除了必要的個人信息、學業成績、獎懲情況，還要包括學生的興趣愛好、健康狀態、班主任評價、參加的社會實踐活動等圖片、音視頻，形成更加全面、立體的學生檔案信息。

三、學生檔案信息化管理要既注重便捷化，又要確保信息安全

形成自動、立體、實時、網絡化的電子信息，實現檔案信息資源共享，電子檔案利用率將大大提高，使用便捷，給學校管理、單位管理、個人使用帶來極大的便利。但由于網絡環境的復雜性，為個人信息安全帶來了極大的挑戰。同時，也為檔案信息化管理提出了更高的要求

（一）電子信息檔案標準化、法制化建設亟待提高。

目前，檔案資源使用范圍有限，實現資源共享比較困難，究其原因如下：（1）檔案管理各行其是，各個學校、部門檔案管理相對分散，沒有形成系統化、集約化、規范化的檔案體系，部門與部門之間所執行的檔案政策不統一，沒有統一的檔案管理和查詢標準。（2）檔案的時效性亟待提高，每個人的發展都是動態的過程，檔案不能及時記錄個人動態的軌跡，傳統檔案管理模式相對滯后。（3）傳統檔案管理模式收集信息相對滯后，不能適應信息化時代的飛速進程。因此，轉變傳統檔案管理模式，盡快實現檔案信息化管理的標準化、法制化、制度化建設，便成了當今社會亟需要解決的問題。

（二）保留傳統檔案管理優良方法，堵塞檔案信息化管理安全漏洞

檔案實現信息化后，提高了人們用檔的應變能力，形成檔案管理主動服務意識，既保證大家對檔案信息的有效檢索，又提高檔案導入的時效性。在滿足為社會和公眾提供服務的同時，為個人信息安全帶來了不小的挑戰。傳統檔案管理模式為我們提供了確保安全的思路和可公開信息的尺度。（1）檔案信息化功能需要提供可對外公開和授權公開兩個板塊的功能;（2）設置本人充實檔案和專業審核通過的功能，提高檔案信息的實效性。（3）加大國家數據庫建設，確保電子信息數據庫空間充裕，避免數據丟失。

總之，大數據時代，學生檔案工作實行信息化之后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化，一次性錄入的信息就可以檔案數據內部共享，大大提高了查檔效率。部門管理員也可以從手工勞動中解脫出來，更好的收集并整理檔案，大大提高了工作效率，同時為檔案系統化、科學化建設奠定堅實的基礎。

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作者簡介：

邢繼綱（1980-），男，本科，研究方向為檔案學。

作者單位：菏澤市教育考試中心