檔案管理信息平臺的深化與應用

摘要：新時代背景下，檔案管理逐漸成為企業、事業單位的一項重要工作，這需要相關的領導者提起重視，制定出有利于提高檔案管理的有效模式，實現檔案的有效管理。新科技因素影響下，信息化模式以其開放性、高效性的優勢進入人們的視野中，所以，在檔案管理過程中，相關的管理人員要注重信息平臺的構建，采取現代化模式開展具體的檔案管理工作，發揮信息平臺的價值和作用。

關鍵詞：檔案管理;信息平臺;深化與應用

引言：現代化技術快速發展，這需要相關的行業緊抓信息化模式，將信息化管理模式的最大優勢發揮出來，提高檔案管理的效率。同時，檔案管理是一項復雜、系統并且重要的工作，如果相關的檔案管理工作人員不能有效提升檔案管理質量和水平，這很難發揮檔案在經濟、政治、文化等事業發展中的作用。基于此，相關的檔案管理人員要高度重視信息技術的使用，構建科學完善的現代化檔案管理制度，提高檔案的利用率和價值。

一、檔案管理工作的具體內容

（一）檔案資料的收集

檔案一般用于企業或者事業單位等一些發展領域中，眾所周知，在這些機構中，工作人員比較多，同時，工作人員的工作量也比較大，這就需要相關的負責人對每個工作人員的個人資料和檔案進行統一搜集和管理，將這些檔案資料保存起來，這樣有利于發揮檔案本身具備的價值。在檔案管理工作進行中，有許多工作需要檔案管理人員提起重視，比如，管理人員需要參與每個檔案部門的接受入庫工作，像是人事檔案資料、圖片檔案資料等等，這些都是企業或者事業單位發展的重要信息資源，同時也具有較強的保密性，這就需要相關的檔案管理人員做好檔案管理和入庫工作，將檔案保存好，以期發揮其重要的作用和價值。

（二）檔案管理的具體整理工作

首先，在檔案入庫之前，相關的檔案管理人員要對自己所在機構的每個部門的檔案開展相應的質量檢查，如果發現一些檔案不符合入庫的具體要求，則需要將該檔案返回到相關的部門中讓他們予以修正，同時，還可以根據相關機構的規定，整理、整合相關的檔案資料，使其可以符合檔案的入庫標準，這樣可以真正發揮檔案的實際價值。

檔案的類型并不是單一的，除了具體的文字內容，還會包括圖片等一些內容，所以，這就需要相關的檔案管理人員整理地圖，將不同檔案的類型進行科學合理的分類，同時，還要根據檔案的圖片內容進行科學地整理和歸檔。

檔案管理人員開展具體的檔案分類工作時，還要注意一定的檔案分類原則，需要按照規范的標準和原則整理一些零散的檔案，這樣可以避免檔案整理工作過程中存在的檔案流失情況，同時還要融入信息化模式，切實發揮現代化模式的重要作用，提高檔案管理的價值和質量。

二、檔案管理工作中存在的問題

當前，出在現代化信息社會，中國各行各業都在進行著相應的改革，融入現代化信息技術，期望通過這種方式提高發展的質量和效率。同樣的，相關的檔案管理工作也要采取信息化管理模式。不僅如此，檔案管理人員也要具備豐富的、專業的信息化管理水平，并且可以熟練操作網絡技術，提高信息化管理水平。但是，就當前的管理現狀來看，我國一些企業或者事業單位的檔案管理并沒有實現信息化，相關的管理人員也并沒有搭建網絡平臺開展相應的檔案管理工作，這就導致檔案管理效率降低。此外，由于中國信息技術的普及率還存在著一些不足，不同地區的信息技術普及存在著不平衡狀態，同時一些企業或者事業單位的檔案管理人員并沒有采取現代化檔案管理模式，也沒有借助一些有效的管理軟件開展具體的檔案管理工作，這樣很難提高檔案管理工作的效率。

三、檔案管理信息平臺深化應用的具體策略

（一）建立科學完備的現代化檔案管理制度和工作機制

新形勢影響下，我們的工作和生活都進入了現代化，這就要求著一些機構需要充分采用信息模式開展具體的工作。所以，針對檔案管理工作，相關的檔案管理人員需要根據檔案的實際管理情況制定科學完備的檔案管理制度，采取先進科學地檔案管理工作機制，以此來提高檔案管理的規范化操作水平。那么，在構建現代化檔案管理平臺時，檔案管理人員首先要全面深入地理解現代化檔案管理模式的特點和優勢，然后根據相關的檔案管理資源進行整合，采取全新的現代化檔案管理模式克服傳統陳舊的管理方式，打造科學、富有濃郁現代化氣息的檔案管理制度和平臺。同時，企業或者事業單位是一個發展的整體，檔案管理人員也可以將相關的檔案管理工作擴展到其他部門，開展檔案協調工作，其他部門的工作人員可以為檔案管理工作人員提供一些幫助，發揮合力共同構建嚴密的檔案管理體系。再者，在檔案管理工作機制創新方面，也要引起相關的檔案管理人員的關注，檔案管理人員需要強化自我管理機制，充分發揮自主檔案管理能力，通過借助信息平臺，掌握相應的信息技術，借助大數據管理模式開展具體的工作，提高檔案管理工作的水平。此外，檔案管理工作人員還要做到實事求是，根據企業的實際發展情況，借助現代化模式規范檔案管理工作，制定統一科學地工作標準，對檔案管理的不同類型、格式等加以規范，這樣可以增強檔案管理工作的協調性和高效開展。

（二）借助信息平臺，構建科學完善的檔案管理數據庫

檔案管理人員需要構建科學完善的檔案管理數據庫，保存相應的檔案信息，并且還要利用信息技術搜索出具體的內容，這樣可以節省相關的工作時間。同時，管理人員需要熟練地操作計算機網絡，利用計算機網絡的高效性開展具體的信息整合和數據庫管理工作，為檔案管理工作提供保障。在搭建起了檔案管理信息平臺后，相關的管理人員也不能松懈，要對后期的維護和運營工作提供保障和技術支持工作，這樣有利于保證檔案信息化管理數據的安全和完整，有利于推進檔案管理工作的順利開展和進行。

（三）提高檔案管理人員的信息技術管理能力

相關的公司和事業單位需要制定檔案管理人員選拔模式，選擇專業知識豐富并且個人素質較強的工作人員開展相應的檔案管理工作人員，這樣可以起到相應的檔案管理工作水平。除此之外，相關的機構還要做好檔案管理人員的職業和素質培訓工作，讓他們在培訓的過程中了解豐富的信息技術內容，借助信息平臺開展相應的檔案管理工作，以此來提高檔案信息化管理的質量和效率。

（四）完善信息平臺制度，提高管理水平

針對當前檔案管理工作的狀態，相關的檔案管理人員要秉承實事求是的態度，加大檔案管理力度。所以，相關的企業或者事業單位的負責人首先要構建科學完備的檔案管理工作規章制度，構建相應的規章制度。除此之外，相關部門還要加大監督力度，借助信息化平臺監督檔案工作人員開展具體的管理工作，同時，還要針對其中存在的一些檔案管理問題提供具體的管理和指導方法。最后，因為檔案的來源比較多，相關的檔案管理部門首先要做好檔案資料的匯總工作，這樣才能有利于提高檔案管理工作的高效性，充分發揮現代化信息技術的檔案管理效率和質量。

結束語

綜上所述，檔案管理工作越來越重要，相關的檔案管理人員需要采取有效的方法和措施解決相關問題，通過創新檔案管理模式和手段，借助現代化檔案管理模式，增強檔案管理效率和質量。

參考文獻：

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[3]邱紅艷.加強檔案管理信息平臺的應用[J].黑龍江史志，2013（15）：98.

作者簡介：

魏宏梅（1975.12-），女，漢，籍貫：甘肅，學歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案。