論科學(xué)統(tǒng)籌檔案分類管理重要性

肖亮

【摘要】隨著時代的發(fā)展，人們生活節(jié)奏越來越快，更多的人追求效率和質(zhì)量，這是科技發(fā)展給人們帶來的意識上的轉(zhuǎn)變，更是社會進步的必經(jīng)階段，尤其是在統(tǒng)籌管理方面，更是被實際應(yīng)用到了不同的領(lǐng)域中，在我們?nèi)粘陶砦募蜌w納數(shù)據(jù)工作時，科學(xué)的統(tǒng)籌安排可以起到事半功倍的效果，比如利用統(tǒng)籌計劃將檔案進行分類，并制定相應(yīng)的管理制度，由于檔案是后勤部門為一線部門提供保障和服務(wù)的重要部門，所以有效的利用統(tǒng)籌分類管理檔案，是提高企業(yè)工作效率的重要方式之一，也是機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，對整個機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有序、高效運行起到舉足輕重的作用，更是單位創(chuàng)新發(fā)展、科學(xué)管理以及制定今后宏觀發(fā)展規(guī)劃方案的重要保障，基于此，本文就科學(xué)統(tǒng)籌檔案分類管理為課題進行詳細闡述，挖掘?qū)嵱眯院透咝Х椒ǎo相關(guān)檔案管理人員提供一些具有幫助性的想法和建議。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)統(tǒng)籌;檔案分類管理;重要性

一、科學(xué)統(tǒng)籌檔案分類管理重要性

我們首先來清晰檔案和檔案員的重要性，檔案是企事業(yè)單位的人員、事務(wù)等一切可留存紙質(zhì)版文件的總稱，有著時間久、數(shù)量大和持續(xù)歸檔等等特征，其中最為顯著的特征就是要求檔案的精確性，檔案不同于一些電子版留存文件，檔案更具有不可更改性和真實性及權(quán)威性，這些都讓檔案在任何企事業(yè)單位中都變得極為重要，所以檔案管理人員應(yīng)該秉承著科學(xué)的管理方法，利用統(tǒng)籌學(xué)的基本原理進行檔案的歸檔和分類工作。

二、檔案員檔案管理現(xiàn)狀檔案分為電子檔案和紙質(zhì)版檔案，當下互聯(lián)網(wǎng)和電子設(shè)備應(yīng)用于檔案管理是比較常見的，但仍舊無法替代傳統(tǒng)檔案也就是紙質(zhì)版檔案的重要地位，一些檔案員為了貪圖便利，盲目借助于電子設(shè)備對檔案進行分類管理，短時間內(nèi)可能發(fā)現(xiàn)不了弊端和歸檔漏洞，但時間一久檔案管理就會變得混亂，究其原因是不能科學(xué)的將電子檔案和紙質(zhì)版檔案進行有計劃的分類管理，還有一些檔案管理員對于一些重要檔案沒有做到雙重歸檔，甚至是三重歸檔，不能確保檔案的“保質(zhì)期”，就會有造成檔案丟失的嚴重后果，下面我們結(jié)合現(xiàn)狀進行檔案管理的科學(xué)統(tǒng)籌安排建議。

三、科學(xué)統(tǒng)籌檔案分類管理措施

1、完善檔案管理機制。這是統(tǒng)籌規(guī)范管理檔案的基本制度，是科學(xué)管理的前提，任何企業(yè)和公司都有相應(yīng)的規(guī)章制度，檔案管理制度尤其重要，因為檔案具有私密性和借閱性，所有什么類型的檔案應(yīng)該如何有輕重之分的進行管理是必須清晰的事，而且檔案管理員應(yīng)該是制度的唯一執(zhí)行者，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該根據(jù)檔案管理員的工作情況給予相應(yīng)的獎懲措施，激發(fā)管理員的工作效率和創(chuàng)新管理積極性。

2、遵守章程，規(guī)范操作。作為檔案管理員必須具備一定的專業(yè)技能，首先要熟知檔案管理制度，進行統(tǒng)一標準化管理，在收檔時間上統(tǒng)一、即使分類整理、做好歸檔備忘記錄，并確保檔案的安全管理和查找方便，在對已收集的檔案進行管理的同時，對于一些不間斷入檔的新檔案，要做好時間記錄，確保數(shù)量和時間的精確，檔案管理尤其重要的是查找方便，所以對于檔案的邊牧和檢索工作要重點關(guān)注，同時加強檔案的開發(fā)和統(tǒng)計工作，為領(lǐng)導(dǎo)的參閱和查找資料提供方便。

2、規(guī)范化檔案管理。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據(jù)。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結(jié)。三是認真做好檔案交接監(jiān)督管理工作，對交接工作負責(zé)。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責(zé)任。

4、檔案管理程序靈活化。檔案管理程序一般都是由領(lǐng)導(dǎo)者或者決策者制定的，具有一定的流程性，可能會比較繁瑣，作為檔案管理者，在具備過硬的專業(yè)知識和技能的同時，在遵守檔案管理制度的同時，也要結(jié)合實際情況有靈活的管理方式，對于一些突發(fā)性事件和特殊事件要有應(yīng)急措施，避免因為繁瑣的檔案流程延誤了緊急工作，檔案管理員也應(yīng)該和領(lǐng)導(dǎo)及時匯報一些突發(fā)情況，但無論任何情況下，做好檔案出入記錄和時間記錄是毋庸置疑的，因為詳盡的記錄是檔案工作的核心部分，任何人和任何事都不能更改這一特征。管理程序靈活化還在于不斷的自我創(chuàng)新中體現(xiàn)，如何在花費最少的精力下，將檔案工作的效率提升，做到事半功倍，是檔案管理員都希望的事情，這就需要一定的靈活運用規(guī)章制度的能力，并在合理的范圍內(nèi)去運用這種能力。

結(jié)語

檔案管理科學(xué)統(tǒng)籌化是新時期社會事業(yè)發(fā)展的實際需求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統(tǒng)一部署下，在企業(yè)的積極配合下，強化檔案管理信息化的科學(xué)意識，制定完善的管理制度，積極改進檔案管理工作設(shè)備，同時加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和技能培訓(xùn)，才能在時代發(fā)展的帶動下更好地進行結(jié)構(gòu)調(diào)整與升級，進而更快地實現(xiàn)檔案管理的信息化，為相關(guān)單位和企業(yè)提供便利，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案工作的統(tǒng)籌科學(xué)化管理作為高效管理的方法，是所有檔案管理工作者需要掌握并靈活運用的工作必備技能，更符合未來檔案管理的方向，具有重要的推進意義。

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