新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑分析

摘要：時代在發展，社會在前進，以前的檔案管理方式已經不能滿足時代發展的要求，這就需要廣大高職學校不斷進行改革創新，讓檔案管理工作在規范化的道路上越走越遠，不斷加強檔案管理工作人員的專業素質，促進學校檔案管理思想的發展，解決以前的檔案管理工作中存在的問題，有利于高職學校的檔案管理工作在時代的洪流中穩步前進，進而有利于整個學校的發展。

關鍵詞：新時期;高職;檔案管理;規范化

一、傳統檔案管理工作的不足之處

（一）管理體制不完善限制了學校的發展

雖然現代各學校的科技化程度已經逐漸提升，并逐步走向現代化，但是檔案管理的管理體制往往還是沿用著之前舊的傳統檔案管理體制，學校的檔案管理體制跟不上時代潮流。高職院校在新時期的發展過程中，必須在檔案管理中實施規范化處理，要從長遠角度出發，提高高職檔案管理工作水平。[1]管理體制與現代化發展水平不相匹配，管理人員的工作不能相應地落實到位，管理水平有限。所以，管理體制不是很完善，也沒有切實可行的管理制度，來對現代學校的檔案管理工作進行進一步的管理與監督，在很大程度上限制了高職學校檔案管理工作的發展。

（二）管理思想落后跟不上時代的發展

現在大多數的學校都是秉承著檔案要多，要全面的管理思想，這就使得學校的檔案雖然種類繁多，涵蓋面積廣，但是這也同時造成了整理起來非常困難等問題，大大降低了檔案管理工作的效率，也這讓人們在尋找檔案時很難找到自己真正需要的檔案，在這一點上，有些國家的做法就比較先進，他們的高校中每個學院都有自己特定的檔案管理處，不同學院中的學生可以根據自己的專業需求來選擇自己需要的檔案，這樣，有效提高了檔案管理工作的效率，有利于檔案管理工作逐步走向規范化。高職院校除日常教育教學工作外，檔案管理工作也是其基礎性、常規性的工作內容。當前高職檔案管理工作規范化中存在缺乏規范化意識、管理制度執行不到位，以及檔案管理沒有與時俱進等問題，各高校可通過以下新途徑解決：強化檔案管理規范化意識;提高檔案管理人員素質;落實檔案管理制度;加強檔案管理的信息化建設。最終促進高職檔案管理工作向規范化、制度化、常態化發展。[2]

（三）管理者的專業素質達不到要求

每個高職學校中，有著大量的檔案，信息量非常巨大，檔案的管理人員就有著非常重要的作用，他們的任務非常繁瑣，這些管理人員是檔案管理工作不可缺少的一部分。他們的專業素質對學校檔案管理工作的影響也十分明顯，對新時期高職檔案管理工作的規范化有著非凡的意義，甚至于影響著檔案管理工作的規范化建設。而且，大部分的學校檔案管理人員并不具有專業性，他們的知識背景無法滿足學校檔案管理工作規范化建設的需要，在對圖書館的日常管理中也難免力不從心，不能面面俱到，不能從專業的視角去對待問題，解決問題，就算有些檔案管理人員具有較高的文化水平，由于他們的工作比較繁重，接受專業培訓的機會比較少，這就導致這些管理人員在完成工作任務時面臨著很大的困難，十分不利于檔案管理工作規范化的發展，放緩了規范化前進的腳步，而當今時代，為了追求高職檔案管理工作的規范化，這就要求高職檔案管理人員在任命和管理上都要有所創新，人才是國家科學發展的第一資源，采用符合時代發展的方法，進一步提高檔案管理人員的專業素質。

（四）檔案管理的現代化程度不夠

當今時代，科技迅速發展，網絡連接地球村落。地圖應用平臺保證出行安全，電商平臺保障飲食安全，學校也在積極創新，跟上步伐。云科技多樣應用信息化邁向智能化，是中國未來云端生活的縮影。信息化時代，電子信息技術逐漸得到了推廣，借助電子信息技術提高圖書管理效果也是當前圖書檔案管理的重要發展途徑。[3]一定要跟上時代的步伐，才能不被時代所淘汰，在時代的洪流中穩步向前。在社會的發展中不斷改革創新，促進自身的發展。

二、規范化在檔案管理工作中的優勢

（一）方便操作和管理

相較于傳統的檔案管理工作的操作和管理方法，規范化的管理方法便于操作和管理，將大量的資源和文件條理清晰地整理出來，在查詢和尋找資料時就會變得十分方便，進一步縮短了檔案查找的時間，減少了查找檔案的精力，大大提高了檔案查找的效率，而且也降低了人工的工作量，省時省力，節約勞動力，提高了高職檔案管理工作的工作效率。

（二）可以運用現代科技對文件備份，保證了資料的安全

電子文件可以進行備份儲存，這是傳統檔案所無法做到的，這樣，可以保障資料的安全，保證了知識可以傳遞下去，同時，電子資料允許在不同地域之間迅速傳遞，這是傳統檔案不能擁有的優勢，大大提高了知識的傳遞性與可讀性，應用便捷。現階段，各行各業都在進行信息化建設，以期適應信息化時代的發展特點和發展趨勢，更好地促進自身可持續發展。[4]

三、改進檔案管理工作的方法

（一）提高檔案管理人員的素質

一個學校的檔案記錄了這個學校的風風雨雨、記錄了這個學校一路走來的點點滴滴，所以，做好檔案管理工作是重中之重，對一個學校來說具有不可忽視的意義。作為新時代的高職檔案管理人員，應該承擔新時代炎黃子孫應當承擔的歷史使命，發揚云端科技，助力中國夢的實現，踐行科學家精神。將學習專業知識視為自己肩上的重擔，細心體察，不斷提高自身的綜合素質。培養自主學習，全面學習，創新學習，合作學習的理念，認真學好專業知識，不斷激發自己的創新意識，堅定科學與崇高的理想信念，加強道德修養，成為一名更加優秀的檔案管理人員。

（二）積極改進并完善檔案管理工作的管理體制

創新是發展的動力，學校的規范化建設自然也離不開創新。高職檔案管理工作的規范化過程中要堅持發展創新的理念，緊跟時代的步伐，依據自身的實際情況確定發展目標，并且制定詳細的發展計劃，進一步深化改革，建立適合當今時代高職檔案管理工作發展的發展體系。在發展中克服困難，從而實現規范化的目標。

（三）豐富檔案的內容

廣大高職學校要根據自身的實際情況和發展進程不斷豐富檔案管理工作的內容，立足現實，實現檔案管理工作的規范化。結合實際情況，認清自己所處的階段，形成屬于自己的、獨特的檔案管理工作，而不只是一味追求與他人保持一致，要采用適合自己的方法，才能取得長足發展，新的時代，學校應該培養出更多能夠適應社會、服務社會的人才，這就需要學校加大對學生動手能力培養的力度，同時，也應當收集這方面的材料，力求讓檔案管理工作真正發揮作用，實現其應有的價值，而不只是浮于表面，過于形式主義，這樣，有助于學校的長遠發展，可以有效提高學校相關工作的工作效率，增強學校的綜合實力，讓學校在競爭中占據更多的優勢。

四、結語

綜上所述，規范化在現代高職檔案管理工作中起到的意義和作用是不容小覷的。是檔案管理工作發展的必然趨勢，對于工作的改革創新有著不可替代的作用，高職檔案是學校在教學、科研、學生管理活動中形成和采集的有保存價值的一系列資料，高職檔案管理是高職院校基礎性工作。[5]在規范化之下，檔案管理工作可以更加適應時代發展的要求，與時代的發展的大風向保持一致，提高工作效率，提高資源的利用率，進而實現圖書館的長遠發展。

參考文獻：

[1]張瑋什.論新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑[J].廣東蠶業，2017（10）：56.

[2]陳軍.探究新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑[J].教育觀察，2017（20）：44-45.

[3]袁玉平.探究電子信息化在圖書檔案管理工作中的應用[J].電子世界，2019（3）：93-95.

[4]曹太剛.基于檔案管理的電子信息化管理模式建設及應用研究[J].中國管理信息化，2020（4）：195-196.

[5]劉珺，趙峰.探究新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑[J].中國教育技術裝備，2014（10）：67-68.

作者簡介：

伊靖（1970—），女，漢族，籍貫：山東濟南，單位：濟南職業學院，研究方向：檔案管理。