淺談ERP對企業存貨管理的影響

1.ERP的定義

ERP系統是企業資源計劃 （Enterprise Resource Planning） 的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。上個世紀90年代美國一家IT公司根據當時計算機信息、IT技術發展及企業對供應鏈管理的需求，預測在今后信息時代企業管理信息系統的發展趨勢和即將發生變革，而提出了這個概念。 ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件。

2.存貨管理的定義

存貨是指企業在正常生產經營過程中持有以備出售的產成品或商品，或仍然處于生產過程中的產品，或在生產過程或提供勞務過程中將要消耗的材料、物料等。它是反映企業流動資金運作情況的晴雨表，往往成為少數人用來調節利潤、偷逃國家稅費基金的調節器。因為它不僅在企業營運資本中占很大比重，而且又是流動性較差的流動資產。

存貨管理就是對企業的存貨進行管理，主要包括存貨的信息管理和在此基礎上的決策分析，最后進行有效控制，達到存貨管理的最終目的提高經濟效益。存貨管理的意義包括：1、可以幫助企業倉庫管理人員對庫存商品進行詳盡、全面的控制和管理;2、幫助庫存會計進行庫存商品的核算;3、提供的各種庫存報表和庫存分析可以為企業的決策提供依據;4、實現降低庫存、減少資金占用，避免物品積壓或短缺，保證企業經營活動順利進行。

存貨作為一項重要的流動資產，它的存在勢必占用大量的流動資金。一般情況下，存貨占工業企業總資產的30%左右，商業流通企業的則更高，其管理利用情況如何，直接關系到企業的資金占用水平以及資產運作效率。因此，一個企業若要保持較高的盈利能力，應當十分重視存貨的管理。在不同的存貨管理水平下，企業的平均資金占用水平差別是很大的。通過實施正確的存貨管理方法，來降低企業的平均資金占用水平，提高存貨的流轉速度和總資產周轉率，才能最終提高企業的經濟效益。

3.當前企業存貨管理存在問題及原因

3.1存貨的收入、發出、結存缺乏真實記錄

材料領用記錄生產成本及費用的歸集、結轉的記錄人為因素較多，尤其在工程項目核算上更顯現其弊端。比如，甲、乙兩個工號同時開工，月末核算記錄顯示的是乙工號的材料消耗極少甚至為零，而甲工號的材料消耗多出一大塊;原輔材料已經領用消耗，而實際上并未相應結轉成本;原輔材料并未領用消耗，而實際上已經結轉了成本;購入的材料已經領用消耗，購貨發票未到，期末又沒有按規定暫估入庫，造成資產負債表期末存貨記錄減少甚至出現紅字余額。公司只手機內部信息，對其了解也很不完善。再者企業認為沒必要進行分析，導致在統計材料數據初始數據時發現，部分相同型號材料存放在不同庫位但倉庫管理人員并不知情。

3.2內部控制制度不健全

在材料采購、產品銷售環節往往由同一個人完成采購銷售、付款收款、入庫出庫等全過程，使采購銷售工作無章可依，還會提供暗箱操作的溫床，增加了營私舞弊的可能性。公司倉庫一線管理人員普遍不會使用電腦，且對倉庫存貨分類按經驗分大類，不能具體提供某一具體材料確切位置及相關庫存信息，對新系統不熟悉及部分老員工有抵觸情緒。

3.3冗余庫存對于企業資金管理的影響

因庫存量大，導致流動資金占用額高，有的企業存貨儲備要占到流動資金總額的60%以上，給企業流動資金周轉帶來很大的困難。

3.4非正常存貨儲備量擠占了正常的存貨儲備量

為控制流動資金占用額，在日常存貨管理中盡量降低庫存占用量，減少進貨量，從而影響了正常生產經營所需要的合理存貨儲備量。

3.5管理不到位

毀損待報廢、超儲積壓存貨儲備在每年一次的清產核資中都要作為重點問題進行上報，但每年都是只上報，沒有上級主管部門的批示，沒有處理結果，致使毀損待報廢、超儲積壓存貨儲備量像滾雪球一樣越滾越大，沒有從根本上解決問題。企業管理中的隨意性，有規矩不遵守，人制高于法制等現象都阻礙了企業向正規化和高層次企業發展。

4.使用ERP 對于企業庫存管理的優勢

4.1整合企業價值鏈

ERP系統則使得企業有了實現整合價值鏈信息的技術平臺，解決了手段的問題。企業通過ERP系統信息平臺的共享，可以登陸客戶的ERP平臺，獲得其近期的生產計劃和產品需求，據此排定自己的生產計劃;同樣，企業的供應商也可以登陸企業的ERP平臺獲取相應信息;企業還可以登陸供應商的ERP平臺獲取供應商實時的生產信息和完工信息。因此，如果客戶端需求或生產計劃有所改變，可以第一時間被企業及其供應商獲取，企業及其供應商就可以相應調整生產計劃以避免庫存的增加。這樣在供應商、企業、客戶端各個環節的庫存都可以大幅度降低，真正實現共贏。

4.2實時的跟蹤

ERP系統的思想則是實時跟蹤，管理者可以跟蹤到業務的每一步操作，隨時發現存在的問題，甚至通過專門的軟件設計，讓系統自動通報問題，公司的管理成了一個動態的系統，一個環環相扣的過程。部分原有的業務流程要重新調整以減少隨意性，加強規范性。在傳統信息流體系下，要想得到實時的庫存信息幾乎是不可能的，只有規定一個固定的時段由倉庫統計人員將一定時間的庫存信息進行匯總后才能提供完整的庫存信息。而在企業ERP系統下，物流和信息流是同時進行的，管理者可隨時得到任何時間和任何時段的庫存信息，且管理信息越來越精細和集成。這樣，當產業鏈上的產、銷信息有變化時，存貨管理者可以及時查詢當前的庫存信息，并據以進行企業的生產和采購業務調整，及時、準確的將調整信息傳遞下去，以最大限度地利用庫存，減少庫存。

4.3信息流的變化

在原有的存貨管理系統中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領料、銷售。在日常的運轉中信息流是與其他流相分離的，他們之間的關系只有月度結算后才明朗。而ERP系統則把三者和而為一，每一種流動都連帶其他流動，而且同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業務部門出物流信息，財務部門出資金流和信息流，而是三流同時、即時流動。信息的來源向業務的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業務處理的同時生成信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統。信息不必在規定的時間集中處理，財務人員匯總各種信息載體的功能將向業務部門轉變，財務更多的是監督信息的形成、分析信息、提出建議。業務與財務已經真正連為一體，信息共享。

4.4財務工作的變化

ERP系統的實施對于長期使用手工操作進行財務會計處理或是使用電子計算機模擬手工操作的財務軟件進行會計處理的財務會計人員提出了新的要求。

4.4.1計算機操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠電腦進行，操作人員必須具備一定的電腦操作能力。

4.4.2財務會計人員崗位的變化，受財務信息來源的影響，很多原來由財務會計人員處理的信息向下延伸，會計工作量會減少，而且操作有嚴格的規范，不懂財務會計的人員甚至也能按規范操作完成工作，會計人員面臨崗位減少的挑戰。

4.4.3財務會計人員角色的變化。會計人員的職責將從簡單的核算轉化為更復雜的管理和分析職能。會計人員直接處理的業務減少了，但是維護系統正常運行，保證各環節按照操作規程操作，保證會計及其他信息的及時、完整，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務會計人員的一項新的工作，同時，由于工作量上的變化，財務會計人員應盡快實現角色的轉變，學會利用系統提供的信息進行加工分析，形成更有價值的信息。

4.4.4財務會計人員工作方式的變化。受國家財務處理業務周期性影響，原來的財務會計工作業務量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經常需要加班。而月中則比較平淡，財務會計人員常常無所事事，財務人員想將業務日常化，但沒有集中的信息則難以實現。實施ERP后，大量的業務如收料、發料、費用分配、發貨等在實際業務發生時即可形成會計信息，業務量向日常轉移，月末僅對涉及總賬的業務進行過賬處理，省掉大量的匯總、分類等計算工作，可以實現業務處理的均衡化。

ERP系統是有效、先進的管理工具和思想，通過它可以整合企業價值鏈，實現產業鏈上、下游的信息共享，各個環節庫存減少，達到共贏的目的;通過它可以實現存貨管理的實時跟蹤，從而及時準確的調整生產、采購計劃，避免庫存的增加;通過它可以實現信息流的整合，將物流信息和財務信息流統一，從而減少財務人員匯總信息的工作量，同時又提高數據的及時性和準確性;財務人員可以將更多精力投入到庫存信息的分析處理上，從而為管理者提供更多更有價值的信息。

綜上所述，ERP 不僅僅是一個軟件更重要的是一個管理思想，它實現了企業內部資源和企業相關的外部資源的整合。通過軟件把企業的人、財、物、產、供銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等精密地集成起來實現資源優化和共享。

作者簡介：

陸靜珮（1989—），女，民族：漢，籍貫：上海，職稱：中級會計師，學位：北京工商大學;工作單位：普利司通（中國）投資有限公司，研究方向：企業財務管理。