檔案管理在高職院校教學管理工作中的作用及地位

董曉玲

摘要：檔案管理工作是高職院校教學管理工作中的重要組成部分，能夠直接影響高職院校教學水平和發展狀態。現如今，隨著我國教育改革不斷深入，高職院校的學生數量也逐漸上升，為檔案管理工作增加了一定難度和挑戰，為了促進高職院校更加高效、高質量的完成教學工作，本文結合高職院校檔案管理工作基本內容和基本表現進行分析，并闡述其在高職院校教學管理工作中的作用和地位，希望能夠為專業人士提供參考借鑒。

關鍵詞：高職院校教學管理工作;檔案管理;作用及地位

高職院校教學檔案涉及內容相對較多，其中包括：專業教學計劃、人才培養方案、教學改革思路、教學計劃執行情況、課程體系改革情況等內容。不僅是高職院校專業建設的核心依據，也是提高教學水平的關鍵因素[1]。通過查看檔案有利于幫助教師總結經驗，彌補不足，從而進一步優化和完善教學方案，使教師形成獨特教學風格，為學校打造精品專業。由此可見，作為高職院校教育工作者，需要全面提高學校檔案管理意識，并積極尋求適合新時期檔案管理工作的新方法，為促進高職院校更好的完成教學工作奠定良好基礎。

1.高職院校教學檔案管理工作基本內容

高職院校的教學檔案主要記錄教師和管理人員在日常工作以及教學活動中的各種方法和手段。其記錄形式較為豐富，包括：視頻、文字、圖像等方面。只有將所有檔案資料歸納整合、合理分類，才能夠充分保證教學檔案的完整性和安全性。然而，由于高職院校專業較多，并且各專業教學內容存在較大差異性，所以檔案資料內容也不盡相同。具體來說，高職院校檔案管理工作內容可以從以下幾點進行分析：

綜合類檔案管理。該部分工作是高職院校檔案管理中的基礎內容，具有繁雜性和專業性特征，主要包括：學校規章制度、教學規劃、工作細則、教學命令等內容，將所有內容整理歸檔是綜合利檔案管理要點。

教學業務檔案。主要記錄教師的課堂教學記錄、教學內容、教學方法、教學日志等內容。是教師展開教學活動的關鍵資料[2]。只有保證教學業務檔案完整、安全，才能夠為教師總結經驗、創新教學思路奠定基礎，由此可見，教學業務檔案管理是高職院校教學活動中不可或缺的工作內容。

專業實驗教學檔案。高職院校主要以培養學專業能力為主，學生只有在親自實驗中才能夠將理論和實踐相結合。因此，實驗是學生掌握知識和提高能力的根本保障。而專業實驗教學檔案，主要記錄學生的實驗項目、實驗情況、實驗報告等內容，能夠真實反映學生學習狀況，因此，強化實驗教學檔案管理力度，是提高高職院校教學水平的重要途徑。

第四，教師業績考核檔案。該類檔案主要記錄高職院校教師個人簡歷、培訓情況、考核情況以及進修資料等內容，是反映教師教學水平和綜合素質的基本內容。

2.高職院校教學檔案管理工作基本表現

2.1專業性

高職院校教學檔案管理具有專業性較強的特點。具體來說，高職院校在人才培養過程中主要以社會崗位需求為主，因此各專業學科在教學內容和教學性質方面存在較大差異性。上文提到，教學檔案主要記錄課堂活動和教學形式，因此，與專業相對應的教學檔案也不盡相同。這也在一定程度上突出了高職院校教學檔案的專業性特點。

2.2多元性

高職院校教學檔案管理具有多元性特點。具體可以從兩個方面分析：第一，檔案形式多元性。在教學檔案管理工作中，教師或管理人員，需要結合各專業特點，針對性選擇檔案管理方式。例如：理科專業檔案資料多為圖紙、數據等內容[3]。而文科專業檔案資料多為圖片、文章等內容。為保證檔案信息的完整性和安全性，教師和管理人員可以自行選擇光碟、文件等不同儲存方式。第二，檔案參與人員多元性。由于高職院校人員復雜，其中包括學生、教師、領導等多個方面。這也直接體現了高職院校檔案參與人員的多元性和多樣化。

2.3周期性

高職院校教學檔案管理具有周期性特點。由于高職院校教學活動通常按照學期制展開。所以在一定程度上體現了高職院校檔案管理的周期性特點。另外，檔案管理周期又分為多種形式，其中包括：以學年為周期、以周為周期、以日為周期等等，較為常見的檔案管理周期為學年制。由于高職院校一年分為兩個學期，并且每個學期的教學形式大致相同，所以不同周期和不同階段之間也存在一定聯系，使得高職院校檔案管理工作形成大循環周期。

2.4系統性

高職院校教學檔案管理具有系統性特點。學生從入學到畢業是檔案管理的完整周期，而在這一周期過程中，也包含較為顯著的系統性特點。具體來說，高職院校想要提高檔案管理工作水平，需要在學生入學前做好準備工作，其檔案內容包括：招生材料、學生戶籍管理等內容，以及學生進入學校后專業活動、學習情況等內容[4]。這一管理環節本身就能夠形成一個較為完成的系統。

3.檔案管理在高職院校教學管理工作中的作用及地位

3.1為教學活動順利展開奠定基礎

所謂教學檔案管理，其管理內容自然與高職院校各專業教學活動息息相關。因此，其最重要的作用就是為各專業教學活動順利展開奠定良好基礎。具體來說：第一，高職院校在實際教學過程中，需要結合高職院校實際情況以及教育部門的相關部署下達各項教學計劃。教務部門結合教學計劃嚴格落實和部署，教師則結合部署內容任職執行教學任務。而這一系列活動，均需要以教學檔案為前提。由此可見，高職院校檔案管理工作是學校開展教學活動的重要保障。相反，如果在教學活動開展過程中，教師無法明確上級命令，或教學任務傳達模糊。即使教師專業能力較強、綜合水平較高，也無法充分保證教學活動順利展開。除此之外，高職院校教學檔案還明確記錄了各專業教學實際情況，能夠直接反應各專業教學真實水平，教師通過查看檔案能夠總結經驗、彌補不足，有利于為教學改革和創新提供思路，從而有效提高高職院校整體教學水平，充分保證高職院校教學質量。

3.2為教學過程提供重要依據

高職院校的教學檔案不僅能夠集中教學活動以及教學人員的智慧結晶，還能夠記錄教學過程中的成功經驗和失敗經歷。除此之外，教學檔案還承載著各專業學生在學習過程中遇到難題和克服困難的過程。由此可見，高職院校教學檔案具有復雜性和多樣性特點，能夠為教學活動順利展開提供參考和借鑒。具體來說，教師在教學過程中，可以將教學內容、實踐活動、教學方法等信息全部記錄、通過翻閱資料能夠對學生基本情況大致了解，有利于教師在后續教學中針對性教授重點，從而為學生提供個性化教學服務，使學生能夠在有限的課堂內最大化吸收知識和掌握知識，從而全面提高自身實力。

3.3促進家校友好交流

學生在校學習期間，除教師和管理人員外，最關心和掛念學生的莫過于學生家長。現階段，大部分高職院校均實施住宿制度，學生日常生活和學習情況均歸學校管理。另外，由于學生離家路途較遠，或家長工作過于繁忙，無法全過程參與到學生生活和學習中[5]。高職院校為了能夠強化親子間的溝通和交流，需要重視學校與家庭之間的聯系，使家長能夠及時獲取學生在校期間的生活情況和學習情況。而通過檔案管理，即可充分滿足這一目標。教師可以將學生在校期間的學習狀態、學習成績等內容記錄下來，并以視頻、文字等方式保存，定期傳送給家長。家長通過查看檔案，能夠及時了解學生在校期間實際情況，有利于家長結合學生表現選擇是否與學校溝通。這也是高職院校教學檔案管理工作中比較突出的價值之一。

3.4對學校辦學水平科學評估

高職院校教學檔案，是教師在教學過程中逐步積累和形成的。不僅能夠真實反映專業教學具體情況，還能夠匯總教學中的所有信息。另外，教學檔案還記錄了學生在學習過程中存在的各種問題和問題解決思路。通過查看檔案，能夠直接了解高職院校教師的教學水平以及學校的辦學質量等情況。因此，將其作為高職院校評估和評審辦學水平的基本資料，有利于為評估和評審人員提供正確依據。從而得出較為可靠和真實的評估結果。

3.5督促各級部門更好的完成工作任務

高職院校在人才培養過程中，只有保證各部門嚴格按照相關制度展開各項工作，才能夠達到人才培養最終目標。而教學檔案作為真實反映學校各部門真實情況的重要資料，有利于及時發現各部門工作中存在的優勢和缺陷。具體老說，教師通過查閱檔案能夠全面了解自身的業務水平和工作態度，有利于教師針對性改進和完善。管理人員通過查閱檔案，能夠對日常工作中管理方式和管理理念進行反思，從而尋求更加適合學生發展的管理手段[6]。領導人員通過查閱檔案，能夠對學校辦學水平和辦學質量全面了解。有利于領導人員優化和改進學校發展模式，從而打造特色化高職院校。只有保證各部門能夠在制度、教學、交流、組織等方面協調一致，才能夠為學生發展奠定良好基礎，為促進高職院校健康運行提供保障。

4.總結

綜上所述，高職院校教學檔案記錄了學校學生、教師、領導等相關人員的具體情況以及教學活動開展情況。是高職院校教學管理中的重要組成部分，在學校教學過程中占據不可撼動的地位。通過以上闡述可以看出，教學檔案有利于為教學活動順利開展奠定基礎，有利于學生在最短時間內學習更多內容。另外，教學檔案內容豐富，能夠直接反應各專業教學中存在的優勢和問題，有利于教師針對性整改，尋求更加適合學生學習的方式。同時，教學檔案是學校評估和審核中的重要資料，能夠直接體現高職院校的辦學水平和辦學質量。有利于學校發展奠定基礎。

參考文獻：

[1]張曉靜.高職院校檔案管理工作中的保密原則[J].科技資訊，2017（13）

[2]賈秀芳.試析高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].發明與創新：職業教育，2018

[3]宋志勇，穆亞敏.柔性管理理念在高職院校學生管理工作中的應用[J].經營管理者，2017（22）：226.

[4]倪紅娟.電子檔案管理在中專學校檔案管理工作中的應用[J].科技視界，2017（14）

[5]李春秋.高職院校教學檔案管理工作存在的問題及對策[J].安徽商貿職業技術學院學報（社會科學版），2018，v.17;No.66（02）：81-83.

[6]馮家富.高職院校教學檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2018.