基層事業單位檔案管理信息化建設路徑

陳淑珍

【摘要】隨著經濟水平的提高、信息技術的發展，事業單位在檔案過程中也應把握住時代的脈搏，將信息化的優勢充分發揮出來，建設信息化檔案管理模式，借助信息化建設，對事業單位的檔案管理形式進行優化，提升檔案管理工作的有效性，推動檔案管理的高效化轉變，提升基層事業單位的管理體系和能力，滿足基層事業單位檔案管理新的發展需求。本文將從檔案管理的實踐出發，圍繞“基層事業單位檔案管理信息化建設路徑”這一主題展開進一步探究，希望能為大家帶來一定參考。

【關鍵詞】信息化;基層事業單位;檔案管理;建設

前言：

在基層事業單位中，檔案作為記錄工作人員的重要載體，一直是管理工作中不必可少的一部分。所謂檔案管理，即是指對個人檔案的登記、整合以及保管工作。可以說，檔案管理工作質量的高低，可以直接體現基層事業單位的工作效率。因此，為提高檔案管理工作的有效性，則需基層事業單位緊隨時代的變化，開展檔案管理信息化建設工作，讓檔案管理工作與互聯網聯系在一起，以提升檔案管理工作的高效性、便捷性與保密性，滿足現階段檔案管理工作任務的高要求。接下來，筆者將從以下幾方面對檔案管理信息化建設的路徑加以詳細論述：

一、優化檔案管理制度

在信息技術不斷變革、不斷發展的背景下，我國檔案管理工作也由此發生變化，逐漸由傳統的紙質化管理向新型的信息化管理進行轉化，讓檔案信息在規定范圍內得到共享，使得檔案的查詢、更改、利用工作變的更加便捷。在這一基礎上，若想使得信息化檔案管理工作能夠最大程度的發揮它的作用，則需對檔案工作的管理制度加以優化，以更好的規范檔案管理工作的各項流程。

具體展開，在優化檔案管理制度時，可以遵循以下原則：一方面，要嚴格錄入信息。所謂嚴格錄入信息原則，即是指在檔案信息進行錄入時，必須遵循國家所頒布的著錄要求，對信息錄入的方法與格式進行統一規定，一次性錄入信息，為日后信息檢索更多做鋪墊，影響檔案的使用。另一方面，要統一管理規范。所謂統一管理規范，即是指在檔案管理信息化建設過程中，要采取相同的數據庫軟件和硬件，而后將紙質版檔案進行歸檔處理，使得檔案信息管理更加的方便、快捷，由此實現檔案管理工作的優化。

二、提升檔案管理人員專業工作能力

在檔案管理信息化建設過程中，若想使得建設工作開展的更加高效，則需從“源頭”抓起，也就是從檔案管理人員的工作專業能力抓起。可以說，若是檔案管理人員的專業工作能力不到位，那么擁有再先進的手段，再規范的制度，都無法實現檔案管理工作的進步與變革。因此，為更好的完成檔案管理的信息化建設，則需事業單位認識到提升檔案管理人員專業工作能力的重要性，開展有效的技能培訓工作。

第一，要確保檔案管理工作人員擁有良好的專業技能、工作素質以及服務意識，對其開展常態化的技能培訓，如專業知識、管理技術、工作心理等的培訓，以促進其管理工作綜合素質的全方位提升。第二，應組織檔案管理工作人員定期外出進行學習，在進修學習過程中得到管理理念的更新以及技術水平的提升。第三，要提升檔案管理工作人員計算機運用能力。通過學習、培訓幫助其掌握計算機軟件使用、系統的定期維護、管理等工作。

三、加強檔案信息安全技術防護工作

一項優秀的檔案管理工作，保密性一定是其中必不可少的工作。然而在檔案管理信息化建設的過程中，盡管可以使得檔案管理工作更加便捷、更加高效，但也對檔案信息的保密性工作帶來了一定挑戰。在具體操作過程中，稍不留神，就可能為檔案管理工作留下保密性的安全隱患。因此，在信息化檔案管理過程中，一定要加強信息安全技術的防護工作。

一方面，應加強防火墻技術的工作。在現階段信息安全技術管理工作中，最基本、最重要的技術手段便是防火墻技術。因而，為保證基層事業單位檔案信息管理的安全性，則需檔案管理工作人員進行定期殺毒，將盜取信息的隱患在源頭消滅。另一方面，應加強保密技術的工作。為了保證檔案信息的安全性與保密性，不被盜取、避免泄露，則需事業單位在檔案傳輸的過程中加強保姆技術的工作，做好加密設置，只有傳輸檔案的雙方才能借助口令加以查看、使用信息檔案。

總結：

總而言之，事業單位作為為人民提供服務的基層單位，若想更好的為人民服務，幫助人民解決問題，首先要做的，便是從檔案管理出發，對相關檔案進行合理的整合，加以保管，在需要時加以查閱、加以使用。可以說，檔案管理工作貫穿事業單位工作的始與終。因此，既然檔案管理工作如此重要，作為事業單位檔案管理工作人員，則需對自身工作不斷加以反思與完善，借助互聯網，進行信息化建設，通過制度的規范、管理人員專業素質的提升、以及安全防護工作的開展，讓檔案管理工作變得更便捷、更高效，以促進基層事業單位工作水平的不斷提升。

參考文獻：

[1]黃珊珊.探索事業單位人事檔案管理信息化建設路徑[J].人力資源，2020（08）：10-11.

[2]王賀名.探討加強事業單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J].辦公室業務，2019（09）：52.