基層事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)及完善對策

陳淑珍

前言

在當今社會，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和信息化的快速發(fā)展，我國的基層事業(yè)單位也對檔案管理有了更高的要求，以前單一的紙質化的檔案管理已經(jīng)滿足不了當前的工作需要。所以，大量投入基層事業(yè)單位檔案管理信息化是非常有必要的。因此，本篇文章是探索基層事業(yè)單位檔案在基層事業(yè)單位中建設。

1檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

1.1傳統(tǒng)檔案管理的挑戰(zhàn)

我國事業(yè)單位的檔案管理主要是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種模式跟現(xiàn)代的管理模式有著很大的差距，傳統(tǒng)模式是通過人工統(tǒng)計和整理進行檔案的分類和收集，為了以后的工作提供了便利。但是現(xiàn)代的管理模式是通過檔案管理的信息化對于人員的檔案收集、分類和整理，相對于傳統(tǒng)來說不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。所以說現(xiàn)在最重要的是對人員的技術培養(yǎng)，對以后的查詢和檔案的儲存，能夠更加順利，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢效率。

1.2 檔案管理信息化的標準與要求

從目前信息管理的方式來看，現(xiàn)在信息化技術電子信息的儲存，已經(jīng)代替了紙質檔案的管理。并實現(xiàn)了對文字圖片、音像的數(shù)字化媒體保存。檔案管理的信息化檔案管理已經(jīng)代替了傳統(tǒng)檔案管理模式。檔案管理的信息化檔案管理工作擁有很大的便利，并且對以后的查詢和檔案的儲存，能夠更加順利，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢效率。

2事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

2.1檔案信息資源開發(fā)缺乏合理性

傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理模式有很大的不同，這兩種模式各有各的優(yōu)勢，但是它們相同點是都是為了對信息資料進行統(tǒng)計、分類和管理，合理進行分類，方便人們進行查找，為了以后的工作提供了便利。

2.2檔案管理信息缺乏安全性

傳統(tǒng)的檔案管理方式，很容易導致檔案信息泄露，造成嚴重的影響，但是大數(shù)據(jù)檔案管理技術可以更高效的管理檔案信息，使檔案信息更具有私密性，不容易被人盜取。所以事業(yè)單位在進行信息管理工作時必須要重視，信息資料的管理安全，落實安全管理工作。而且在紙質信息轉讓變?yōu)殡娮訖n案的過程中，因為很多原因，很容易導致檔案信息泄露，造成嚴重的影響。如果事業(yè)單位的電腦被其他人入侵，也會使管理的信息大量泄露從而造成嚴重的影響。

2.3檔案管理的水平比較低

由于很多檔案管理的人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，缺乏對檔案管理的基本認識，自身水平也相對較低，直接致使了我國目前基層事業(yè)單位檔案管理的水平相對較低。與當下要求的檔案管理信息化的發(fā)展不符，當下很多基層事業(yè)單位很多還在用傳統(tǒng)的紙質檔案在每日工作之中，很多檔案的檢索也以手工為主，這樣就導致了檔案管理的低效性，導致了日常工作量增大。

3改善基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設

3.1引入信息化管理方案

首先需要對相應的工作人員進行宣傳教育，改變他們傳統(tǒng)的檔案管理的概念，使他們思想和當今檔案信息化所同步。認識到，現(xiàn)在已有的檔案不僅僅只有紙質類的，而是當代科技、知識、信息所有效結合的信息化檔案，爭取能把檔案管理實現(xiàn)高效性。其次，我國應對檔案管理信息化給足充足的資金，用來購買相對應的硬件設備和先進的技術管理知識，確保檔案管理技術一直與時共進，并且長期都處于穩(wěn)定的狀態(tài)下。最后，檔案管理人員需要注意的就是信息化的安全性的問題，因為當今檔案管理已經(jīng)很少有紙質化的管理，隨著計算機技術的發(fā)展，檔案管理的信息化的保密措施也應得到增強，防止不良分子通過網(wǎng)絡技術來竊取檔案，要做好相對應的網(wǎng)絡防護的措施，確保檔案信息的安全性。也要消除一切的信息安全隱患。

3.2培養(yǎng)信息化檔案管理專業(yè)化人才

很多基層事業(yè)單位檔案管理引入信息化以后，都缺少相對應的管理人員，很多基層都不能夠快速上手信息化。因為信息化管理有更高的要求和需求，管理人員也得有更高的專業(yè)素養(yǎng)。每個基層單位可以根據(jù)實際情況，如果有相對應的人才可以進行內部培養(yǎng)，如果沒有，可以對外進行招聘相對應的專業(yè)人才，都是符合要求的。對于培養(yǎng)或者招聘的檔案管理人員，有如下的要求，首先，要培養(yǎng)檔案管理人員相對應的檔案管理的意識，讓他們明白，信息化的檔案管理不僅僅是紙質化的整理，而是通過兩種方式進行有機的融合，使工作人員能夠在以后的工作過程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質量。

3.3紙質化檔案管理和信息化檔案管理有機的結合

在當前事業(yè)單位檔案管理方面，傳統(tǒng)檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理的模式都各有各的優(yōu)點和缺點，雖然傳統(tǒng)檔案管理的效率不高，但是相比檔案管理的信息化來說安全性要更好，因為傳統(tǒng)紙質管理不用考慮被黑客侵入，使檔案信息泄露。而檔案管理的信息化在工作效率和工作便捷方面來說又反高于傳統(tǒng)的檔案管理模式，所以必須將傳統(tǒng)檔案管理管理應用中，把檔案管理的信息化在檔案管理工作中運用，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)這個事業(yè)單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個良好的空間，實現(xiàn)檔案管理科學化。簡化了檔案管理的流程，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢效率。

結束語：

檔案管理的信息化對于日常的工作起到了很重要的作用，對于人員的統(tǒng)計、檔案的管理起到了很便捷的作用。進入檔案管理的信息化模式將檔案管理的信息化模式與傳統(tǒng)管理檔案模式相結合?？梢愿玫靥岣吖芾頇n案的工作效率，現(xiàn)在社會中不僅僅在事業(yè)單位中有所運用，還在各大領域都有涉及，比如圖書館的記錄和管理、學校教學資料的收集等等，為我們的日常生活提供了超強的便利。

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