ACCESS數據表中字段的解析與應用

摘要：Microsoft Office Access是由微軟發布的關系數據庫管理系統，它包括6種對象，分別是表、查詢、窗體、報表、宏和模塊，這些對象在數據庫中有不同的作用，其中表是數據庫的核心與基礎，存放數據庫的全部數據。而表是由字段和記錄組成，字段決定了一個表的結構，在表中起著舉足重要的作用。

關鍵詞：字段;輸入掩碼;有效性規則

Microsoft Office Access是由微軟發布的關系數據庫管理系統，一個關系就是一個二維表，表（Table）是數據庫的基礎，是存儲數據的對象。在表中，數據以二維表的形式保存。二維表的表頭就是字段，字段組成數據表的結構，表中的行稱為記錄，記錄由一個或多個字段組成，一條記錄代表一個完整的信息。

一、表中字段、字段數據類型、字段屬性

⑴字段

字段是通過在表設計器的字段輸入區輸入字段名和字段數據類型而建立的，存儲著每個記錄的不同類型的信息（屬性）。

在設計字段名稱時，某些字符不允許出現在字段名稱中：點.、嘆號！、方括號[]、左單引號'等。字段名中可以使用大寫或小寫，或大小寫混合的字母。字段名最長可達64個字符。

⑵字段數據類型

Access 2010為字段提供了十種數據類型，如下表1所示：

建立表結構時，數據選擇什么類型的字段，主要從以下幾方面考慮：

◆字段中可以使用什么類型的值。

◆需要用多少存儲空間來保存字段的值。

◆是否需要對數據進行計算。

◆是否需要建立排序或索引（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能使用排序和索引）。

◆是否需要進行排序。

◆是否需要在查詢或報表中對記錄進行分組（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能用于分組記錄）。

二、表中字段的其它屬性

字段除了字段名、字段類型、字段寬度及小數點位數這些基本屬性外，不同類型的字段，還會有一些不同的其它屬性。

1、字段大小。文本型默認值為50字節，不超過255字節。不同種類存儲類型的數字型，大小范圍不一樣。

2、格式。利用格式屬性可在不改變數據存儲情況的條件下，改變數據顯示與打印的格式。文本和備注型數據的格式最多可由三個區段組成，第一區段描述文本字段的格式;第二區段描述零長度字符串的格;第三區段描述Null值字段的格式。

可以用4種格式符號來控制輸入數據的格式：

@輸入字符為文本或空格;&不需要使用文本字符;<輸入的所有字母全部小寫（放在格式開始）;>輸入的所有字母全部大寫（放在格式開始）。

3、小數位數。小數位數只有數字和貨幣型數據可以使用。小數位數為0～15位，視數字或貨幣型數據的字段大小而定。

4、標題。標題用來在報表和窗體中替代字段名稱。要求簡短、明確，以便于管理和使用。

5、默認值。默認值是新記錄在數據表中自動顯示的值。默認值只是開始值，可在輸入時改變，其作用是為了減少輸入時的重復操作。

6、有效性規則。數據的有效性規則用于對字段所接受的值加以限制。有些有效性規則可能是自動的，如檢查數值字段的文本或日期值是否合法。有效性規則也可以是用戶自定義的。

例如：限制出生日期字段的值范圍為1970年至1980年，則在出生日期的有效性規則輸入：Between#1/1/1970#and#12/31/1980#。

7、有效性文本。有效性文本用于在輸入的數據違反該字段有效性規則時出現的提示。其內容可以直接在[有效性文本]框內輸入，或光標位于該文本框時按Shift+F2，打開顯示比例窗口。

8、輸入掩碼。輸入掩碼為數據的輸入提供了一個模板，可確保數據輸入表中時具有正確的格式。

三、輸入掩碼的應用示例

1、設置輸入的密碼只能以“*”形式顯示，那么需要在[輸入掩碼]文本框內輸入“*”。

2、設置電話號碼字段只能為數字，那么需要在[輸入掩碼]文本框內輸入***********，其中“*”表示顯示一個0-9的數字。

3、設置字段為任何正數或負數，不超過四個字符，不帶千位分隔符或小數位。則輸入掩碼為：#999。

4、設置字段15位或18位身份證號的掩碼：000000000000000999

5、某字段輸入數據要求為：”220V- W”，其中”-“與”W”之間是兩位0-9之間的數字，則輸入掩碼為：”220V-”00”W”。

6、某字段要求輸入5位數字或字母，則輸入掩碼為：AAAAA.

7、某字段要求首個字符為字母C，后面必須錄入5位數字，則輸入掩碼為：＼C00000

另外，郵政編碼，國內固定電話號碼，日期型字段等的輸入掩碼可以通過點擊掩碼向導直接選擇設置。

以上列舉的是比較常用的掩碼示例，在實際應用中，設置掩碼對照上表字符代表意義就可以設置。

在ACCESS的學習中，字段的知識比較簡單，但是比較零碎，要求我們在學習這一知識點時要抓細節，同時也要注重知識的理解與應用。在ACCESS二級考試中，所有的題型都會涉及到字段的知識與應用，熟練掌握字段對我們學習數據庫原理，以及其他數據庫應用系統也有很大的幫助。

參考文獻：

[1]楊繼萍.Access2016數據庫管理與應用從新手到高手.清華大學出版社.2019

[2]劉瑞軍，吳發輝.Access2010數據庫應用.中國鐵道出版社.2019

作者簡介：孫榮俠（1973-），女，陜西澄城人，研究生，教師，副教授，研究方向：網站構建與設計。

（天津濱海職業學院 300451）