淺議黨校檔案管理信息化

摘要：黨校檔案是黨校辦學實踐和教學科研中總結的精華，黨校的檔案管理是一項具有政策性、機密性和專業性的工作，對黨校的發展和建設也有著重要的歷史意義。本文根據黨校信息化檔案管理特點，重點闡述了黨校信息化檔案管理出現的問題和加強黨校信息化檔案管理的有效途徑。

關鍵詞：黨校;信息化;檔案管理

黨校檔案一方面它記錄了學校歷史發展的軌跡，同時也是學校教學、科研、管理等各方面工作的長期積累，是黨校歷史發展的結晶。伴隨著當今世界信息技術的迅猛發展，以及電子政務的逐步推進，黨校檔案管理工作面臨著新的挑戰，在新形勢下，黨校檔案工作必須緊跟我國經濟社會發展步伐，并與黨校教學、科研同步建設與發展。黨校的檔案管理應該與信息化相結合，加強檔案管理的現代化建設。

一、黨校檔案管理信息化存在的問題

1、缺乏專業性的技術人員。

如何加強黨校的信息化檔案管理是一項十分重要的問題，所以要想更加有效地對黨校信息化進行建設，專業性的技術人員是必不可少的。而現在，我國各級黨校在信息化檔案管理方面缺乏專業的技術人員，這對黨校進行信息化檔案管理是十分不利的，所以應該對信息化檔案管理人員提出更高的要求，即要求信息工作部門的人員必須具備一定的計算機理論知識和網絡知識，并且能夠熟練地掌握計算機操作和會使用專用性較強的軟件，熟練地利用計算機進行資料的收集、整理等工作。這樣的專業性人才可以對檔案文獻的資料做到更好的收集和整理，并且可以使檔案管理的質量提升，更利于檔案的保管和使用。

2、檔案文獻資料收集不全。

在黨校進行科研和教學時，檔案管理人員應該對需要進行歸檔的資料進行收集，這一項工作是十分重要的，因為如果沒有了文件資料的收集也就沒有了檔案，而資料收集得是否完全也直接對檔案工作的管理起著重要影響，即文件資料

收集不全，就會使之后的整理工作無法順利進行，以及檔案在利用的過程中起不到實際的效果，這會使檔案的管理工作大打折扣，所以，學會利用信息化的檔案管理是十分必要的，這樣可以利用現代的計算機和軟件來進行文件資料的傳遞和備份，減少部分文件的丟失，保證檔案文獻資料的齊全，方便檔案管理人員的管理。

3、管理設施落后。

現在還有一部分基層黨校檔案管理設施落后，因為處在經濟不發達地區，所以他們的檔案管理設施十分落后，檔案室的環境不佳，設施不完備，對檔案的長期保存和管理十分不利，所以，應該對這部分還沒有重視起檔案管理的黨校進行交流，并對想要而沒辦法引進設備的黨校進行大量支持。因為黨校檔案管理的重要性不僅僅只針對本黨校，對社會的發展也起著十分重要的作用，所以要使這小部分黨校認識到檔案管理的重要性和必要性，并對信息化管理重視起來。

4、檔案管理的制度不夠完善。

在進行信息化檔案管理時，首先要制定檔案管理的具體制度，因為制度是實施管理的關鍵環節，有了明確的制度可以提高檔案管理的質量。所以在這一制度里要明確地提到歸檔的各項要求（時間、完整度、數量等）和對檔案管理者具體的獎懲措施，這樣可以使檔案管理更加具有規范性，防止缺乏檔案管理制度所引起的收集、分類、整理等工作混亂的狀態。

二、加強黨校信息化檔案管理的有效途徑

1、加快信息化檔案管理的建設。

大部分黨校都已經采用了信息化檔案管理，但并沒有實現完全的信息化檔案管理，其中仍然保留著傳統的檔案管理方式，即利用紙張、照片、錄像等，手工操作進行檔案的收集、整理、編目等，所以應該加快現代化的檔案管理，引進現代化的管理技術和機械設備。要想加強黨校的信息化檔案管理，其中一條有效途徑就必須是加快信息化的建設，在引進設備的同時，吸收具有專業性的現代化檔案管理人員也是十分重要的，他們作為現代化的主力軍可以帶動老的檔案管理人員，讓他們能夠早日跟上現代化的信息化檔案管理。現代技術促進了檔案管理的發展，使實體檔案管理變為了信息資源管理，信息化的檔案資源是可以進行重復利用的，它大大地彌補了實體檔案的不足。所以我們應該加快信息化檔案管理建設的步伐。

2、搞好總體規劃，建立黨校信息化檔案管理系統。

對于黨校信息化檔案管理我們要先建立起具有黨校特色的實用價值的數據倉庫，合理地開發新型資源：對檔案的管理我們要進行合理的設計，動員各方面的力量，統一進行規劃，分別存儲并進行高度共享和協同開發，構建統一的黨校信息化檔案管理，有利于對檔案進行管理，例如，可以對應用服務進行整合，為各類需要信息的用戶和想要查看檔案的用戶提供一個統一的信息服務綜合人口，并且可以讓想要瀏覽黨校檔案的人能夠統一進行瀏覽，這樣可以方便對檔案進行管理，如果發現意外情況也可得到及時的處理。實現黨校檔案管理要先建起黨校信息檔案管理系統，首先要改進和規范計算機系統下的檔案管理的工作流程，然后，設計屬于自己黨校的專門的檔案管理系統，并且還要建立起完善的內部控制制度。并且我們也應該保證電子檔案的安全，所以要設置防火墻，防止黑客的入侵，保證電子文檔的真實性和法律效應。從上述可以看出建立黨校檔案管理系統對黨校的檔案起到了保護的作用，所以，在進行信息化的檔案管理時建立起檔案管理系統也是信息化檔案管理的關鍵途徑。

3、提高黨校信息化檔案管理人員的素質。

黨校信息化檔案管理是隨著科技水平發展起來的現代管理制度，所以其檔案管理人員也應該要具備高素質，黨校檔案管理工作本就是一項需要具備多元化知識的人才能勝任的工作，并且檔案管理人員能力的高低也直接地影響了檔案管理的水平，所以信息化的檔案管理工作者更是要具有高素質，首先，黨校信息化檔案管理人員要具備多元化的知識結構，因為現代的科學成果中包含了大量的學科知識，例如，數學、生物學、科技等等，它們對檔案的管理都十分重要，并且信息化檔案管理人員也需要具備專業知識，這樣才可以在工作中熟練操作，得心應手。隨著科學技術的不斷發展，檔案管理人員也需要不斷的豐富自己，提高自身的能力和素質，并且還要注意引進豐富地專業知識和實際經驗。這樣的專業性黨校檔案管理人員組成的高品質檔案管理人員，可以為黨校創作更多的收益，促進黨校的快速發展。提高黨校信檔案人員的素質和水平直接促進了黨校信息化檔案管理的發展。

4、重視硬件設施，提高設備的利用效率。

現在是一個信息化的時代，而硬件建設是信息化的基礎建設，所以，各市級黨校都對其硬件建設十分重視。要想加強黨校信息化檔案管理，首先最重要的一條途徑就是加強各黨校的硬件設施，并且提供設備的利用效率，據材料顯示，各黨校在近幾年中不斷地強化投入硬件設施，從幾十萬的投入現已達到了上百萬，并且已經初步建成了黨校教學的硬件平臺。在重視硬件的基礎上提高設備的利用效率也是十分必要的，目前，大部分黨校都是一臺機器執行一個任務，一款軟件配一臺電腦，這樣的配置顯然是嚴重地浪費了硬件資源。所以要想加強黨校信息化檔案管理必須要提高設備的利用效率，要把硬件設施合理地進行組合利用，適當增加電腦軟件在電腦里的應用，從而提高硬件設備的利用效率，要想提高設備效率還應該對硬件使用實施具體的量化標準，建立起對硬件設備使用和管理的專門管理制度，重視更新和維護與信息資源之間的開發利用，防止使用績效不高造成的硬件設備資源閑置的現象。

5、黨校領導的重視和投入。要想提高黨校的信息化檔案管理建設最為重要的一點就是黨校領導的重視和投入，如果黨校的領導沒有看到信息化快速發展這一趨勢和信息化帶來的優點，可能就不會進行信息化的檔案管理，所以黨校領導的重視和投入對其發展十分重要，也是黨校信息化檔案管理得到加強的有效途徑。我們現在正處于信息化的時代，黨校作為我國基層干部教育培訓的重要基地，必須要加快信息化檔案管理的建設，并且建立健全適應現代化檔案管理的基礎設施，以便更好地為我國基層干部的教育培訓打好基礎。所以黨校領導在近些年不斷地加大信息化檔案管理的建設，以達到促進黨校信息化檔案管理建設的目的。

隨著科學技術的進步和信息化時代的快速發展，信息化的檔案管理已經成為各黨校發展的重點，如何加強各黨校的信息化檔案管理建設，其有效途徑是什么已然成為黨校關注的焦點，所以要充分地加強信息化檔案管理的建設，改變傳統的檔案管理模式，這樣才能更好地進行檔案管理建設，才能更好地為我國基層干部的教育培訓打好基礎，從而促進我國社會的快速發展。

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作者簡介：付能英（1973.11-），女，漢，湖南衡陽人，檔案管員

（衡陽縣委黨校 湖南衡陽 421200）