基于內部控制視角的企業經濟合同管理探析

楊海長

摘要：經濟合同貫穿企業整個生產經營過程，對企業生產經營的各個環節都起著配合、輔助和監控的作用，是保證企業穩定發展的重要基礎，因此經濟合同管理成為企業內部控制管理的重要內容。近年來，隨著企業管理制度的不斷發展，經濟合同管理水平不斷提高，從內控視角看經濟合同管理的好壞成為整個企業內部控制管理是否有效的關鍵。文章在分析基于內部控制視角探討企業經濟合同管理的重要性基礎上，探討了內部控制視角下企業經濟合同的關鍵風險點，并基于內部控制視角加強企業經濟合同管理的對策措施。

關鍵詞：內部控制;企業經濟合同;合同管理

引言

市場經濟環境下，合同是連接各個經濟實體的重要經濟紐帶，也是處理各種經濟關系的重要載體，同樣，合同也是產生各類糾紛的根源和解決糾紛的指導手冊。對于企業而言，在經營管理過程中，存在著大量的合同簽訂、合同履行、合同變更以及合同終止等事項，需要結合自身經濟業務的性質和組織機構設置，構建起完善的合同管理內部財務控制體系，確保各項經營活動的順利實施。

一、概述

對于企業而言，內部財務控制體系是為了實現經營發展目標，保障管理活動的正常進行，防范財務風險而制定的組織、監督、調節的財務規章制度及財務管理方法手段。合同管理內部財務控制體系的建設則是根據企業自身定位，就企業合同管理相關業務管控接口進行合理設計，就企業在實施合同管理過程中涉及的各項業務進行梳理和規范，以此來形成完善的內部財務控制體系。企業在合同管理內部財務控制體系建設過程中，應該堅持如下基本原則，如合法性、一貫性、整體性、適用性和經濟性等，而想要滿足這些要求，企業在進行內部財務控制制度建設時，必須結合自身實際情況，制定出能夠符合長遠規劃需求，同時也能夠實現企業短期目標的內部財務控制制度，要求制度的內容規范且便于理解，能夠靈活做出調整。

二、內部控制視角下企業經濟合同的關鍵風險點

（一）經濟合同的前期審批流程流于形式

企業在生產經營一段時間以后往往有自己相對固定的供應商或者信賴的長期合作伙伴，就會導致企業形成采購慣性，即需要物資時首先都會找自己已經熟悉的供應商提供。這種情況下使得經濟合同前期進行的比選、招標等過程流于形式，對經濟合同簽訂對象的信用狀況、資信等方面未進行持續的關注及調查，往往存在造假的情況，無法真正做到“貨比三家”“價格從優”。而相關人員在進行經濟合同審批時，由于專業素質的局限性等方面的原因，也會對供應商資質、合同條款等方面不太仔細研究，只要價格沒有上漲太多，與原合同沒有較大偏差，一般都會審批通過，使經濟合同的審批流程脫離了內控的管理，失去了保護企業生產應有的作用。

（二）合同內容風險

合同的內容也就是合同的條款，表現著合同雙方當事人的權利和義務關系。合體的條款是否完備有著關鍵作用，它意味著合同是否有效，合同雙方是否能夠履行合同。合同中一般包括以下條款：當事人的名稱或姓名和住所、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限地點和方式、違約責任、解決爭議的辦法等。這些條款必須完備，且表述嚴謹準確，如果合同的內容不完整很可能會導致合同雙反產生分歧，合同無法順利地履行。

（三）合同履行中的風險

合同不能正常履行有兩種情況，一種是因不可抗力因素導致合同無法履行，如發生地震、臺風等;另一種是合同的一方因自身的原因拒不履行合同。無論是哪一種情況，至少有一方企業會因此蒙受損失。合同履行中的風險還存在于合同的變更中，合同的一方未與另一方商議變擅自更改合同，不按照原合同約定的義務進行執行，這也會嚴重危害另一方企業的利益。

三、對策措施

（一）加強經濟合同前期的審批和審核工作

建立好信息化以后，企業應重視經濟合同的前期審核、審批工作，將合格供應商的篩選、審核有效的進行，不能敷衍了事。應該將與本公司有長期合作的供應商進行歸類、整理，建立合格供應商目錄，并將合格供應商信息錄入信息化系統。合格的供應商目錄有效期為一年，最多不應超過兩年，企業應該在每年12月底前對所有的合格供應商進行重新的審核、評估，每種類型的供應商不應少于5家企業，以方便今后經濟合同的價格比選工作。對于已經進入合格供應商目錄后再次審查發生不具備相關資質、信用評級降低等情況的不合格供應商，應及時從信息化系統中進行剔除。同時不斷的對新的供應商進行審核、評級，對審核評級合同的供應商補充進入合格供應商目錄。經濟合同是各職能部門項目協調、統一目標的工作，各職能部門都要加強自身部門的審核力度，對經濟合同中屬于本部門專業的條款要認真對待、仔細研究，充分考慮各項影響因素，不能敷衍了事。對經濟合同簽訂后發現部分條款存在明顯錯誤后要追究相關職能部門審核失職的責任。通過對合格供應商審查時效的縮短可以使信息化系統信息更加及時，使內控管理得到進一步的提升。

（二）規范管理合同的內容條款

合同的條款應盡量按照國家或公司制定的范文來起草。首先合同當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章必須與對方營業執照上的信息保持一致，若是委托代理人簽署合同，應附加授權委托書。其次，合同標的應具有準確性和唯一性，應采用國家標準的計量單位約定標的物數量。質量有國家標準、行業標準的，應采用統一的標準代號或指標要求。合同商談制作了樣品的，應該約定標的物與樣品質量規格等保持一致，并將樣品封樣。價款或者報酬應該在合同中明確，還應約定價款或者報酬的支付結算方式、開戶銀行及賬號、合同履行期限、地點和方式、違約責任等內容。最后是合同解決爭議的方法，可以約定以何種方式解決可能出現的問題，當事人可以選擇仲裁方式解決爭議，或者是向法院提起訴訟。

（三）合同簽訂管理

在對合同的簽訂進行管理和控制時，需要關注如下比較關鍵的內容：一是合同的簽訂必須采用書面形式，任何口頭形式的合同都不具備法律效力;二是在簽訂合同時，應該確保合同內容的合法性和可行性，主要條款齊備的同時，對合同雙方的權利和義務進行明確，相關責任清晰，文字表達準確，避免出現歧義導致的理解錯誤;三是應該有法定代表人或者授權代理人進行合同的簽訂，授權代理人需要持有企業法定代表人簽名，加蓋企業印章，具備明確權限范圍以及有效期限的法人授權證明書。同時，授權代理人需要在自身授權范圍內進行合同的簽訂，不能出現越權簽訂合同的現象;四是合同經辦人應該持有對方當事人簽署完整的合同原件，到相應的合同歸口管理部門，對合同蓋章登記等事項進行辦理，合同歸口管理部門在完成合同審批手續的校驗并確認無誤后，才能進行蓋章確認，設置相應的合同編號，登記合同管理臺賬，若合同內容較多，需要加蓋相應的騎縫章。

結語

從目前整體經濟環境來看，企業的經濟合同管理工作已經成為非常重要的環節，傳統的要約、承諾和簽約的模式已經不能滿足企業經營發展的需要，必須要進行全生命周期的經濟合同管理。不斷地加強經濟合同從“采購申請—采購訂單—采購合同—合同付款”等各個環節的信息化管理，使經濟合同更加具有效益性，促進企業不斷發展。

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