淺談如何做好機關文書檔案管理工作

王志英

摘要：檔案是機關單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。而文書檔案是一個機關單位在運行過程中所產生的，它記錄著一個機關單位所從事的各類管理活動情況，如反映黨群管理、人事管理、司法行政管理等活動的檔案。本文闡述了文書檔案工作的重要性，從文書規范管理、健全管理制度、提高人員素質、重視平時積累和抓好細節管理等方面對做好文書檔案管理工作進行了淺談。

關鍵詞：文書檔案;檔案管理

一、做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時代，管好用好文書檔案，對司法行政工作發展起著重要的作用。

（一）文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真憑實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點和本身的特點所決定的。因為文書檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據。司法行政文書檔案是司法行政工作歷史原貌的真實反映，其涉及人事、法律宣傳、人民調解、黨建、法律援助、公證等各項工作及活動情況，包含司法行政工作活動的原始記錄，各種規章制度的管理文件，以及上級部門對司法行政各項工作的規范要求和批復文件，為司法行政日常管理工作提供必要的依據。同時，從文書檔案自身的物質體態上看，它保留了司法工作的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了各種法律宣傳活動的聲音、形象等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實據。

（二）文書檔案具有參考作用。文書檔案是國家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在司法行政工作中文書檔案的重要作用也突顯出來，如編寫司法史志、制度匯編、制作活動展板都離不開司法行政文書檔案的查閱，甚至是某些重要決策的也提供了重要參考依據。這是因為文書檔案不僅真實地記錄和反映了人類社會實踐活動的深度，而且，也反映了實踐活動的廣度。

二、當前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現其成績，因此各機關單位領導不大愿意投入更多和關注，“重工作、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。 ?

（二）文書檔案管理人員專業能力偏低。目前，各機關單位雖然有了穩定而發展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內容，能熟練操作檔案管理軟件的人員缺乏。而有些還是兼職檔案員，缺少專業的檔案管理知識，嚴重影響到司法行政文書檔案管理水平的提高。

三、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

（一）加強文書檔案管理人員專業素質的提高。文書檔案人員的專業素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種檔案培訓學習，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學習新技術，學習檔案管理的新方法，更新觀念，使專業知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。

（二）文書規范管理是做好檔案管理工作的基礎。公文的種類、格式、處理程序是否規范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發展的今天，這種關系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機地聯系起來。比如平時對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等，在文件形成之初就已經確定并做登記，且檔案管理的相關工作都已經完成。這樣不僅減少了工作環節，避免了重復勞動，降低了差錯，同時也保證了文書和檔案的統一及協調，提高了辦公效率。 ?

（三）進一步完善文書檔案管理制度。檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發展，健全的檔案管理制度是開展文書檔案管理工作的準則和保證。既要根據形勢發展的需要，對已經過時的制度規范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。

（四）做好文書檔案管理的平時積累工作和細節工作。平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書檔案管理中的重點，是整個文檔整理中最重要的第一環節。所以注重平時的收集整理，這對歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細節工作，主要從定制度、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細節關，才能將文書檔案管理工作做好，從而保證文書檔案工作的順利進行。

（五）加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設。應用計算機技術，加快文書檔案管理的現代化、信息化進程。將計算機技術充分運用到檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網絡化水平。要從以下三個方面進行工作：1、要重視各類紙質檔案數字化和信息數據的建庫工作，確保數字檔案格式統一、數據規范、安全可靠、長期管用，為開發利用檔案信息資源打下堅實基礎;2、要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現計算機管理，提高自動化水平;3、要加快司法行政信息網絡平臺建設，將各類檔案信息納入其中，進行檔案信息的網上數據傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為司法行政工作提供更加便捷優質的服務。

四、

綜上所述，文書檔案管理工作是衡量機關單位管理水平的一個重要標準和重要組成部分，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，在機關單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用。因此需要提高司法行政文書檔案管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，從根本上切實提高文書檔案的利用率，以符合文書檔案管理工作實際情況的運行，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，促進司法行政工作又快又好地發展。