企業行政效能提升之信息化手段探索

高燕

摘要：隨著信息技術的發展，國家建立健全應用互聯網、大數據等技術手段進行行政管理的制度，山西省制定了“以數字政府建設為牽引進一步優化營商環境行動計劃”。本文淺析了企業在信息化行政管理趨勢中提升管理的必要性，探索了企業在行政管理中使用信息化手段提升效能的方法。

關鍵詞：行政效能;信息化;提升

一、企業行政效能定義

效能，是指事物所蘊藏的有利的作用。行政效能是行政主體在實施行政行為時，以較小的行政資源投入來實現最佳的行政工作目標，達到資源配置的最優狀態。具體到企業，就是企業在發展過程中，企業行政組織結構、企業規章制度以及企業行政行為的集合體。

企業行政管理工作是以企業的行政部門為中心，負責企業的行政事務和辦公事務，最終目標是通過各種規章制度和措施使企業各部門之間或者關系企業之間形成密切配合的關系，使企業在運作過程中成為穩定運轉的整體，完成企業目標發展任務。

二、潞安集團行政效能提升的信息化措施探索

潞安集團作為省屬國有企業，加強行政效能管理，直接關系著企業的切身利益以及轉型發展的大局。要想適應當前社會的發展，行政管理應樹立現代化管理的觀念，必須完善行政管理制度，創新行政實施手段，充分利用現代化技術，全方位提升企業行政效能，使高質效的行政效能成為企業生產經營發展的有力輔助。為使潞安集團在信息化行政管理趨勢中把握機遇，以深化放管服效改革為指引，集團提出全面優化行政質效方案，建設一站式企務服務平臺，開展線上、線下審批服務。平臺通過線上和線下兩條渠道，開展行政服務和審批工作。線上建設依托集團現有OA平臺，平臺功能，增設兩個線上平臺：業務受理大廳信息化平臺、督辦平臺;線下設立業務受理大廳，設置一個指導中心：政務辦理指導中心。通過此三平臺一中心，原則上可實現“線上服務不跑腿、線下服務最多跑一次”，進而全面提高企業行政效能。

（一）業務受理大廳

業務受理大廳建立線下實體大廳和線上業務受理大廳審批平臺，受理各類審批事項。①整合梳理集團涉及審批事項的辦理流程、并向服務對象提供政策解釋;②接收駐外單位因地域原因不便辦理的事項;③接收涉及多部門協調辦理的事項;④接收主管部門不明確的事項;⑤提供政務辦理政策指導。

（二）OA辦公平臺

OA平臺充分利用網絡的智能化、快捷性、安全性等特點，實現企業辦公的高效便捷，提高企業行政效率。通過OA平臺可實現以下功能：1.公文流轉、跟蹤及查詢利用。公文管理是行政部門參與企業行政事務、生產經營事務的核心體現。公文流轉中要加強公文處理流程的規范化，提高公文處理質量和效率。公文的OA流轉實行流程化運作，可以做到嚴格把關、規范操作。充分利用OA平臺便捷的特點，大幅提高辦文效率，為各單位提供文件跟蹤查詢服務。另外，根據公文間的相互聯系、特征和保存價值對其進行分類整理，及時歸檔，保證公文電子檔案的完整。2.領導干部請假報備及公示。通過綜合辦公的“請假報備”板塊，各單位主要負責人工作日外出向集團請假，公休日離開本單位駐地向集團報備。3.車輛管理。對集團現有公務車輛進行信息化管理。

（三）業務受理大廳審批平臺

1.前期梳理集團公司及其它單位工作涉及較多的審批事項，將審批事項及流程納入業務受理大廳審批平臺，各單位可通過業務受理大廳審批平臺或各專業信息系統網上申辦，平臺即時受理，轉辦責任部門，在規定時限內辦理完結。2.用印審批。機關部門通過OA系統申請使用公章。基層單位通過根據業務性質，通過業務歸口管理的機關部門申請使用公章。3.會議審批通過OA平臺對會議室進行統籌管理;對各類會議實行會議申請和審批流程。4.公務用車審批。公務車輛信息納入審批平臺，機關各部門通過OA平臺申請使用公務車輛。

（四）督辦平臺

集團對各部門督辦事項進行歸集，統一發起督辦。OA文件根據內容分類，督辦類審批后直接介入督辦平臺;業務大廳接收需要督辦的事項后，上傳督辦平臺;基層單位、機關處室提請督辦事項，經審核后上傳平臺;由主辦部門提交的集團專題會議、經理辦公會、臨時性會議部署的督辦事項。

（五）政務辦理指導中心

專業人員對政府文件、政策、戰略、行業動態、發展方向等進行專業的、深刻的研究，對企業一政府業務辦理進行政策指導，減少企業對政府及其部門業務辦理中不必要的事項、環節和資料等。建立涉企文件資料庫。登錄任一平臺均可利用資料。

三、建設部門信息化管理系統，提升行政效能

潞安集團的每個部門承擔大量業務，面對復雜的專業工作，存檔、查詢及過程管理等面臨極大挑戰，而充分利用信息化手段，可把部門業務信息化、規范化、簡單化，推進信息技術與業務工作的有機整合。

綜合辦公室作為企業行政機構的核心，為提高行政能力，建立了部門信息管理系統。這一系統采集源頭信息、基礎信息，將日常工作依據的背景資料、基礎數據等納入該系統資料平臺，形成扎實的企業部門基礎工作管理體系，助力企業各項具體工作的高效、干凈、穩定推進;將非一次性辦理事項實施跟蹤實現閉合;對備案工作進行梳理分析，形成報告，指導下一階段工作等。

部門信息化管理系統可有效對日常工作進行風險防控，避免傳統辦公方式無痕跡記錄的弊端，以及工作資料由個人保存可能造成的遺失、泄露或人員更替等人為原因造成的運作不流暢、責任傳遞斷檔等缺陷，并可留存完整的電子資料，便于追溯和利用。這一系統對業務工作進行全面管理、信息管理和規范管理，對優化辦公室內部管理過程、員工規范化操作、對推動企業綜合管理，提升企業行政能力有很重要的意義。

在企業利用信息化手段提升行政效能過程中，要強化企業信息化建設成果應用，優化融合各平臺功能，發揮協同效應。1.建立平臺間的鏈接。OA平臺的公文、業務辦理信息平臺的審批事項均可轉至督辦平臺。督辦完結事項可轉至其它平臺開展后續工作。2.推進線上線下服務深度融合，做到線上線下受理辦理“一個標準”。同時，在圍繞服務標準化建設過程中，通過流程再造、承諾辦理、限時辦結等方式，切實解決辦事難、歷時長等問題，充分利用各種便利條件，改善服務方式，全面提升企業行政效能。

參考文獻：

[1]董欣欣.關于現代企業提高行政管理效率的思考[J].現代商業，2011（10）.

[2]王獻紅.淺談如何利用大數據提高政府管理能力[J].價值工程，2018.

[3]山西省政府辦公廳.關于印發《山西省以數字政府建設為牽引進一步優化營商環境行動計劃》的通知.2019年12月15日.