解析食品藥品監管檔案管理工作

趙華

摘要：食品藥品監管工作目的是保障人民群眾飲食用藥安全。近幾年隨著食品藥品立法的推進，各地食品藥品安全監管工作力度不斷加大，產生了大量的執法案卷、檢測報告、監督檢查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統地管理并利用這些檔案，并及時對社會公布有價值的信息，是在執法以外必須重視的工作。基于此，本文概述了食品藥品監管檔案管理，簡述了食品藥品監管檔案管理工作的重要意義，對做好食品藥品監管檔案工作的策略進行了探討分析。

關鍵詞：食品藥品;監管檔案管理;意義;策略

食品藥品監管過程中，會形成大量檔案資料，包括行政執法案卷、監督檢查記錄、行政審批申報資料，以及專業性較強的各種檢測報告，這些檔案具有嚴肅性和保密性的特點，也具有十分重要的利用價值。

一、食品藥品監管檔案管理的概述

食品藥品監管檔案管理是指將食品藥品監管過程中產生的文字、數據、聲音、圖像等資料進行記錄并整理歸檔的過程。一旦發生食品藥品安全事件，將以食品藥品監管檔案中的文字、數據等資料進行闡述，并通過數據的預測和總結作用，有效提高食品藥品安全應急處置效率。因此，對食品藥品監管檔案必須進行規范化管理。在監管過程中所形成的各類記錄信息必須準確、真實，所記錄的資料必須具有全面性，絕不能出現概念不清或者信息片面的問題。

二、食品藥品監管檔案管理工作的重要意義

（一）提升管理及使用效率。食品藥品監管涉及到多方面的資料信息，為了對食品藥品監管檔案進行精細化管理，需要將檔案資料進行系統化分類，使不同項目內容之間有著明確的劃分，以保證檔案管理的有序性。要對食品藥品監管過程中形成的各類信息資料進行歸類整理，嚴格區分種類予以存檔，這樣就不會出現信息混亂的情況，方便查驗以提升管理質量與效率。

（二）保證信息的真實性。食品藥品監管檔案管理工作中，對各類信息進行分類管理，多以計算機技術為輔助手段，將所有的信息輸入管理系統，進行加密管理，如果需要調閱某方面的信息，由檔案管理專門人員在計算機系統中抽取。由于操作系統有專業管理人員權限限制，避免了查閱檔案人員隨意修改檔案信息資料的可能，保證了檔案信息資料的原始真實性。

（三）保障檔案的安全性。食品藥品監管檔案合理有序管理，不僅要對各類資料文件及時收集歸檔、及時錄入系統，還需要投入大量的人力、物力和財力，購置、升級計算機軟硬件系統，購置檔案盒、檔案架、檔案柜及相應的防護設施，以保證檔案資料有序存放，避免因隨意堆砌、亂放出現檔案資料損毀、丟失，或檔案信息資料不全等問題。

三、做好食品藥品監管檔案工作的策略

（一）合理設置檔案管理機構。做好檔案管理工作，首先需要配備專門的檔案管理人員，構建起單位內部的組織機構，成立專門的檔案室，工作小組，鑒定小組，總負責人最好是單位一把手，分管各部門工作的分管負責人應參與進來，需要移交檔案的部門指定一名聯絡員。檔案室負責制定檔案歸檔范圍和保管期限的相關文件，并報當地檔案局審批，同時應建立各項管理制度。檔案室應具備檔案管理的硬件和軟件設施，在信息化迅速發展的今天，應建立電子檔案。單位每年應投入一定經費進行軟硬件升級更新，并刊檔案管理人員進行培訓。

（二）構建完善的食品藥品監管檔案工作網絡。實施食品藥品監管檔案管理，首先需要根據管理要求，將具體工作任務科學劃分給各個層級檔案管理人員。最基礎一級的檔案管理人員應參照檔案歸檔范圍和保管期限，對手頭上紛繁復雜的原始資料進行區分、鑒別、整理，并按期上交上一級部門的檔案管理人員。卜一級管理人員審核無誤，經相關領導符合審批后，統一交回檔案室，裝訂歸檔，并進行掃描，構建電子檔案。所有檔案應嚴格遵守歸檔辦法，統一編號，集中歸檔保存，不得擅自增改內容，更不得隨意帶出檔案室。檔案室每年應清理一次檔案，對達到保管期限的檔案應按規定進行鑒定銷毀，銷毀必須負責人簽字，并經兩人復核。

（三）加強案卷檔案管理工作力度。案卷檔案是指具體案件檔案，即具有行政處罰決定書及罰款結果的檔案。此類檔案既有一般檔案的特點，又具有其特殊性，它不僅是工作痕跡，更是執法依據。案卷的來源有日常監督檢查、專項檢查、投訴舉報等，包括案件來源登記表、現場檢查筆錄、責令整改通知書、行政處罰決定書等一系列材料，這些材料都應按照先后發生次序整理裝訂，需要簽名或書寫處筆記應該清晰，不得隨意涂改，所有案卷歸檔前都應由法制部門審核，對于不規范、不嚴謹、不明確的執法案卷不得進入檔案室，一旦進入檔案室不得隨意調換更改。良好的執法案卷，不僅為以后工作提供參考，也是和當事人發生糾紛的最直接證據，為了執法的嚴謹性和工作人員安全，這部分案卷應特別重視。

（四）強化食品藥品監管檔案資料服務效能。開展食品藥品監管檔案資料的收集，最終目的是為了服務于實際工作，因此保證檔案質量，提高利用價值，滿足社會各界合理的查檔需求，提供優質的服務，也是我們檔案室應盡的義務。借閱檔案應做好登記工作，復印檔案需負責人審批，避免出現丟失、損毀等意外事故。

四、結束語

綜上所述，為了發揮食品藥品監管檔案的功能作用，需要針對食品藥品監管檔案建立完善的工作網絡，由點到線，由線到面，只有執法、檢驗、行政審批等形成食品藥品監管檔案資料的各類人員與檔案管理人員密切配合，才能有力推進食品藥品監管檔案科學化、規范化管理進程。

參考文獻：

[1]閆俊麗.規范食品安全監管檔案防控食品安全風險[J].漯河職業技術學院學報，2015（01）：195-196.

[2]王延.加強檔案管理做好藥品檢驗工作[J].青年時代，2016（22）：247.

[3]徐洪欣.規范食品監管檔案管理，防范食品安全風險[J].山東青年，2017（05）.