新形勢下事業單位檔案管理的優化方法

岳玉輝

摘要：檔案管理工作看似是一個非常簡單的工作，但是實際上它其中也有一定的深意，而且對于企業的長期發展來說十分有意義。根據目前對于事業單位的檔案管理現狀的研究，發現在這一工作方面上仍然存在一些不足之處。而且在這樣一個信息發展十分迅速的時代當中，如何才能夠將檔案管理工作融入到現代社會當中，并發揮其作用也是不少人探究的問題。本篇文章也是對此進行了簡單的分析，也希望能有一定的積極意義。

關鍵詞：新形勢下;事業單位;檔案管理

檔案管理工作其實在事業單位當中也發揮著一定的作用。并不是說工作人員進行好檔案管理之后，這些檔案就不會再翻閱。反而通過對檔案的管理可能會發現更多的優秀的人才，對于事業單位的長期發展來說也有一定的好處。而且對于事業單位整體的管理工作也有一定的促進作用。

一、事業單位檔案管理的辦法以及意義

檔案管理并不像人們生活中那樣管理自己的書本那樣簡單，因為對于一個事業單位來說檔案本身就是這一單位所有的信息匯聚的地方。因此它對于一個事業單位來說也十分重要，對于檔案如何進行管理也有很多的方式方法，自然也有著相對性的規范等等。自然對于相關的檔案管理工作人員素質或者能力上也有一定的要求。除此以外，檔案管理工作并不是一個孤立的工作，它也要學會和這個發展迅速的時代進行接軌，否則也會出現一系列的問題[1]。如今在檔案管理工作方面仍然存在一些問題，也希望在新形勢下，能夠不斷探索，找到問題的解決之道。

二、我國事業單位檔案管理的現狀

（一）管理制度仍不完善

檔案管理的管理制度如果沒有做到完善，那么在管理工作的進行當中就會遇到很多問題。而且檔案管理本身對于事業單位來說，并不是可有可無的存在，它是能夠發揮一定的作用的，對于事業單位的長期發展也有一定的助力作用。但是目前有很多的事業單位對于這一工作并不重視，因此在進行管理時，他們更注重的是管理的形式。而對于非常重要的管理內容往往會被忽視。這樣在管理時就會出現很多問題，而且這些問題并不能能夠得到及時有效地解決。除此以外，有一些相關的改革措施可能也并沒有落到實處，因為本身有些單位的管理就只是流于形式。如果沒有結合自身的情況，那么管理工作幾乎是沒有辦法做好的，而且也幾乎沒有辦法為事業單位助力。

（二）檔案管理體系仍存問題

如果事業單位的檔案管理體系非常完善，那么自然也是對于檔案管理制度的一種升級。但是目前的狀況是很多的事業單位檔案管理的體系并不完善，這在工作中就會出現很多問題。本身檔案管理工作就是需要各個部門之間進行相互的配合，但是體系不完善，可能就會導致這一過程的效率降低。而且這也會導致事業單位的整體管理效率有所降低。對于管理人員來說可能也會逐漸失去工作的熱情，那么工作的效率和進度也就可想而知，可能達不到預期的目標。長此以往，事業單位的檔案管理工作就如同虛設了，本身應當起到的效果并沒有達成，反而還會產生一些負面的影響。

（三）管理方式與現代稍有脫軌

檔案管理工作并不是僅僅依靠領導重視就能夠提高效率的，其他方面上也要有所改進。比如說在管理方式不能僅僅依靠原有的傳統的方式進行管理，井不是說這樣的管理結果一定不好，而是因為相對來說效率較低一些。畢竟如今互聯網己經十分發達，信息的增長速度也十分迅速。如果要對如今較為復雜的信息進行更好的整理，就要更加完善相應的管理方法以及管理技術，比如引進一些設備等等。這樣對于檔案信息也會有一個更好地保護，工作效率也會有所提升。

三、事業單位檔案管理在新形勢下優化方法

（一）完善檔案管理制度

檔案管理制度的制定也并不是隨心所欲的。首先在我國對此也有著相關的規定，一些事業單位可以進行參考，而且每一個事業單位也應當根據自己的實際情況進行制度的完善。這一過程實際上就會對于檔案的收集工作或者保密工作等等各個環節都有制定好相應的程序，以及一些突發事件的處理方式。當然在管理設備這一方面也要根據目前單位的需要和社會發展的需要等進行選擇，幫助管理工作人員提高工作的效率，這樣對于單位的管理工作來說就會非常有幫助。

（二）加強檔案的信息化管理

不得不說，如今信息技術幾乎己經滲透到了每個人生活的很多個方面[2]。而且信息技術也確實為人們的生活帶來了很多的便利，所以檔案管理也應當試著去嘗試進行信息化的管理，可能會比傳統的管理方式更加高效一些。比如說傳統都是進行人們手工的整理，但是現在完全可以用計算機來代替，準確性也比較高一些。當然信息技術不僅僅只是包括計算機，還有一些其他的技術比如說掃描技術等等。如果能夠恰到好處的進行應用，對于事業單位來說，不僅僅是提高了管理的速度。在檔案的丟失或者是損壞風險上也會進行一定程度上的降低。

（三）對檔案管理人員進行專業培訓

檔案管理工作人員對于檔案管理自然有著至關重要的作用，因此事業單位也要對此格外注意。首先在招聘時就要注重對應聘者能力和素質的考察，這樣才有助于單位檔案整理工作。另外也要不定時的進行對員工的培訓工作。現在這一社會很多事物的更新速度都很快，因此也要讓管理人員與時俱進，學習一些比較先進的管理方式和技巧。除了要提升員工在管理檔案這一方面的能力之外，對于員工的觀念也要進行一定程度上的引導。這樣才能夠讓員工不斷地在自己的崗位上認真負責并不斷創新，對于事業單位來說有很大的幫助。

四、結束語

總的來說，在新形勢之下，事業單位更應當提高對于檔案管理的重視程度，對于目前出現的問題也要盡心盡力的想辦法解決。而后在練習單位本身的實際情況和如今社會的發展趨勢，制定出檔案管理的體系等等。不僅會有助于單位的檔案管理工作做好，也會對單位的工作環境等產生一定的積極影響。

參考文獻：

[1]徐柳.新形勢下提高事業單位文書檔案管理工作效率的對策[J].蘭臺內外，2019（4）：69-70.

[2]付艷杰.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略探討[J].辦公室業務，2017（12）：145-145.