新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

岳玉輝

摘要：檔案管理工作看似是一個非常簡單的工作，但是實際上它其中也有一定的深意，而且對于企業(yè)的長期發(fā)展來說十分有意義。根據(jù)目前對于事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀的研究，發(fā)現(xiàn)在這一工作方面上仍然存在一些不足之處。而且在這樣一個信息發(fā)展十分迅速的時代當(dāng)中，如何才能夠?qū)n案管理工作融入到現(xiàn)代社會當(dāng)中，并發(fā)揮其作用也是不少人探究的問題。本篇文章也是對此進行了簡單的分析，也希望能有一定的積極意義。

關(guān)鍵詞：新形勢下;事業(yè)單位;檔案管理

檔案管理工作其實在事業(yè)單位當(dāng)中也發(fā)揮著一定的作用。并不是說工作人員進行好檔案管理之后，這些檔案就不會再翻閱。反而通過對檔案的管理可能會發(fā)現(xiàn)更多的優(yōu)秀的人才，對于事業(yè)單位的長期發(fā)展來說也有一定的好處。而且對于事業(yè)單位整體的管理工作也有一定的促進作用。

一、事業(yè)單位檔案管理的辦法以及意義

檔案管理并不像人們生活中那樣管理自己的書本那樣簡單，因為對于一個事業(yè)單位來說檔案本身就是這一單位所有的信息匯聚的地方。因此它對于一個事業(yè)單位來說也十分重要，對于檔案如何進行管理也有很多的方式方法，自然也有著相對性的規(guī)范等等。自然對于相關(guān)的檔案管理工作人員素質(zhì)或者能力上也有一定的要求。除此以外，檔案管理工作并不是一個孤立的工作，它也要學(xué)會和這個發(fā)展迅速的時代進行接軌，否則也會出現(xiàn)一系列的問題[1]。如今在檔案管理工作方面仍然存在一些問題，也希望在新形勢下，能夠不斷探索，找到問題的解決之道。

二、我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度仍不完善

檔案管理的管理制度如果沒有做到完善，那么在管理工作的進行當(dāng)中就會遇到很多問題。而且檔案管理本身對于事業(yè)單位來說，并不是可有可無的存在，它是能夠發(fā)揮一定的作用的，對于事業(yè)單位的長期發(fā)展也有一定的助力作用。但是目前有很多的事業(yè)單位對于這一工作并不重視，因此在進行管理時，他們更注重的是管理的形式。而對于非常重要的管理內(nèi)容往往會被忽視。這樣在管理時就會出現(xiàn)很多問題，而且這些問題并不能能夠得到及時有效地解決。除此以外，有一些相關(guān)的改革措施可能也并沒有落到實處，因為本身有些單位的管理就只是流于形式。如果沒有結(jié)合自身的情況，那么管理工作幾乎是沒有辦法做好的，而且也幾乎沒有辦法為事業(yè)單位助力。

（二）檔案管理體系仍存問題

如果事業(yè)單位的檔案管理體系非常完善，那么自然也是對于檔案管理制度的一種升級。但是目前的狀況是很多的事業(yè)單位檔案管理的體系并不完善，這在工作中就會出現(xiàn)很多問題。本身檔案管理工作就是需要各個部門之間進行相互的配合，但是體系不完善，可能就會導(dǎo)致這一過程的效率降低。而且這也會導(dǎo)致事業(yè)單位的整體管理效率有所降低。對于管理人員來說可能也會逐漸失去工作的熱情，那么工作的效率和進度也就可想而知，可能達不到預(yù)期的目標(biāo)。長此以往，事業(yè)單位的檔案管理工作就如同虛設(shè)了，本身應(yīng)當(dāng)起到的效果并沒有達成，反而還會產(chǎn)生一些負面的影響。

（三）管理方式與現(xiàn)代稍有脫軌

檔案管理工作并不是僅僅依靠領(lǐng)導(dǎo)重視就能夠提高效率的，其他方面上也要有所改進。比如說在管理方式不能僅僅依靠原有的傳統(tǒng)的方式進行管理，井不是說這樣的管理結(jié)果一定不好，而是因為相對來說效率較低一些。畢竟如今互聯(lián)網(wǎng)己經(jīng)十分發(fā)達，信息的增長速度也十分迅速。如果要對如今較為復(fù)雜的信息進行更好的整理，就要更加完善相應(yīng)的管理方法以及管理技術(shù)，比如引進一些設(shè)備等等。這樣對于檔案信息也會有一個更好地保護，工作效率也會有所提升。

三、事業(yè)單位檔案管理在新形勢下優(yōu)化方法

（一）完善檔案管理制度

檔案管理制度的制定也并不是隨心所欲的。首先在我國對此也有著相關(guān)的規(guī)定，一些事業(yè)單位可以進行參考，而且每一個事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實際情況進行制度的完善。這一過程實際上就會對于檔案的收集工作或者保密工作等等各個環(huán)節(jié)都有制定好相應(yīng)的程序，以及一些突發(fā)事件的處理方式。當(dāng)然在管理設(shè)備這一方面也要根據(jù)目前單位的需要和社會發(fā)展的需要等進行選擇，幫助管理工作人員提高工作的效率，這樣對于單位的管理工作來說就會非常有幫助。

（二）加強檔案的信息化管理

不得不說，如今信息技術(shù)幾乎己經(jīng)滲透到了每個人生活的很多個方面[2]。而且信息技術(shù)也確實為人們的生活帶來了很多的便利，所以檔案管理也應(yīng)當(dāng)試著去嘗試進行信息化的管理，可能會比傳統(tǒng)的管理方式更加高效一些。比如說傳統(tǒng)都是進行人們手工的整理，但是現(xiàn)在完全可以用計算機來代替，準(zhǔn)確性也比較高一些。當(dāng)然信息技術(shù)不僅僅只是包括計算機，還有一些其他的技術(shù)比如說掃描技術(shù)等等。如果能夠恰到好處的進行應(yīng)用，對于事業(yè)單位來說，不僅僅是提高了管理的速度。在檔案的丟失或者是損壞風(fēng)險上也會進行一定程度上的降低。

（三）對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理工作人員對于檔案管理自然有著至關(guān)重要的作用，因此事業(yè)單位也要對此格外注意。首先在招聘時就要注重對應(yīng)聘者能力和素質(zhì)的考察，這樣才有助于單位檔案整理工作。另外也要不定時的進行對員工的培訓(xùn)工作。現(xiàn)在這一社會很多事物的更新速度都很快，因此也要讓管理人員與時俱進，學(xué)習(xí)一些比較先進的管理方式和技巧。除了要提升員工在管理檔案這一方面的能力之外，對于員工的觀念也要進行一定程度上的引導(dǎo)。這樣才能夠讓員工不斷地在自己的崗位上認真負責(zé)并不斷創(chuàng)新，對于事業(yè)單位來說有很大的幫助。

四、結(jié)束語

總的來說，在新形勢之下，事業(yè)單位更應(yīng)當(dāng)提高對于檔案管理的重視程度，對于目前出現(xiàn)的問題也要盡心盡力的想辦法解決。而后在練習(xí)單位本身的實際情況和如今社會的發(fā)展趨勢，制定出檔案管理的體系等等。不僅會有助于單位的檔案管理工作做好，也會對單位的工作環(huán)境等產(chǎn)生一定的積極影響。

參考文獻：

[1]徐柳.新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（4）：69-70.

[2]付艷杰.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：145-145.