關于建立采購分類報價體系、采購合同管理和數據統計分析模型建設的分析與應用

摘要：公司作為以銷定產的訂單式生產單位，材料成本占總成本比重較大，本文通過對影響材料價格的驅動因素和組成因素兩個角度，對主要材料進行了分類和分析，通過數據的積累在財務共享平臺建立統計分析模型。同時，對采購合同價審環節和審批環節流程進行了優化。

關鍵詞：分類報價;數據分析;采購合同管理

為進一步落實公司關于價格管理體系建設的相關工作要求，公司針對物資采購的采購流程以及物資范圍進行了梳理。公司以建立采購分類報價及數據分析體系為手段，加強物資采購價格管理，有效降低采購價格，提高合同管理效率，實現公司降本增效的目標。

一、分類報價體系和采購數據分析模型

（一）物資分類的確定

因公司的產品為定制生產，產品的差異化導致使用的材料與組部件不盡相同。本次選取矽鋼片、變壓器油、電磁線、紙板、鋼板、國產油紙套管、進口油紙套管、玻璃鋼套管、風冷卻器、片散、溫度計、國產開關、進口開關、波紋儲油柜、在線監測、控制箱、閥門共計15類物資。此次所確定的15大類重點物資占變壓器材料成本價值比重90%以上。

（二）分類方法與思路

通過對各種物料的詳細分析，從各類物資影響價格的價格驅動因素和價格組成因素兩個角度，對各類物資進行分類和分析。再根據物資的價格驅動因素和價格組成因素設計固定格式的報價單。財務共享系統中設立價格管理模塊，供方完成報價后，將價格信息錄入財務共享系統。系統可根據不同驅動因素和組成因素對物資進行分類以及相關的價格分析。

1、電磁線價格分析模型：按照價格驅動因素將變壓器產品類型分為110kV、220 kV、500 kV、1000 kV、廠變、電抗器、直流，并按照性質分為紙包、換位、組合;按照價格組成因素將價格分解為銅基價、銅桿加工費、銅線加工費（細分基礎加工費、自粘、高溫自粘、半硬、屏蔽、組合、階梯、Z型紙、A型紙、I型紙、網包、二次改拔、附加絕緣）。

2、矽鋼片價格分析模型：按照價格驅動因素分為生產廠家首鋼和寶鋼，并按照牌號分為23/085、27/090、27/095、30/100、30/105，按照價格組成因素將價格分解為出廠價和運費。

3、變壓器油價格分析模型：按照價格驅動因素分為成都華霖、川潤石化、云南大眾石化、成都克潤、暨陽石化、河北匯能、中石油，按型號分為25#、45#、KI50X，按照價格組成因素將價格分解為油基價、濾油費、運費（細分600公里范圍）、顆粒度（2000以下、1000以下）。

以以上三種物料劃分規則為例，針對15大類物料均按照價格驅動因素和價格組成因素進行分解，如下圖：

（三）采購數據分析模型的建立

1、將價格分析模型納入到財務共享系統當中，建立價格管理應用模塊，在共享系統中進行數據維護，逐步實現價格分析的內部數據積累。

2、結合財務共享系統中的采購價格和投標價格數據，制定查詢和分析模型，實時實現數據輸出和價格比對、趨勢變動分析。

3、結合信息技術手段，以財務共享系統為平臺，實現外部價格平臺的數據接入和共享，最終形成公司整體的價格管理分析體系和內外部數據積累，實現對價格變動趨勢合理性和降本成果等進行專項分析。

二、采購合同流程優化

（一）現狀

（二）問題

1、通過對比，兩個流程存在大范圍重復，影響審批效率。

2、在價審過程中，物資供應部進行詢價、比價;財務部也會進行詢價、比價;審計與風險部審價，各部門工作業務重復。

（三）優化思路

1、將價審流程與合同審批流程合并成一個流程。將合同信息分解成固定模板+變動信息。其中固定模板進行一次性審核，變動信息納入價審信息中，完成價審流程后直接生成合同。合同生成后不再經過財務部和審計與風險部審核。

2、將財務部、審計與風險部的價審流程前移。物資供應部發出詢價后，報價單直接報送至財務部，財務部比價后由審計與風險部審核，審計與風險部審核后由物資供應部采購業務員執行采購。

3、物流信息系統細化合同模板，提取規格、數量、金額、到貨時間、付款期限等關鍵合同信息的提取，向財務共享系統自動推送合同關鍵信息，在共享系統中與物料入庫、付款形成鉤稽，打通數據鏈，形成掛賬、合同付款自動歸集匯總顯示查詢。

優化后的流程如下：

三、實施效果

（一）優化后的流程比原先減少50%以上，去除物資采購業務員的重復工作，極大提高采購效率。

（二）價格審核效率提高，供方根據固定格式報價單提供報價，通過積累報價數據形成價格庫，價審人員進行審核時更具有針對性。

（三）自動顯示分析降本結果，所有報價信息進入共享系統，根據分類模型實時提供降本信息。

作者簡介：

劉洋，保定天威保變電氣股份有限公司。