Excel電子表格在財務日常工作中的應用

劉穎

摘要：信息化進代誰能掌握更先進的工作方法誰就能輕松面對挑戰(zhàn)和競爭。對財務人員來說除了掌握財務專用軟件外能夠熟練的使用Excel表格輔助工作，將事半功倍，大提高工作效率，提升管理水平，突顯個人能力，它是解決工作中實際問題的最佳工具。

關鍵詞：競爭；Excel表格；數據分析

中圖分類號：F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）019-000-01

隨著信息化時代的到來，企業(yè)和個人普遍都面臨著來自方方面面的挑戰(zhàn)和競爭壓力，這也暗示著誰能掌握更多的本領、更高的效率，誰就是真正的贏家。對財務人員來說Excel表格無疑是進行各種數據處理、分析和處理表單，解決工作中所遇到的實際問題的最佳工具。

Excel是一種通俗易懂的計算機軟件， 它操作簡單，功能強大，適用范圍廣，應用普遍，還能進行圖表制作。財務軟件的普及大大減輕了會計人員的負擔，提高工作效率，節(jié)約了財務成本。但實務工作者也發(fā)現，財務軟件更偏重于會計賬務的處理，缺少財務數據分析，而固定資產模塊管理，庫存模塊管理，工資模塊管理等是需要另外付費購買之后才能使用的，而掌握Excel我們就可以節(jié)約這些花費。

一、Excel在會計工作應用中的優(yōu)缺點

1.優(yōu)點

（1）成本低廉。Excel對軟硬件配置要求很低，便于企業(yè)實現會計信息化。（2）使用方便，掌握容易。Excel賬務處理系統的基本功能就能滿足企業(yè)的日常需要，一般都是日常電子表格應用，由于門檻很低，初學計算機的人也能很快掌握，界面美觀易懂、用戶輕松使用；（3） 運用函數計算。Excel的函數豐富多樣，善于使用函數，不僅可以提高工作效率，還能保證數字的準確。

2.缺點

由于Excel是一款可基礎應用和自行開發(fā)于一身的軟件，可以通俗易懂也可以高端應用，Excel的高級函數命令，需要有計算機專業(yè)的人員來完成，顯然對于財務人員來說，運用這些函數難度非常大。

二、Excel在會計工作中的應用

1.數據的保護

在會計工作中，為了數據保密，我們可以應用EXCEL的數據保護功能設置工作簿的打開權限對數據或工作薄加密保護， 我們還可以在這個功能里設置“修改文件時的密碼”，當文件需要修改時就會有提示，以免誤操作而破壞整張表的公式影響數據的準確性。點擊“文件”菜單中的“保存”命令-點擊“工具”菜單上的”選項”-點擊“安全性”在“打開文件時的密碼”編輯框中，輸入密碼-點擊“確定”按鈕-點擊“保存”按鈕。

2.賬簿的處理

以銀行存款日記賬為例來加以說明。銀行存款日記賬是根據經濟業(yè)務發(fā)生的時間先后順序逐筆進行登記的，用EXCEL按業(yè)務發(fā)生的先后順序將記賬憑證中相對應的內容記錄到銀行存款日記賬中即可 ，啟動Excel，生成一個工作簿，命名為“XX賬簿”，把工作表sheet1、sheet2、sheet3重命名為“資產負債表”、“銀行存款日記賬”、“試算平衡表”等。這樣，一個賬簿及該賬簿的相關內容就一目了然了。

3.數據的共享

會計工作都有嚴格的崗位分工，每個財務崗位都有自己的崗位職責，有時我們想要得到的匯總數據需要把每個崗位的獨立數據進行合并，匯總到一個工作薄上，查詢數據是由何人在何時編輯填制的。首先建立一個工作薄，里面設計好各個會計崗位所需的相關工作表框架；然后將該工作薄設置為共享工作薄；點擊“工具”菜單—“共享工作簿”命令—“編輯”選項卡—允許多用戶同時編輯—允許“工作簿合并”—點擊”確定”—保存。

三、Excel在會計工作中的應用實例

1.決策分析

某醫(yī)藥公司需要某種原材料，該材料可通過外購和自制兩種方式取得。包括以下因素：單價、數量、追加的自制成本、單位材料費用、單位變動費用。打開Excel，在B1：B9分別輸入“數量、單價、外購成本總計、追加的固定資產、單位材料、單位人工、間接費用、自制成本總計”作標題，C3=C1-kC2，C8=C6+（C7+C8+C91-kC1），C9=IF（C4>C10）。接下來我們可以利用數據透視表繪制出適當的圖形，就可以很輕松的得到相關的決策信息了。

2.會計數據計算

某房地產公司要進行對外投資，以人民幣為計量單位，估計建設期投資7萬元，預計今后連續(xù)5年的凈收益分別為1.2、1.5、1.8、2.1、2.6萬元，那么該項投資的IRR（投資回報率）是多少呢？在Excel中，將B1-B6單元格中依次輸入-7、1.2、1.5、1.8、2.1、2.6，將光標移到B7單元格中，點擊工具欄中的“fx”函數按鈕，選擇函數IRR，點擊確定，彈出內部收益率（IRR）對話框，在對話框中輸入B1：B6 后，我們要的內部收益率（IRR）就可顯示出來，其最后結果為9%。如果IRR的值大于貸款利率，則此投資計劃有值得投資的可能。

總之，在日常的財務工作中，各企業(yè)的財務部門都需要各種各樣的統計數據并制作成報表，Excel具有排列、篩選、自動填充、數據有效性等簡單實用的功能，能夠幫助企業(yè)財務人員統計整理所需的數據，制作成簡潔清晰的報表，可以利用SLN函數進行固定資產折舊的管理，還可以利用COUNTA函數和VBA編程進行庫存的自動化管理。財務人員在實際工作中應多學多用，巧妙的利用的各種功能來提升自己的價值空間，讓它成為我們的一種工作習慣。Excel的應用使會計工作從原本的核算上升到財務管理與分析。相信隨著越來越多的會計人掌握了越來越豐富的Excel知識，將大大提高財務人員的管理水平，提升財務人員的社會地位和重要性，推動國家的會計事業(yè)從核算到管理的飛躍。

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[5]科學實踐管理會計打造會計工作的升級版.

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[7]解析電算化對企業(yè)會計工作的影響.