簡析現代檔案管理中的檔案收集現狀及其策略

亓鳳蘭

摘要：檔案對社會經濟發展具有重要影響，其是活動的真實記錄，具有重要參考價值。因此為了充分發揮檔案的功能作用，本文闡述了現代檔案管理中的檔案收集重要性，對現代檔案管理中的檔案收集現狀及其策略進行了簡要分析。

關鍵詞：現代檔案管理;檔案收集;重要性;現狀;策略

檔案收集是開展檔案管理的基礎環節，也是保證后續檔案管理工作得以順利進行的關鍵環節。在檔案日常管理工作過程中，首先要關注檔案收集，這是開展檔案管理工作、發揮檔案管理作用的前提。

一、現代檔案管理中的檔案收集重要性

檔案收集最終目標是指導工作的正常開展，進一步查考歷史事件。檔案收集就是把各個部門有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發揮查考作用。

二、現代檔案管理中的檔案收集現狀分析

社會經濟變化發展的同時，對檔案管理利用有了更高要求，在這一形勢下，檔案收集所呈現出來的現狀也日益突出，檔案資料收集不及時、不齊全、不合要求等現象比比皆是。當前各類文件、資料的數量及種類日益增多，圖片及影像檔案資料的信息量不斷加大，檔案收集的領域跨度較大，致使檔案收集的任務極為繁重，而現代化信息技術的廣泛應用，大量電子文檔的出現及應用，形式多樣的保存格式及更新快速的軟件等運用，也增加了檔案收集的難度。而在實際工作開展中，檔案管理制度的不完善，檔案管理意識不強，檔案管理人員的工作得不到應有的重視，也在一定程度上影響了檔案收集的開展及其質量。

三、現代檔案管理中的檔案收集策略

1.健全完善檔案收集歸檔制度。完善的檔案收集歸檔制度可以為檔案資料收集工作提供重要保證，因而在新形勢下，企事業單位應與時俱進，根據自身實際不斷改進原有檔案管理制度，科學地予以完善，制定切實可行的檔案收集時間、歸檔質量要求、檔案定期移交制度和聯系催交制度、注意事項，確定檔案收集的范圍等，凡是能反映并記述單位生產經營管理活動且具有保管價值的圖紙、圖表、文字資料、計算資料、照片、圖片、錄像、錄音等文件資料都應列入收集歸檔范圍之中。在落實收集歸檔范圍及時間之后，檔案管理人員應及時了解并掌握檔案資料信息，及時進行檔案資料的催交，規避資料的漏交、少交或者不交現象，以確保檔案收集能合理有序地開展。檔案資料的歸檔也應遵循相關規定，保證文件材料在移交時完整和齊全，期限準確，并確保材料所用的紙張、書寫格式、排列符合規范，檔案管理人員在收集并接收文檔后，按照檔案材料內容合理進行登記、分類、編目，按標準進行統一編號，裝訂完整，依次擺放，保證案卷的整齊美觀，便于查閱和利用。

2.增強檔案收集意識。檔案收集的枯燥性和乏味性也使得工作人員容易產生對工作本身的厭惡和質疑，從而導致在進行檔案收集中難以形成較為積極的心態和意識，在這一點上就需要提高檔案管理收集階段工作人員的工作熱情。工作任務本身是具有一定的規范和原則，因此從工作內容和性質本身出發進行的調整往往難以形成較大規模和較為持久的影響。因此需要對檔案收集人員進行人為主觀意識的調整，需要檔案收集人員能夠在良好適應檔案收集的基礎上進行積極性的調整，使得工作人員能夠在工作中發現一定的人生價值和人生樂趣。而要在枯燥的工作任務中發現樂趣便需要工作人員能夠明晰檔案收集在社會經濟發展中的重要作用，需要管理者及時利用職工培訓機會來促進職工對于自身工作的認同，包括在培訓時引入檔案收集的各種重要用途，并通過收集不同形式和內容的檔案來證明檔案收集的重要性。另外還需要注意的是檔案收集講究針對性和準確性，雖然在大多數檔案收集過程中主要重視的是檔案收集的廣泛和全面，但缺乏準確和針對性的檔案收集則容易使得身處其中的工作人員缺乏目標而難以持續保持工作熱情的狀態。

3.充分運用先進技術。目前利用計算機系統和網絡系統進行檔案收集已經成為檔案管理工作的常態，與檔案管理中強調前臺技術支持的搜尋和管理功能有所不同，檔案收集更加強調了技術支持系統的后臺服務，要求在進行檔案收集時需要將不同形式的內容利用不同方法歸納成文字檔案。當然在某些特殊情況下以及缺乏編輯成為文字的情形下便可以僅僅保留原始數據狀態，但能夠形成文字版檔案的內容則需要盡可能編輯成為文字。檔案收集中需要注意的技術還包括了利用不同平臺進行活動過程的收集，現如今很多事件的發生呈現著易逝的狀態，也就是說在缺乏系統整理過程的基礎上事件就可能戛然而止，而在這種情況下進行檔案收集則具有一定的困難，類似的檔案收集困難還有很多年代久遠的檔案收集，在部分情況下需要使用年代久遠的事件發生經過和具體內容，相對于現階段形成的及時的網絡編輯記錄，傳統檔案管理階段造成的檔案收集進程不足的彌補工作是較為困難，因此必須提升收集技術水平。

4.提高檔案收集效率?，F階段檔案形式和內容比較復雜，呈現出多樣化趨勢，檔案收集和整理工作也存在一定的難度，所以導致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領導要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標準，加上缺乏統一的管理模式，所以導致檔案管理工作出現混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導致檔案整合工作難以和標準相結合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續相關部門工作開展提供參考依據。

四、結束語

綜上所述，為了發揮檔案的功能作用，檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案時間和類型整理好檔案。通過與檔案管理實際狀況相結合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，從而發揮檔案信息的功能作用。

參考文獻：

[1]關麗萍.淺談檔案的收集與整理[J].蘭臺世界，2017（S I）.

[2]李迎.淺議干部人事檔案收集與整理工作的措施[J].勞動保障世界，2018（06）.

[3]韓芳.文書檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018（08）.