加強高職院校電子檔案管理的探索

[摘 ?要：本文分析了高職院校實施電子檔案管理的必要性、重要性以及電子檔案管理的優(yōu)勢，進一步探討了加強高職院校電子檔案管理的相關(guān)措施，以便為其他高職院校的電子檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;電子檔案;管理措施]

隨著互聯(lián)網(wǎng)及計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已成為高職院校檔案內(nèi)容的重要組成部分，因此，電子檔案的管理工作也成為了高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。但是，由于主客觀原因，有些院校的電子檔案仍處于分散的狀態(tài)，并未對其進行歸檔分類，有些院校雖然對電子檔案進行了歸檔，但在實際工作中仍出現(xiàn)了很多問題。本文分析了高職院校實施電子檔案的管理的必要性和重要性以及電子檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，提出了加強電子檔案管理的相關(guān)措施，以期為高職院校電子檔案管理工作提供思路。

一、高職院校實施電子檔案管理的必要性和重要性

（一）必要性

基于當前的信息化互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著各項信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的快速發(fā)展以及各類新型辦公方式的利用，以電子文件、電子數(shù)據(jù)為重要形態(tài)的電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案已經(jīng)成為時代要求和主流趨勢，它是信息化、數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，作為高職院校，檔案管理工作更應(yīng)該與時俱進，順應(yīng)時代的發(fā)展，做好電子檔案的歸檔管理工作，為今后的數(shù)字化和信息化打好堅實的基礎(chǔ)。

（二）重要性

隨著現(xiàn)代化不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已不能滿足社會需求，因此，加強電子檔案管理已成為時代發(fā)展必然，是當前和今后檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于它能減少人力、物力，減輕檔案管理者的工作負擔(dān)和節(jié)省存儲空間，并且，通過互聯(lián)網(wǎng)將檔案傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)資源共享，建設(shè)檔案信息化。因此，高職院校應(yīng)當充分認知電子檔案管理的重要性，努力做好電子檔案的收集、歸檔、保管和利用工作。

二、加強高職院校電子檔案管理的相關(guān)措施

（一）提高認識，完善電子檔案管理的規(guī)章制度

高職院校檔案管理部門和分管檔案工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高認識，充分認識電子檔案的重要性，加強宣傳教育，加強電子收集、歸檔、保管和利用工作。另外，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合院校實際情況完善相關(guān)的規(guī)章制度和電子檔案分類方案，應(yīng)把電子檔案的歸檔工作納入到學(xué)校的日常管理工作，以規(guī)范電子檔案的管理。另外，還可以建立合適的激勵機制，以激發(fā)檔案工作者的工作積極性，提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）加強培訓(xùn)，提高檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

電子檔案管理對檔案工作者提出了更高的要求，管理人員必須熟練掌握計算機相關(guān)專業(yè)知識。因此，高職院應(yīng)加強對檔案工作者的技能培訓(xùn)，檔案管理者自身也應(yīng)與時俱進，加強學(xué)習(xí)，熟練掌握計算機操作技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。高職院校還可以通過公招方式錄用不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，還熟練掌握計算機相關(guān)專業(yè)的復(fù)合型人才，為檔案管理隊伍注入新鮮血液。

（三）建立健全規(guī)章制度，維護電子檔案的真實性和安全性

由于電子文件具有容易刪改、不留痕跡的特性，因此，電子檔案所具有的真實性難以確認，其權(quán)威性也因此受到影響。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展進程中電腦病毒的存在及黑客技術(shù)等，也使電子檔案在其形成、處置、歸檔、保管以及運用等諸多環(huán)節(jié)上面臨著信息被篡改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此，高職院校很有必要健全相關(guān)規(guī)章制度，維護信息安全，保障電子檔案的安全性、真實性、權(quán)威性和原始性。

（四）實行紙質(zhì)、電子文檔雙軌運行

在實際的檔案管理工作中，單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已不能滿足新時期高職院校檔案工作的需要，為了更便利、更高效的利用檔案，可以運用紙質(zhì)、電子文檔雙軌運行的方式。比如部分較為重要的信息資料或是需要長期、永久保存的資料，可以在存儲獨立電子備份并設(shè)置好相關(guān)密碼的同時，輔之以紙質(zhì)檔案進行二次保存等。同時，這對于確保電子檔案的真實性、權(quán)威性和原始性也是非常有效的。

三、結(jié)語

綜上所述，電子檔案是新時代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，加強高職院校的電子檔案管理有助于高職院校實現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，并在檔案管理方面朝著現(xiàn)代化進程邁進。

參考文獻

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作者簡介

汪敬（1989.01—），性別：女;籍貫：四川鄰水;民族：漢族;學(xué)歷：本科;職稱：助理館員;研究方向：檔案管理。