檔案信息資源的整合與利用策略分析

魏殿巍

[摘 ?要：隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源的整合和利用成為了當(dāng)前階段檔案資源管理的重點和難點，本文概述了現(xiàn)階段檔案信息資源在整合利用的過程之中存在的問題并針對性的論述了解決的方法。

關(guān)鍵詞：檔案;整合;利用]

當(dāng)前社會已經(jīng)進入到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之中，對檔案資料進行有效的整合和利用對于推動社會發(fā)展有著非常積極的意義，但是現(xiàn)階段在推動檔案信息資料進行整合利用的過程之中存在以下幾個方面的問題：

一、檔案信息資源整合利用存在的問題

1.檔案信息資源自身的矛盾性

檔案信息資源整合和利用的根本目的是滿足用戶在現(xiàn)實實踐之中存在的需求，為達到這一效果需要盡可能的為客戶提供足夠多的信息資料并盡可能的減少信息之中存在的諸多干擾性因素。實現(xiàn)檔案信息整合的根本目的在于在統(tǒng)一的平臺上對信息資源進行有效的管理，但是現(xiàn)階段我國在進行檔案信息存儲時，存儲結(jié)構(gòu)較為單一，無法有效的滿足用戶多角度選擇的需要。此外檔案信息的一大特點是保密性，在對檔案信息進行整合利用的過程之中如何盡可能的將檔案信息展示出來，同時又避免檔案信息在使用的過程之中出現(xiàn)泄密的情況。這兩個由檔案信息自身的特點所導(dǎo)致的矛盾性問題對檔案信息的整合和利用產(chǎn)生了極大的困難。

2.信息資源標準不統(tǒng)一

檔案信息資源整合和利用的基礎(chǔ)是能夠為每一個用戶構(gòu)建一整套完善的虛擬信息體系，借助這一體系信息的需求方和提供方能夠及時的進行溝通和交流。構(gòu)建這一系統(tǒng)就意味著將我國各個省市獨立的檔案系統(tǒng)整合為一個整體，但是各個省市的檔案系統(tǒng)在建設(shè)時間、建設(shè)過程之中采用的技術(shù)標準等各個方面都存在一定的差異，這直接導(dǎo)致了在進行檔案信息整合的過程之中無法有效的將相關(guān)的信息整合為一個整體。

3.共享體系建設(shè)不完善

檔案共享體系建設(shè)需要采用當(dāng)前階段最為先進的軟件技術(shù)和硬件技術(shù)，因此，需要大量的投入，前期資金如何投入以及如何在系統(tǒng)建設(shè)完成之后收回相關(guān)的投入成為了阻撓檔案共享信息系統(tǒng)建設(shè)的主要原因。面對這一現(xiàn)象我國要推動檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，使建設(shè)完成的檔案共享體系在發(fā)揮一定的社會公益屬性的同時能夠得到一定的收益，此收益可以用于檔案信息系統(tǒng)的長期維護和管理。

4.檔案管理機制問題

檔案信息在開發(fā)和利用的過程之中涉及了多個主體?，F(xiàn)階段檔案管理部門對于檔案的管理存在一定的滯后性。檔案在轉(zhuǎn)移和移交的過程之中都需要借助相關(guān)單位出具的憑證，極大的限制了檔案信息資料的傳遞和流通。深入的研究現(xiàn)階段的檔案管理機制，實質(zhì)上現(xiàn)階段我國檔案管理體制存在的問題是未將檔案的管理工作和檔案的查看權(quán)限進行有效的區(qū)分，進而導(dǎo)致了無法對相關(guān)的檔案信息資料進行有效的應(yīng)用。

5.檔案信息資料利用效率低

盡管檔案信息資料在我國社會之中存在的歷史較長，但是大眾對檔案資料的認知仍然存在嚴重的不足。大部分群眾、社會群體和各界人士對檔案信息資料的認識缺乏足夠的認識，無法充分的發(fā)揮檔案信息的資料。此外現(xiàn)階段社會各界對檔案信息資料的價值缺乏充分的認識，無法將檔案信息資料的潛力充分地發(fā)揮出來。因此，在檔案信息資料研究的過程之中要逐步的引導(dǎo)大眾如何全面有效的認識檔案信息資料的價值，并規(guī)劃出適宜的發(fā)揮檔案信息價值的方法，提升檔案信息的利用效率。

二、檔案信息整合利用的策略

針對當(dāng)前階段我國檔案信息資源的整合和利用現(xiàn)狀，需要采取本文論述的以下策略來有效的提升當(dāng)前階段檔案信息的整合利用水平。

1.加強管理，促進各個部門的合作共建

檔案信息資源的整合實質(zhì)上是社會信息系統(tǒng)建設(shè)的一個有機組成部分。在建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的過程之中要將社會信息系統(tǒng)有機的整合為一個整體。從一定程度上講檔案信息化整合的關(guān)鍵在于將這一項工作加入到我國整個社會信息化建設(shè)的過程之中。具體的落實方式為將檔案信息化建設(shè)落實為電子政務(wù)轉(zhuǎn)變的一個部分，檔案管理部門在進行信息化建設(shè)的過程之中要同其他的政府管理部門的信息化系統(tǒng)采用統(tǒng)一的標準進而確保檔案信息能夠在政府之中的其他單位之中進行流通。其次檔案館在建設(shè)的過程之中要同其他的公共服務(wù)機構(gòu)進行深入的合作，例如同圖書館、人才服務(wù)中心、就業(yè)市場中心等多個部門進行深入的合作進而塑造區(qū)域性的信息交流中心，使一定區(qū)域的信息能夠在這樣的一個區(qū)域流通信息中心進行傳播，提升對檔案信息資料的利用效率。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施標準化體系建設(shè)

檔案信息整合的過程之中涉及了標準化建設(shè)，但是實質(zhì)上檔案信息管理系統(tǒng)的標準化建設(shè)是一個漫長的過程，需要經(jīng)過認真全面的規(guī)劃，制定詳細的執(zhí)行策略，才能夠完成最終的建設(shè)并達到預(yù)期的使用效果。依據(jù)相關(guān)單位在建設(shè)其他類型的信息系統(tǒng)之中取得的經(jīng)驗，檔案信息系統(tǒng)標準化建設(shè)可以化為以下四個步驟：第一步是聯(lián)合檔案管理學(xué)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的專家學(xué)者制定檔案信息管理的整體標準，這一標準涵蓋了檔案信息系統(tǒng)在建設(shè)過程之中采用的技術(shù)術(shù)語，以及在建設(shè)的過程之中采用的整體框架結(jié)構(gòu);第二步是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中采用的基本的技術(shù)標準，例如：基本的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)標準，系統(tǒng)內(nèi)部采用的通信標準等;第三步是確定檔案信息體系在構(gòu)建完成之后的管理標準;第四步是制定同檔案信息系統(tǒng)進行交流和共享時采用的服務(wù)標準。在建設(shè)完成這一系列的標準體系之后，檔案信息資源將得到有效的整合，為進一步的利用檔案信息資源奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3.提升對檔案信息資源管理和利用認識

隨著我國社會的快速發(fā)展，人口流動速度更加的迅速，人才在不同的企業(yè)之間的流動速度迅速的增加，社會各界傳統(tǒng)上對檔案管理工作的認識在一定的程度上已經(jīng)限制了對檔案信息資料的整合和利用?，F(xiàn)階段我國相關(guān)的政府機構(gòu)對于檔案信息資料所持有的一種態(tài)度是重管理輕利用。在全新的歷史發(fā)展階段，這樣的一種理念一定要進行深入的改變，政府部門在強化檔案信息管理的同時也應(yīng)該積極的思考如何有效的利用相關(guān)的檔案信息資料。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，其對各個行業(yè)都帶來了巨大的變革。電子存儲設(shè)備的發(fā)展，從根本上改變了檔案信息資料的存儲方式，也為更有效的利用檔案信息資料奠定了基礎(chǔ)，為更有效的利用各種類型的檔案信息創(chuàng)造了可能。針對技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理行業(yè)應(yīng)該深入的分析自身在進行檔案信息資料整合的過程之中遇到的諸多的問題，采用有效的手段解決檔案信息整合過程之中遇到的問題，實現(xiàn)檔案信息資料的整合并采取有效的策略加強對檔案信息資料的利用。

參考文獻

[1]張瑞梅，李艷.科技檔案利用模式的變化及檔案室的應(yīng)對之策[J].陜西檔案，2016，28（02）：54-55.