試論基層檔案人員做好檔案管理工作的重要性

羅海芳

摘 要： 一個單位是否能夠規范開展檔案管理工作，會對單位管理水平及業績高低產生一定影響。因此進行基層單位檔案管理的人員，應該充分認識到檔案管理工作的重要性，并根據有關規范開展檔案管理工作，在探索的道路上對檔案管理思路進行不斷改進和創新，通過這樣的方式，可促進基層檔案管理工作進一步發展。

關鍵詞： 基層檔案人員;檔案管理;管理意識

【中圖分類號】R197.32? ? ?【文獻標識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）19-0298-01

因為檔案管理工作具有一定封閉性，加上檔案管理方法落后，這將會限制檔案管理人員的工作視野、思路及思維。為有效開展基層檔案管理工作，檔案人員應轉變自身思想觀念，并有效開拓創新精神，以此形成濃厚的檔案管理工作氛圍。檔案人員在開展相關工作時，應認真總結良好的檔案管理工作經驗，掌握檔案管理的規律和特點，通過新觀念、新思路來應對新問題和新情況。

1 加強服務意識及水平，提升領導重視程度

無論是什么單位開展哪一項工作，都應獲得領導重視，從而才能夠順利開展相應工作，對于檔案管理工作來說也是這樣的。領導是否全面認識到了檔案工作重要性和價值，能夠決定其對于檔案管理工作的態度，也將在一定程度上影響檔案管理工作的開展效果。在單位的議事日程中納入檔案管理工作相關內容，可使檔案管理更加規范。目前一些單位領導沒有充分認識到檔案工作的重要性，主要是因為其不具備檔案管理意識，覺得檔案管理工作對單位發展沒有任何作用。針對這一問題，非常有必要加強檔案管理工作宣傳，加強領導對于檔案工作的認知，檔案管理相關文件以及材料應由領導審批，使領導深刻了解這些工作，特別是一些密切聯系著單位的材料，可通過這樣的方式啟發領導，并落實在實踐中[1]。基層檔案人員應經常將檔案管理工作具體情況匯報給領導，提出做好檔案管理工作對于單位發展的益處，使領導對檔案管理工作加以重視。領導是否滿意基層檔案人員的工作，將能決定其對于檔案工作的重視程度。從而基層檔案人員應該熱愛本職工作，做好每一項工作，落實每一項職責，留給領導一個良好印象。

2 實現檔案管理現代化

檔案管理在不斷深入改革使其出現了很多急需解決的問題，比如檔案數量逐漸增加，這將提升其管理和使用的難度;此外管理方法落后，會對檔案質量造成直接影響，而開展檔案現代化管理，才可以對出現的問題進行解決。

2.1 加強管理意識

檔案管理工作具有較強專業性要求，其要求檔案管理人員具備良好的工作責任感、職業道德、工作態度以及工作精神，并且可熟練掌握和運用檔案管理理論知識以及相關技術，特別是應掌握現代化技術手段以及科學管理方法等檔案管理基本技能。從而檔案管理人員應認真學習相關專業知識，并開拓自身視野，完善知識結構，最終提升綜合素質，做好檔案管理工作。

2.2 提升綜合素質合理使用現代化技術

檔案中包括大量指示以及豐富的信息，形成一種多樣的信息資源。然而整理檔案工作較為復雜，產生較多重復勞動，并且勞動強度較大。這時使用計算機來整理檔案，能夠達到事半功倍的效果，向社會提供更好的服務。過去檔案材料形成在文件起草、刪減、修改，定稿打印、整理、傳閱及歸檔主要是手工抄寫。目前在檔案管理中應用電子計算機技術，能夠通過計算機系統完成以上工作，以此有效銜接自動化辦公和文件形成、轉換等環節，檔案管理人員應有效掌握和使用現代化技術手段以及科學的操作管理技術。在信息社會，檔案管理工作應實現信息化和數字化，這也是檔案人員的工作方向[2]。

2.3 提升檔案管理人員安全和法制意識

在檔案管理工作中安全是非常重要的內容，也是管理工作的重點。在信息時代，各行各業開始應用網絡信息技術，這能夠為檔案管理工作提供充足動力，可以此提升檔案管理的信息化水平，保證檔案信息向社會各界提供相應服務。（1）檔案管理人員應該加強自身安全防范意識，并建立健全安全監察和監督機制，以此確保檔案內容完整性和真實性。（2）定期安排網絡維護人員來殺毒和檢查，保證殺毒軟件及時更新升級，防止網絡病毒入侵。（3）將檔案信息維護及備份工作做好，防止病毒侵害檔案，確保儲存檔案的安全性。檔案管理人員應該遵循法制政策，學習法律法規文件，樹立良好的依法治檔管理觀念，并提升自身工作責任感，禁止作出違犯檔案法的行為。

3 創新檔案管理模式

在信息化時代，人才市場有著越來越激烈的競爭。在這樣情況下，檔案管理人員應該使用合理的手段創新檔案管理模式：（1）構建檔案的目標管理機制，基于此制定激勵機制，使檔案管理工作聯系人員薪酬，從而使工作人員積極參與到管理工作中;（2）運用現代化管理方法，使網絡信息技術結合檔案管理模式，完善檔案管理的信息系統，由此共享信息資源[3]。（3）檔案管理人員應自主學習管理知識以及技術。有關部門應定期對其進行培訓，將檔案人員技能水平和專業素養提高，通過先進管理經驗與模式，可熟練使用計算機信息技術，提升檔案管理能力，在人力資源方面保障檔案管理工作的開展。（4）在檔案管理中應用和發展現代信息技術，檔案管理人員應該總結經驗，探索符合時代發展的理論與方法，并提升檔案管理水平。

4 完善檔案管理工作制度

基層檔案管理工作屬于動態過程，應不斷收集信息，并補充檔案，檔案管理主要包括檔案材料的檢查、鑒別、轉遞、移交、登記、分類及借閱等，使其工作程序比較繁重，從而管理人員應該完善制定規章制度，并落實在工作實踐中，確保人事檔案內容具有真實性、完整性和連續性，防止出現棄檔、有檔無人、檔案管理混亂等情況。檔案管理人員應嚴格落實管理工作制度，保證工作開展有章可循，以此提升檔案管理理念。此外，檔案管理人員應對檔案保密以及公共服務之間的關系進行良好處理，防止出現管理漏洞。

結束語：在單位管理中檔案管理工作是其重要組成部分，單位領導應該重視檔案工作，準確認識到檔案管理工作重要性。檔案人員可通過各種資源的利用實現檔案管理現代化，提升自身綜合素質，以此做好檔案管理工作。

參考文獻

[1] 董鵬昊.試論基層檔案人員做好檔案管理工作的重要性[J].魅力中國，2018，（12）：77.

[2] 常成良.關于基層檔案管理工作的研究[J].卷宗，2019，9（33）：21.

[3] 耿哲.基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2020，（12）：103，105.