精細化管理在醫院檔案管理中的應用

譚波

【摘 ?要】醫院檔案是記錄醫院歷史和進程的文檔信息資料，是醫院傳承文化、服務社會、創新技術及可持續發展的信息資源保障，為醫院的整體發展服務。隨著醫改政策推進，醫院病歷檔案信息劇增，在互聯網技術發展下改進醫院病歷檔案管理工作，需找出現狀問題，樹立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規范化的管理。本文主要分析精細化管理在醫院檔案管理中的應用。

【關鍵詞】醫院檔案;精細化管理;應用

引言

隨著科技的發展，醫院檔案管理表現出了不可替代的重要地位，傳統的管理模式無法與科技元素相結合，致使管理意識和管理效率不斷下降。精細化管理重視的是管理細節，有助于醫院檔案管理質量的提高，符合時代的發展需求。鑒于此，醫院檔案管理需要引入精細管理理念，明確管理目標，制定管理計劃，確保醫院檔案管理的穩定發展。

1、精細化管理表現出來的管理優勢

1.1實現了醫療水平的提高

精細化管理理念的出現改變了醫院檔案管理模式，使得管理過程更加細致，為后續科研工作的開展打下了堅實的基礎。另外，精細化管理促進了醫療水平的提升，患者的就診信息以電子檔案的形式儲存，為患者疾病信息的分析創造了條件。理論與實踐的結合既提高了檔案管理的高效性，又改善了檔案管理的科學性，滿足了患者的就診需求。

1.2發揮了檔案的最大價值

我國近年來展開了醫療行業的改革，使得人事信息復雜多樣，極大的加大了檔案管理的難度。另外，部分管理人員由于工作能力有限，檔案中出現了不少虛假信息，為醫院內部的人事調動創造了壓力，無法切實實現公平正義。精細化管理理念提出了全新的管理要求，將醫院檔案分為多個類型，不同的類型由不同的人員管理，確保了人事檔案信息的精確性，為后續管理人員的晉升和選拔提供了依據。

2、當前我國醫院檔案管理中面臨的問題

2.1重視程度不夠

新的歷史條件下，我國醫療衛生事業取得巨大進展，醫院的醫療設備、人員配置、規章制度等建設也取得顯著成效。檔案管理工作也日益受到各大醫院的關注和重視，并采取多種措施去提高檔案管理效率。然而，有些醫院的檔案管理部門長期受傳統管理思維禁錮，不肯走出以往檔案管理舒適圈，在更替傳統管理模式過程中，缺乏創新精神。加上醫院本身信息化建設力度不夠，造成對現代新型管理理念認識不夠，忽略6S精細化管理的重要意義，對這一方面的認識模糊。

2.2缺乏管理制度

隨著醫療事業迅速發展，醫院行業的競爭日漸激烈，部分醫院為提高市場占有率，以效益考慮為先，忽略了對醫院病歷檔案管理的價值。導致醫院檔案管理制度不健全，檔案分類不清、缺失嚴重。這些問題對醫院各部門的運行均產生了不同程度的影響，只有加強病歷檔案制度的管理建設，才能確保完整的檔案資料信息，為醫院運行及發展提供有效保障。

2.3信息管理基礎有待夯實

在實際工作中，一方面，多數醫院檔案管理人員工作重心仍停留在傳統的檔案收集、整編等環節上，在信息化處理及深入應用信息工具方面的能力有待提升;另一方面，醫院信息系統建設滯后，信息化管理水平參差不齊，信息化管理在硬件系統與軟件操作層面的缺失，導致信息管理根基不牢，難以充分提升其管理效率。

3、精細化管理在醫院檔案管理中的實踐應用

3.1樹立正確的管理意識，明確檔案建設目標

首先來說，醫院檔案管理必須明確目標，從而制定管理計劃。在具體的管理中，需要以醫院的實際狀況為基礎，制定長遠的檔案管理規劃，借助合理的管理制度去提高檔案管理效率，確保檔案信息的安全性。其次來說，檔案管理過程并非是任意的，需要遵循一定的原則，醫院領導會對管理人員的管理能力進行綜合角度的考核，對成績優異的管理者給予物質獎勵，其目的是激發管理人員的熱情。

3.2創新管理方式，培養優秀人才

首先，醫院檔案管理需要做到精細化，盡可能將類似的文件統一處理，并將文件的差異化標記清楚，提高醫院檔案管理的精確性。當因工作需要而發生檔案材料借閱時，必須按照規定征求負責人的同意，記錄檔案材料的借閱信息，例如借閱人的名字、借閱時間、借閱原因、歸還時間等，避免出現檔案材料的丟失。為了適應網絡時代的到來，醫院創建了科學化的檔案信息管理平臺，管理人員定期將檔案信息上傳至網絡，從本質角度實現了檔案信息的共享。其次，醫院成立了專門的醫患糾紛檔案，其目的是為醫患問題的解決提供理論依據。最后，管理人員綜合素質的提升，這既是醫院檔案管理創新的方式，也是提高檔案管理質量的途徑。

3.3提高管理意識、完善管理制度

首先，醫院管理者要提高檔案管理意識，明確病歷檔案管理的建設方向和目標。制定管理目標時要結合醫院的實際情況，以規劃出符合自身檔案建設發展的計劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項制度，為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時期下，要重視細化管理制度，規范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項工作規劃科學合理，以促進檔案管理提升整體質量。

3.4應用6S管理

3.4.1整理

6S管理中的整理主要是按照用途將物品劃分為有用或者無用，再將有用的保留下來。將6S管理應用到醫院檔案管理中，就是要將醫院所有的檔案資料，按照一定的標準進行分類，把有用的檔案資料留下來，沒有參考價值的丟棄掉，合理利用醫院有限的空間，讓所有的檔案精簡有序，促進醫院檔案管理更加完善起來。

3.4.2整頓

是把物品做好標識，按規定擺放，確保工作環境整齊，以方便物品使用，進而提高工作效率。將醫院病歷檔案資料進行合理歸置和標識，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫院病歷檔案應根據不同的專科部門由不同的部門負責和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門存于檔案室，并做好交接手續，便于后期查找。檔案管理工作人員應按規范進行分類，標識好檔案，由部門負責人簽字歸檔。

3.4.3清掃

6S管理中的清掃要素，指的是把員工工作的區域清掃干凈，即便是不顯眼看不到的邊邊角角也要保持清潔，主要是為了營造干凈整齊安全的工作環境。那么工作人員待在一個舒適的環境中，也能激發工作熱情。在醫院檔案管理中融入“清掃”理念，就是要讓檔案室、庫房區域時刻保持干凈整潔，保障各類檔案資料能夠在一個安全的環境下保存。鑒于此，醫院相關部門可以制定衛生安全防護制度，對于檔案部門的安全衛生問題，具體明確到規章制度中。

3.4.4素養

6S管理中的素養要素，指的是職員要有良好的素養，較高的職業道德，能夠自覺遵守各項規章制度等。可以說，檔案管理工作人員的素養會對整體的管理水平產生重要影響，這也就意味著醫院平時要注重對檔案管理人員開展相關培訓，組織他們學習，提升整個檔案管理隊伍的素養。醫院組織業務能力培訓，檔案管理部門領導干部要發揮示范作用，積極帶頭開展學術研究，深入解讀最新檔案方面的政策法規、文件等，掌握檔案管理方面的前言信息，積極推動6S管理在醫院檔案管理工作中的應用。

結束語

綜上所述，醫院檔案管理模式隨著科技的發展出現了顯著的變化，精細化理念的融入滿足了管理需求，實現了檔案管理模式的革新，明確了管理目標、制定了管理計劃，極大程度上解決了傳統檔案管理面臨的問題，將醫院檔案信息的價值發揮到了嶄新的水平，為醫院的長遠發展創造了條件。

參考文獻：

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